Neue Heizkosten- und Warmwasserabrechnung erstellen
In diesem Bereich finden Sie weiterführende Informationen zur korrekten Anlage von Buchungen, wenn Sie für das Objekt eine eigene Heizkosten- und Warmwasserabrechnung vornehmen möchten.
1. Gleiche Systeme für Heizung und Warmwasser
Heizung und Warmwasser
Diese Kategorie verwenden Sie, wenn Heizung und auch das Warmwasser für das gesamte Gebäude über das gleiche System versorgt werden, z. B. über eine zentrale Heizungsanlage.
Buchen Sie hier Kosten, die gemeinsam für Heizung und Warmwasser entstehen und nicht eindeutig nur einem Bereich zugeordnet werden können. Dazu gehören zum Beispiel Brennstoff- oder Energiekosten für die Zentralheizung sowie weitere umlagefähige Kosten, die die gesamte Heiz- und Warmwasserversorgung betreffen.
Typische Ausgaben sind z.B.:
Gasrechnung für die zentrale Heizungsanlage Zum Beispiel Abschläge oder Jahresabrechnung des Gasversorgers, wenn mit Gas geheizt und Warmwasser erzeugt wird.
Heizölrechnung Zum Beispiel Lieferung von Heizöl einschließlich Lieferkosten für die gemeinsame Heiz- und Warmwasseranlage.
Pellets, Holz oder andere Brennstoffe Zum Beispiel Brennstofflieferungen für eine Pelletheizung, die Heizung und Warmwasser versorgt.
Fernwärmerechnung Zum Beispiel das Entgelt für gelieferte Wärme, wenn das Gebäude über Fernwärme mit Heizung und Warmwasser versorgt wird.
Miete für einen Gas- oder Öltank. Zum Beispiel laufende Mietkosten für einen Flüssiggastank oder Öltank, der für den Betrieb der gemeinsamen Heiz- und Warmwasseranlage benötigt wird.
Wartung der Heizungsanlage Zum Beispiel die regelmäßige Wartung durch einen Fachbetrieb, einschließlich Prüfung der Betriebsbereitschaft und Betriebssicherheit.
Reinigung der Heizungsanlage und des Betriebsraums Zum Beispiel Reinigung von Kessel, Brenner, Abgasanlage oder Heizraum, soweit sie dem laufenden Betrieb dient.
Schornsteinfeger- und Immissionsschutzmessungen Zum Beispiel Abgasmessungen oder gesetzlich vorgeschriebene Messungen nach dem Bundes-Immissionsschutzgesetz.
Kosten für Verbrauchserfassung Zum Beispiel Miete, Leasing oder Verwendung von Heizkostenverteilern, Wärmemengenzählern oder Warmwasserzählern, soweit diese für die Abrechnung der Anlage benötigt werden.
Kosten für Abrechnung und Aufteilung Zum Beispiel Kosten eines Messdienstleisters für Ablesung, Berechnung und Aufteilung der Heiz- und Warmwasserkosten.
Immodio teilt diese gemeinsamen Kosten anschließend für die Abrechnung in einen Heizkostenanteil und einen Warmwasserkostenanteil auf.
Wenn Heizung und Warmwasser getrennt erzeugt werden, buchen Sie die Kosten nicht in dieser Kategorie, sondern separat unter „Heizung“ und „Warmwasser“.
Reparaturkosten gehören nicht in diese Kategorie, da sie grundsätzlich nicht auf die Mieter umgelegt werden dürfen.
Verwenden Sie diese Kategorie nur, wenn Heizung und Warmwasser über ein gemeinsames System erzeugt werden.
Wenn Heizung und Warmwasser über getrennte Systeme laufen und die Kosten separat ausgewiesen sind, buchen Sie die Kosten stattdessen getrennt auf die Kategorien „Heizung“ und „Warmwasser“. Weitere Infos zur Abrechnung bei getrennten Systemen für Heizung und Warmwasser finden Sie hier.
Kosten für Ablesung der Zähler, Zählerablesung, Erstellung der Heizkostenabrechnung
Diese Kategorie verwenden Sie für Kosten, die im Zusammenhang mit der Ablesung von Zählern sowie mit der Erstellung der Heizkosten- und Warmwasserabrechnung entstanden sind.
Dazu gehören zum Beispiel Kosten für:
die (digitale) Ablesung von Zählern wie bspw. Heizkostenverteilern, Wärmemengenzählern oder Warmwasserzählern
die Erfassung und Auswertung der Verbrauchswerte
die Erstellung der Heizkostenabrechnung durch einen externen Dienstleister
Abrechnungsgebühren des Messdienstleisters
Wählen Sie diese Kategorie, wenn Ihnen in der fertigen Heizkosten- und Warmwasserabrechnung entsprechende Positionen für Ablesung, Verbrauchserfassung oder Abrechnungserstellung ausgewiesen werden.
Auch einen Teil der Tarif-Gebühren, welche Sie für die Nutzung von Immodio bezahlen, können Sie im Rahmen der Heizkostenabrechnung auf Ihre Mieter umlegen. Die jeweils angemessene Höhe des umlegbaren Betrages gilt es im Einzelfall zu prüfen.
Zuordnung
Diese Kosten werden in Immodio dem Eigentümer zugeordnet. Wählen Sie daher unter Zuordnung den entsprechenden Eigentümer aus.
Miete, Eichung, Wartung für Heizungszähler
In dieser Kategorie erfassen Sie laufende Kosten für Geräte, mit denen der Heizungsverbrauch der einzelnen Einheiten erfasst wird.
Dazu gehören insbesondere:
Mietkosten für Heizkostenverteiler,
Mietkosten für Wärmezähler,
Leasingkosten oder andere laufende Kosten für die Gebrauchsüberlassung von Erfassungsgeräten,
Eichkosten für eichpflichtige Wärmezähler,
Kosten für den Austausch eines Wärmezählers wegen Ablauf der Eichfrist,
laufende Wartungs- oder Servicekosten für die Verbrauchserfassungsgeräte,
Kosten für Funktionsprüfung, Batteriewechsel, Plombierung oder technische Kontrolle der Geräte,
sowie Kosten, die unmittelbar mit der Verwendung der Erfassungsgeräte für die Heizkostenabrechnung zusammenhängen.
Miete oder Kauf: Was ist umlagefähig?
§ 7 Abs. 2 HeizkostenV nennt ausdrücklich die Kosten der Anmietung bzw. Gebrauchsüberlassung einer Ausstattung zur Verbrauchserfassung sowie die Kosten der Verwendung dieser Ausstattung einschließlich Eichung, Berechnung, Aufteilung und Verbrauchsinformationen als umlegbare Kosten der Heizkostenabrechnung.
Dafür müssen insbesondere zwei Voraussetzungen erfüllt sein:
Die Umlage von Betriebskosten muss im Mietvertrag vereinbart sein (Wenn Sie einen digitalen Mietvertrag von Immodio verwenden, wird diese Umlage entsprechend automatisch vereinbart).
Bei gemieteten oder geleasten Geräten muss das Verfahren nach § 4 Abs. 2 HeizkostenV beachtet werden.
Wenn die Geräte gemietet oder geleast werden sollen, müssen Sie Ihre Mieter vorher darüber informieren. In der Mitteilung sollten die Art der Geräte, die Art der Gebrauchsüberlassung und die dadurch entstehenden Kosten nachvollziehbar angegeben werden. Widerspricht die Mehrheit der Nutzer innerhalb eines Monats, dürfen die Geräte nicht auf diese Weise angemietet oder geleast werden.
Der Kauf der Geräte ist anders zu behandeln. Anschaffungskosten für gekaufte Heizkostenverteiler oder Wärmezähler sind keine laufenden Betriebskosten und sollten nicht als Kostenposition in die Heizkostenabrechnung eingestellt werden.
Eichung der Geräte
Wichtig im Kontext der Geräte-Eichung ist, dass nicht jedes Erfassungsgerät gleich behandelt wird.
Wärmemengenzähler
Wärmemengenzähler messen den Wärmeverbrauch, meist in kWh oder MWh. Sie sind eichpflichtig. Die Eichfrist beträgt aktuell 6 Jahre. Nach Ablauf der Eichfrist muss der Zähler rechtzeitig nachgeeicht oder ausgetauscht werden.
Warmwasserzähler
Warmwasserzähler sind eichpflichtig und haben eine Eichfrist von 6 Jahren.
Heizkostenverteiler
Heizkostenverteiler an Heizkörpern sind in der Regel keine geeichten Zähler. Sie messen nicht unmittelbar kWh, sondern erfassen Verbrauchswerte zur Verteilung der Heizkosten.
Deshalb unterliegen sie normalerweise nicht der Eichpflicht. Trotzdem müssen sie geeignet, korrekt montiert und funktionsfähig sein. Bei elektronischen Heizkostenverteilern können z. B. Batteriewechsel, Funktionsprüfung oder Geräteservice erforderlich sein.
In Immodio haben Sie die Möglichkeit, sich eine Aufgabe anzulegen und darin die jeweilige Frist für die Eichung der Zähler festzuhalten. So informiert Sie Immodio automatisch bzgl. Eichung und Zählerwechsel.
Betriebsstrom, Strom für Heizung
Der BGH hat entschieden (BGH, Urteil v. 3.6.2016, V ZR 166/15), dass der Betriebsstrom der Heizungsanlage nicht einfach als Teil des Allgemeinstroms abgerechnet werden darf. Als Vermieter müssen Sie somit den Betriebsstrom für die Aggregate, von denen die Wärmeerzeugung abhängt, gesondert ermitteln. Gibt es keinen Zwischenzähler, ist eine Schätzung zulässig, aber die Grundlagen der Schätzung müssen offengelegt werden.
Betriebsstrom ist der Strom, der für den laufenden Betrieb der Heizungsanlage benötigt wird. Dazu gehören zum Beispiel Stromkosten für Brenner, Pumpen, Steuerung, Regelung, Gebläse oder andere technische Komponenten der Anlage.
Am genauesten ist ein eigener Zwischenzähler für die Heizungsanlage. Dann kann der tatsächliche Stromverbrauch direkt erfasst und als Betriebsstrom gebucht werden.
Wenn kein Zwischenzähler vorhanden ist, kann der Betriebsstrom geschätzt werden. Die Schätzung muss nachvollziehbar sein, zum Beispiel anhand der Anschlusswerte der Pumpen und Steuergeräte, der geschätzten Laufzeiten und des Strompreises. Alternativ kann eine fachliche Einschätzung durch einen Heizungsfachbetrieb oder Messdienstleister verwendet werden.
Wenn der Betriebsstrom zunächst in der Hausstromrechnung enthalten ist, sollte er dort abgezogen und separat als Betriebsstrom der Heizungsanlage erfasst werden.
Beispiel einer Schätzmethode:
Eine Umwälzpumpe hat eine Leistung von 80 Watt und läuft geschätzt 4.000 Stunden im Jahr.
Wenn keine genaueren Daten vorliegen, kann der Betriebsstrom in der Praxis häufig anhand eines angemessenen Prozentsatzes der Brennstoffkosten geschätzt werden oder eine fachliche Einschätzung durch den Heizungsfachbetrieb oder den Messdienstleister eingeholt werden.
2. Getrennte Systeme für Heizung und Warmwasser
2.1 Kosten für die Heizung
Alle Kosten für Heizung inkl. Wartung, keine Reparaturen
Diese Kategorie verwenden Sie für alle Kosten, die ausschließlich für die Heizung entstanden sind und laut vorliegender Heizkostenabrechnung auf die Mieter umgelegt werden sollen.
Dazu gehören zum Beispiel:
Brennstoffkosten oder Energiekosten für die Heizung
Heizungswartung
Reinigung oder Pflege der Heizungsanlage
sonstige laufende Betriebskosten der Heizungsanlage
Wählen Sie diese Kategorie, wenn Heizung und Warmwasser über getrennte Systeme erzeugt werden.
Werden Heizung und Warmwasser über ein gemeinsames System erzeugt, buchen Sie die Kosten nicht hier, sondern gemeinsam auf die passende Kategorie „Heizung und Warmwasser“.
Buchen Sie hier keine Reparaturkosten. Reparaturen an der Heizungsanlage sind grundsätzlich nicht umlagefähig und dürfen daher nicht auf die Mieter verteilt werden.
Kosten für Ablesung der Zähler, Zählerablesung, Erstellung der Heizkostenabrechnung
Diese Kategorie verwenden Sie für Kosten, die im Zusammenhang mit der Ablesung von Zählern sowie mit der Erstellung der Heizkosten- und Warmwasserabrechnung entstanden sind.
Dazu gehören zum Beispiel Kosten für:
die (digitale) Ablesung von Zählern wie bspw. Heizkostenverteilern, Wärmemengenzählern oder Warmwasserzählern
die Erfassung und Auswertung der Verbrauchswerte
die Erstellung der Heizkostenabrechnung durch einen externen Dienstleister
Abrechnungsgebühren des Messdienstleisters
Wählen Sie diese Kategorie, wenn Ihnen in der fertigen Heizkosten- und Warmwasserabrechnung entsprechende Positionen für Ablesung, Verbrauchserfassung oder Abrechnungserstellung ausgewiesen werden.
Auch einen Teil der Tarif-Gebühren, welche Sie für die Nutzung von Immodio bezahlen, können Sie im Rahmen der Heizkostenabrechnung auf Ihre Mieter umlegen. Die jeweils angemessene Höhe des umlegbaren Betrages gilt es im Einzelfall zu prüfen.
Zuordnung
Diese Kosten werden in Immodio dem Eigentümer zugeordnet. Wählen Sie daher unter Zuordnung den entsprechenden Eigentümer aus.
Miete, Eichung, Wartung für Heizungszähler
Diese Kategorie verwenden Sie für Kosten, die im Zusammenhang mit den Heizungszählern entstanden sind.
Dazu gehören zum Beispiel Kosten für:
die Miete von Heizungs- und Warmwasserzählern
die Eichung von Heizungs- und Warmwasserzählern
die Wartung oder den Austausch von Heizungs- und Warmwasserzählern
Zuordnung
Wählen Sie bei der Zuordnung „Objekt“ aus und anschließend das betroffene Objekt.
Die Kosten werden dadurch dem gesamten Objekt zugeordnet und im Rahmen der Betriebskostenabrechnung auf die Mieter verteilt.
Wichtig
Buchen Sie hier nur Kosten, die sich direkt auf Heizungs- und Warmwasserzähler beziehen.
Kosten für Kaltwasserzähler oder andere Zählerarten sollten nicht unter dieser Kategorie gebucht werden, sondern unter der jeweils passenden Kostenart.
Betriebsstrom, Strom für Heizung
Diese Kategorie verwenden Sie für Stromkosten, die durch den Betrieb der Heizungsanlage entstehen.
Dazu gehören zum Beispiel Stromkosten für:
Heizungspumpen oder Umwälzpumpen
Brenner, Steuerung und Regelung der Heizungsanlage
technische Komponenten, die für den laufenden Heizungsbetrieb notwendig sind
Warum muss Betriebsstrom separat gebucht werden?
Der Betriebsstrom der Heizungsanlage darf nicht einfach als Allgemeinstrom gebucht werden. Er gehört rechtlich zu den Heizkosten und muss deshalb nach den Vorgaben der Heizkostenverordnung verteilt werden. Wird der Heizungsstrom nicht über einen separaten Zähler erfasst, muss der auf die Heizung entfallende Anteil nachvollziehbar ermittelt oder geschätzt werden. Hintergrund ist die Rechtsprechung des Bundesgerichtshofs, insbesondere BGH, Urteil vom 20.02.2008 – VIII ZR 27/07.
Die getrennte Buchung ist wichtig, weil für Heizkosten ein anderer Verteilungsschlüssel gilt als für Allgemeinstrom. Heizkosten werden regelmäßig ganz oder teilweise verbrauchsabhängig verteilt. Allgemeinstrom wird dagegen häufig nach Wohnfläche, Einheiten oder einem anderen allgemeinen Umlageschlüssel verteilt.
2.2 Kosten für Warmwasser
Alle Kosten für Warmwasser inkl. Wartung, keine Reparaturen
Diese Kategorie verwenden Sie für alle Kosten, die ausschließlich für die Warmwasserversorgung entstanden sind und auf die Mieter umgelegt werden sollen.
Buchen Sie diese Kosten hier, wenn Warmwasser und Heizung über getrennte Systeme erzeugt werden. Das ist z. B. der Fall, wenn die Warmwasserbereitung über einzelne Durchlauferhitzer und somit unabhängig von der Heizungsanlage erfolgt.
Dazu gehören zum Beispiel:
Energiekosten für die Erwärmung des Warmwassers
Wartungskosten der Warmwasseranlage
Kosten für Reinigung, Bedienung oder Überwachung der Anlage, sofern diese umlagefähig sind
Reparaturkosten gehören nicht in diese Kategorie, da sie grundsätzlich nicht auf die Mieter umgelegt werden dürfen.
Aufteilung Heiz und Warmwasserkosten
Nicht abgedeckt werden kann: Es gibt keinen Wärmemengenzähler für Warmwasseranteil und die Wärmemenge des Wassers muss rechnerisch ermittelt werden.
Beim Betrieb einer monovalenten Wärmepumpe (Aufbereitung Warmwasser und Wärme)
Bei Wärmelieferung (Nah- oder Fernwärme) im Eigentum des Vermieters, welche nicht als "eigenständige gewerbliche Wärmelieferung" zählt.
Verteilung der Heiz- und Warmwasserkosten
Die Heizkostenverordnung gilt grundsätzlich, wenn die Kosten einer zentralen Heizungs- oder Warmwasserversorgungsanlage – oder einer gemeinschaftlichen Wärme- beziehungsweise Warmwasserlieferung – auf mehrere Nutzer verteilt werden. Bei wohnungsweise betriebenen dezentralen Anlagen, etwa Gasetagenheizungen, Durchlauferhitzern oder Einzelöfen, ist sie daher regelmäßig nicht anwendbar.
Soweit die Verordnung gilt, werden die Kosten im Regelfall zu 50 bis 70 Prozent nach dem erfassten Verbrauch und im Übrigen nach der Wohn- oder Nutzfläche verteilt. Bei bestimmten älteren, mit Öl oder Gas beheizten Gebäuden ist für die Heizkosten zwingend ein Verbrauchsanteil von 70 Prozent vorgeschrieben.
Ausnahmen bestehen unter anderem, wenn eine Verbrauchserfassung technisch nicht möglich oder nur mit unverhältnismäßig hohen Kosten durchführbar ist. Bei Gebäuden mit höchstens zwei Wohnungen, von denen der Vermieter eine selbst bewohnt, kann zudem vertraglich eine andere Abrechnung vereinbart werden.
Verpflichtendes 30:70-Verhältnis
In bestimmten Gebäuden ist die Verteilung der Kosten 30 % nach Fläche und 70 % nach Verbrauch fest vorgegeben:
Die Wärmeschutzverordnung von 1994 wird nicht eingehalten und
es ist eine Öl- oder Gasheizung verbaucht und
die Heizungsleitungen sind nicht überwiegend gedämmt.
Ungedämmte Leitungen
Bei ungedämmten Rohrleitungen wird ein Teil der Wärme nicht über Heizkörper abgegeben und daher nicht vollständig erfasst.
Heizkostenverteiler erfassen primär Heizkörperwärme
Rohrwärme bleibt unberücksichtigt
Dies kann zu einer verzerrten Verteilung führen.Eine Korrektur ist nach anerkannten Regeln der Technik möglich (z. B. VDI 2077), jedoch nicht verpflichtend und in der Praxis selten umgesetzt.
Verteilung der Warmwasserkosten
Für Warmwasser gilt ebenfalls eine Verteilung von
50 % bis 70 % nach Verbrauch
maximal 50 % nach Fläche
Abweichend davon kann vertraglich eine vollständige Verteilung nach Verbrauch vereinbart werden.
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