Abrechnung von WG-Mietverhältnissen
Auf dieser Seite erfahren Sie, wie Sie eine Betriebskostenabrechnung für eine WG-Vermietung durchführen und welche Besonderheiten bei einzeln vermieteten WG-Zimmern zu beachten sind.
Grundprinzip der WG-Abrechnung
Bei einer WG-Vermietung wird idR. nicht die gesamte Wohnung an eine Mietpartei vermietet, sondern es bestehen mehrere einzelne Mietverhältnisse für einzelne Zimmer innerhalb derselben Einheit.
Bei einer WG-Abrechnung erfolgt die Kostenverteilung in der Regel in zwei Schritten:
Zunächst werden die Betriebskosten auf Ebene des Objekts und der Einheit ermittelt.
Anschließend wird der Anteil der WG-Einheit auf die einzelnen WG-Mietverhältnisse verteilt.
Die meisten Betriebskosten entstehen nicht für ein einzelnes Zimmer, sondern für das gesamte Gebäude oder die gesamte Wohnung. Dazu zählen z. B. Grundsteuer, Versicherungen, Müllgebühren, Allgemeinstrom, Wasserkosten oder Heizkosten.
Besonderes Augenmerk gilt es bei einem unterjährigen Mieterwechsel eines WG-Mitbewohners auf die Ablesung der Zähler zu legen. So müssen Sie, um in Immodio ein WG-Mietverhältnis abrechnen zu können, nach einem Mieterwechsel alle Zählerstände der WG ablesen und digital in Immodio pflegen.
Diese Daten werden für die Abrechnung benötigt
Bevor Sie die Betriebskostenabrechnung erstellen, sollten folgende Daten vollständig gepflegt sein:
Abrechnungszeitraum (z. B. 01.01.2025 bis 31.12.2025)
alle umlagefähigen Betriebskosten des Abrechnungsjahres
die vereinbarten Betriebskostenvorauszahlungen der einzelnen Mieter
Art der Betriebskostenzahlungen (Pauschal oder individuelle Abrechnung)
Beginn und Ende der jeweiligen WG-Mietverhältnisse
Größen der vermieteten Räume falls Kosten nach Wohnfläche verteilt werden
Personenzahl oder Belegungszeiträume, falls nach Kopfprinzip verteilt wird
Zählerstände, falls Verbrauchswerte berücksichtigt werden
separate Heiz- und Warmwasserdaten, soweit vorhanden
Bewohnerwechsel im Abrechnungszeitraum berücksichtigen
In WGs kommt es häufig vor, dass einzelne Mieter während des Jahres ein- oder ausziehen. In diesem Fall muss der Anteil des jeweiligen Mieters zeitanteilig berechnet werden.
Wichtig ist daher, dass die Mietzeiträume der einzelnen WG-Mieter korrekt hinterlegt sind damit Immodio alle Kosten automatisch auf die jeweiligen Zeiträume aufteilen kann. Pflegen Sie deshalb eine Kündigung immer entsprechend in Immodio unter Änderungen im Mietverhältnis ein.
Beispiel: Ein Mieter wohnt vom 01.01. bis 30.06. in der WG. Er ist damit für sechs Monate des Abrechnungszeitraums zu berücksichtigen. Zieht ein neuer Mieter zum 01.07. ein, wird dessen Anteil ab diesem Datum berechnet, wenn die Kündigung unter Änderungen im Mietverhältnis erfasst wurde.
Bei verbrauchsabhängigen Kosten sollten vorhandene Zwischenablesungen oder Zählerstände berücksichtigt werden. Wenn keine Zwischenablesung möglich ist, kann eine zeitanteilige Berechnung erfolgen.
Besonderheit: Heiz- und Warmwasserkosten
Heiz- und Warmwasserkosten unterliegen besonderen Anforderungen. Grundsätzlich sollen diese Kosten verbrauchsabhängig abgerechnet werden, soweit eine Verbrauchserfassung möglich und vorgeschrieben ist.
Bei WG-Zimmern ist die praktische Zuordnung oft schwierig, weil mehrere Mieter dieselben beheizten Räume und Warmwasseranschlüsse nutzen. Häufig liegen Verbrauchswerte nur für die gesamte Einheit vor, nicht aber für einzelne Zimmer.
Bei pauschalen Vereinbarungen für Heiz- und Warmwasserkosten sollte besonders sorgfältig geprüft werden, ob diese im konkreten Fall zulässig sind. Weite Informationen dazu finden Sie hier.
Pauschale statt Vorauszahlung
Wurde eine Betriebskostenpauschale vereinbart, erfolgt grundsätzlich keine jährliche Abrechnung über die tatsächlichen Betriebskosten. Der Mieter zahlt dann einen festen Betrag, mit dem die vereinbarten Betriebskosten abgegolten sind.
Eine Pauschale kann die Verwaltung vereinfachen, führt aber auch dazu, dass Mehrkosten grundsätzlich beim Vermieter verbleiben und Guthaben grundsätzlich nicht ausgezahlt werden. Besondere Vorsicht ist bei Heiz- und Warmwasserkosten geboten, da hierfür regelmäßig besondere Abrechnungsvorgaben gelten.
Weitere Informationen dazu finden Sie hier.
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