Betriebskostenabrechnung bereitstellen
Auf dieser Seite erfahren Sie, was beim Bereitstellen einer Betriebskostenabrechnung passiert und welche Angaben Sie vorher prüfen sollten.
Mit der Bereitstellung wird die Abrechnung für die ausgewählten Mietverhältnisse fertiggestellt und digital an die Mieter übergeben. Eine Bearbeitung ist im Anschluss nicht mehr möglich.
Im oberen Bereich der jeweiligen Abrechnung finden Sie den Schalter Betriebskostenabrechnung bereitstellen. Dieser Schalter gilt immer für das gerade ausgewählte Mietverhältnis.
Ist der Schalter aktiviert, stellt Immodio diese Abrechnung digital bereit. Ist der Schalter deaktiviert, wird diese einzelne Mieterabrechnung beim Klick auf Bereitstellen nicht an den Mieter übermittelt.
Leerstände werden im letzten Schritt zur Kontrolle angezeigt, können aber nicht an Mieter bereitgestellt werden.
Grundsätzlich ist der Schalter "Betriebskostenabrechnung bereitstellen" für alle Mietverhältnisse aktiviert, Mietverhältnisse mit einer Betriebskostenpauschale werden jedoch nicht automatisch vorausgewählt, weil bei einer Pauschale idR. keine Abrechnung tatsächlicher Betriebskosten gegenüber dem Mieter erfolgt.
Was passiert nach Klick auf Bereitstellen?
Nach der Bestätigung markiert Immodio die Betriebskostenabrechnung als fertiggestellt. Für alle ausgewählten Mietverhältnisse werden die jeweiligen Abrechnungen für die Mieter bereitgestellt. Hierbei wird folgende Unterscheidung getroffen:
A) Bereits im Mieterportal registrierte Mieter
Wenn der Mieter bereits mit dem Mieterportal verknüpft ist, überträgt Immodio die Betriebskostenabrechnung direkt in das Mieterportal des Mieters.
Der Mieter erhält eine E-Mail mit dem Hinweis, dass die Betriebskostenabrechnung in Immodio bereitsteht. Er kann sich im Mieterportal anmelden und die Abrechnung dort einsehen.
B) Noch nicht im Mieterportal registrierte Mieter
Wenn für einen beteiligten Mieter noch kein Mieterportal-Zugang hinterlegt ist, prüft Immodio die bei diesem Beteiligten gespeicherte E-Mail-Adresse in den Stammdaten unter "Kontakt" und sendet dem Mieter automatisch eine Einladung für das Mieterportal an die hinterlegte E-Mail-Adresse.
Über den Link in dieser E-Mail kann sich der Mieter im Mieterportal registrieren und die Betriebskostenabrechnung einsehen.
Prüfen Sie deshalb vor dem Bereitstellen die Kontaktdaten des Mieters, um zu gewährleisten, dass eine aktuelle E-Mail-Adresse hinterlegt ist.
Mehrere Mieter in einem Mietverhältnis
Bei mehreren Mietern prüft Immodio jeden als Mieter hinterlegten Beteiligten. Registrierte Mieter werden über ihr Mieterportal benachrichtigt. Nicht registrierte Mieter mit hinterlegter E-Mail-Adresse erhalten eine Einladung zum Mieterportal.
Wichtig ist, dass die E-Mail-Adressen bei den Beteiligten aktuell sind und zur richtigen Person gehören. Das ist besonders relevant bei ausgezogenen Mietern, getrennten Haushalten oder nachträglich geänderten Kontaktdaten.
Was Sie vor dem Bereitstellen prüfen sollten
Prüfen Sie vor dem Klick auf Bereitstellen mindestens folgende Punkte:
Ist der Schalter Betriebskostenabrechnung bereitstellen nur bei den Mietverhältnissen aktiv, die digital übermittelt werden sollen?
Sind die Namen der beteiligten Mieter korrekt?
Ist bei nicht im Mieterportal registrierten Mietern eine aktuelle E-Mail-Adresse hinterlegt?
Stimmen Abrechnungszeitraum und Nutzungszeitraum?
Sind Vorauszahlungen, Kostenanteile, Guthaben oder Nachzahlungen plausibel?
Sind zusätzliche Hinweise an den Mieter vollständig und verständlich?
Sind die angehängten Dateien vollständig und für den Mieter bestimmt?
Mit der Bereitstellung schließen Sie die Betriebskostenabrechnung ab. Eine Bearbeitung ist im Anschluss nicht mehr möglich. Korrigieren Sie unklare Beträge, falsche Beteiligte, fehlende E-Mail-Adressen oder falsche Anhänge im Zweifel vorher.
Nachweis, ob der Mieter die Abrechnung eingesehen hat
Immodio prüft automatisch, ob der Mieter die bereitgestellte Betriebskostenabrechnung im Mieterportal geöffnet bzw. eingesehen hat. Solange dies noch nicht geschehen ist, wird Ihnen in der Abrechnung der Hinweis „Noch nicht vom Mieter gesehen“ angezeigt.
Sobald der Mieter die Betriebskostenabrechnung im Mieterportal geöffnet hat, wird dieser Status in Immodio aktualisiert. Dadurch können Sie nachvollziehbar dokumentieren, ob und wann die digital bereitgestellte Abrechnung vom Mieter abgerufen wurde.
Diese Anzeige ersetzt keine individuelle rechtliche Prüfung zur wirksamen Zustellung im Einzelfall, hilft Ihnen aber dabei, die digitale Bereitstellung und Einsichtnahme transparent nachzuvollziehen und zu dokumentieren.
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