Mit Aufgaben in Immodio arbeiten
Mit den Aufgaben in Immodio können Sie nicht nur einzelne Tätigkeiten festhalten. Die Aufgabenverwaltung ist darauf ausgelegt, Arbeitsabläufe rund um Ihre Immobilien zu strukturieren und auch komplexere Planungen übersichtlich abzubilden.
Aufgaben können mit Objekten und Einheiten verknüpft, in mehrere Arbeitsschritte unterteilt und mit anderen Aufgaben in Beziehung gesetzt werden.
Gleichzeitig sorgt das Dashboard dafür, dass anstehende und fällige Aufgaben direkt nach dem Einloggen sichtbar sind.
Aufgaben verknüpfen
Viele Aufgaben in der Immobilienverwaltung beziehen sich unmittelbar auf Bereiche wie bspw. ein bestimmtes Objekt, eine einzelne Einheit oder ein Mietverhältnis.
Beispielsweise können Sie Aufgaben anlegen wie:
Heizungswartung für ein Objekt organisieren
Handwerker für Schaden in einer bestimmten Wohnung anrufen
Rauchmelder in einer Einheit kontrollieren
Treppenhausreinigung für ein Objekt neu bestellen
Eine Aufgabe kann deshalb in Immodio unterschiedlichen Bereichen zugeordnet werden.
Als Verknüpfung zur Auswahl stehen hier:
Objekte
Einheiten
Beteiligte
Mietverhältnisse
Besichtigungen
Gespräche
Betriebskostenabrechnungen
Mit Klick auf "Verknüpfung erstellen" im Tab "Verknüpfungen" der Aufgabe, haben Sie die Möglichkeit, eine Aufgabe mit einer Vielzahl an in Immodio zur Verfügung stehenden Datenpunkten zu verknüpfen.
Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit, weitere Informationen bzw. "Tags" zu dieser Verknüpfung zu hinterlegen.
Durch die Zuordnung bleibt jederzeit nachvollziehbar, zu welcher Immobilie eine Aufgabe gehört.
Verknüpfte Aufgaben werden zusätzlich direkt beim jeweiligen Objekt, in der Einheit, im Mietverhältnis, beim Beteiligten und in der Besichtigung angezeigt. Dadurch können Sie den zugehörigen Vorgang von beiden Seiten aus öffnen.
Größere Aufgaben in einzelne To-Dos unterteilen
Nicht jede Aufgabe lässt sich in einem einzigen Arbeitsschritt erledigen.
Für umfangreichere Aufgaben können Sie deshalb To-Dos anlegen. Aus diesen To-Dos entstehen untergeordnete Aufgaben, mit denen eine größere Aufgabe in einzelne Arbeitsschritte unterteilt werden kann.
Beispiel: Wasserschaden bearbeiten
Die übergeordnete Aufgabe lautet: Wasserschaden in Wohnung 3. OG bearbeiten
Daraus können beispielsweise folgende To-Dos beziehungsweise untergeordnete Aufgaben entstehen:
Schaden vor Ort prüfen
Fotos des Schadens aufnehmen
Handwerker kontaktieren
Angebot prüfen
Reparaturtermin vereinbaren
Ausführung kontrollieren
Statt alle Informationen und Arbeitsschritte in einer einzelnen Aufgabe zu sammeln, können Sie den gesamten Vorgang strukturiert aufteilen. So ist jederzeit erkennbar, welche Schritte bereits bearbeitet wurden und welche Tätigkeiten noch ausstehen.
Um eine Unteraufgabe anzulegen, klicken Sie im Reiter "To Dos" der zu bearbeitenden Aufgabe auf das "Plus-Zeichen".
Nun können Sie direkt den Aufgabentitel der hierfür zu erstellenden Unteraufgabe festlegen. Diese wird im Anschluss direkt unter den To-Dos der Aufgabe angezeigt.
Über diese sog. Parent-Child-Beziehungen lassen sich zusammengehörende Aufgaben in eine übergeordnete und mehrere untergeordnete Aufgaben strukturieren.
Dadurch können auch komplexe Abläufe und Planungen in Immodio abgebildet werden.
Von der einzelnen Aufgabe zur vollständigen Planung
Durch die Kombination aus:
Objekt- und Einheitenzuordnung,
To-Dos sowie
untergeordneten und untergeordneten Aufgaben
können Aufgaben in Immodio sehr unterschiedlich eingesetzt werden.
Sie können eine einfache Erinnerung anlegen, beispielsweise:
Rauchmelder kontrollieren
Sie können aber ebenso einen vollständigen Arbeitsablauf abbilden, beispielsweise:
Wohnung nach Mieterauszug für Neuvermietung vorbereiten
Diese Aufgabe kann unter anderem mit folgenden Arbeitsschritten verbunden werden:
Wohnungsabnahme durchführen
Schäden dokumentieren
Reparaturen planen
Handwerker beauftragen
Renovierungsarbeiten kontrollieren
Reinigung organisieren
Wohnung zur Vermietung vorbereiten
Das Aufgabensystem kann damit sowohl für kleine Tätigkeiten als auch für umfangreiche und miteinander verbundene Prozesse verwendet werden.
Informationen chronologisch in Kommentaren dokumentieren
Innerhalb einer Aufgabe können Sie Kommentare hinterlegen.
Der Kommentarbereich eignet sich dazu, wichtige Informationen und Entwicklungen zu einer Aufgabe fortlaufend zu dokumentieren.
Die Kommentare werden chronologisch gesammelt. Dadurch entsteht innerhalb der Aufgabe eine nachvollziehbare Historie.
Um einen hinzugefügten Kommentar wieder zu löschen, klicken Sie auf das rechts neben dem Kommentar angezeigte Menü. Es öffnet sich ein Hinweisdialog, in welchem Sie die Löschung des Kommentars bestätigen können.
Achtung: Einmal gelöschte Kommentare können nicht wieder hergestellt werden.
Beispiel
Für die Aufgabe Dachreparatur Musterstraße 1 könnten folgende Informationen dokumentiert werden:
12.03. Dachdecker telefonisch kontaktiert. Besichtigung für nächste Woche vereinbart.
19.03. Besichtigung durchgeführt. Angebot wird per E-Mail zugesendet.
22.03. Angebot erhalten und geprüft.
25.03. Auftrag erteilt. Ausführung für Anfang April geplant.
Alle wichtigen Informationen zum Vorgang befinden sich damit direkt in der zugehörigen Aufgabe.
Sie müssen nicht in verschiedenen Notizen oder anderen Ablagen nachvollziehen, wie der aktuelle Stand einer Aufgabe ist.
Das Dashboard zeigt, was als Nächstes ansteht
Sie müssen nicht jede Aufgabe einzeln öffnen, um zu prüfen, welche Tätigkeiten anstehen.
Beim Einloggen zeigt Ihnen das Dashboard direkt die Aufgaben, die aktuell Ihre Aufmerksamkeit benötigen.
Jetzt handeln
Im Bereich Jetzt handeln werden Aufgaben angezeigt, bei denen unmittelbarer Handlungsbedarf besteht.
Hier sehen Sie beispielsweise Aufgaben, die heute fällig sind oder deren Fälligkeit bereits überschritten wurde.
So erkennen Sie direkt nach dem Einloggen, welche Aufgaben zuerst bearbeitet werden sollten.
Demnächst
Im Bereich Demnächst werden Aufgaben angezeigt, deren Fälligkeit in der nächsten Zeit ansteht.
Dadurch können Sie sich frühzeitig auf kommende Tätigkeiten und Termine vorbereiten.
Das Dashboard unterstützt Sie somit dabei, nicht nur auf bereits überfällige Aufgaben zu reagieren, sondern anstehende Arbeiten rechtzeitig einzuplanen.
Aufgaben als zentrale Informationsquelle nutzen
Eine Aufgabe kann in Immodio damit mehrere Funktionen gleichzeitig erfüllen.
Sie dokumentiert:
was erledigt werden muss,
für welches Objekt oder welche Einheit die Aufgabe relevant ist,
bis wann die Aufgabe erledigt werden soll,
aus welchen Arbeitsschritten die Aufgabe besteht,
mit welchen weiteren Aufgaben sie zusammenhängt und
welche Informationen im Laufe der Bearbeitung hinzugekommen sind.
Dadurch wird die Aufgabe zu einem zentralen Ort für alle Informationen rund um einen Vorgang.
Zukünftige Zusammenarbeit im Team
Der Kommentarbereich ist zudem für die zukünftige Zusammenarbeit mehrerer Benutzer ausgelegt.
Zukünftig wird bei einem Kommentar erkennbar sein, welcher Benutzer beziehungsweise Account den jeweiligen Kommentar verfasst hat.
Dadurch können mehrere Personen gemeinsam an Aufgaben arbeiten und direkt in der Aufgabe nachvollziehen, wer welche Information dokumentiert hat.
So kann bspw. ein Mitarbeiter festhalten, dass ein Dienstleister kontaktiert wurde. Ein anderer Benutzer kann anschließend dokumentieren, dass das Angebot eingegangen und geprüft wurde.
Auf diese Weise entwickelt sich die Aufgabenverwaltung zunehmend zu einem zentralen Arbeitsbereich für die kollaborative Bearbeitung von Vorgängen in Immodio.
Aufgaben passend zu Ihren eigenen Abläufen einsetzen
Wie detailliert Sie Aufgaben in Immodio strukturieren, entscheiden Sie selbst. Für einfache Tätigkeiten reicht häufig eine einzelne Aufgabe.
Bei umfangreicheren Vorgängen können Sie Aufgaben in mehrere Arbeitsschritte unterteilen, miteinander verknüpfen und den Verlauf über Kommentare dokumentieren.
So können Sie die Aufgabenverwaltung an Ihre eigenen Arbeitsabläufe anpassen und sowohl kleine To-Dos als auch komplexe Planungen übersichtlich in Immodio abbilden.
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