Pauschale / Vorauszahlung
Auf dieser Seite sehen Sie alle Betriebskosten-Zahlungen, die den einzelnen Mietverhältnissen im Abrechnungszeitraum zugeordnet sind.
Dabei wird zwischen Vorauszahlungen und Pauschalen unterschieden.
Vorauszahlungen sind Abschlagszahlungen auf die später abzurechnenden Betriebskosten. Sie werden in der Betriebskostenabrechnung von den tatsächlich angefallenen Kosten abgezogen. Daraus kann sich für den Mieter entweder ein Guthaben oder eine Nachzahlung ergeben. Weitere Informationen zur Betriebskostenvorauszahlung finden Sie hier.
Pauschalen sind dagegen feste Beträge, mit denen bestimmte Betriebskosten abgegolten sind. Sie werden nicht wie Vorauszahlungen mit den tatsächlich entstandenen Kosten verrechnet. Für pauschal vereinbarte Betriebskosten entsteht daher in der Regel weder eine Nachzahlung noch ein Guthaben. Weitere Informationen zur Betriebskostenpauschale finden Sie hier.
Prüfen Sie an dieser Stelle, ob alle Zahlungen vollständig erfasst, dem richtigen Mietverhältnis zugeordnet und korrekt als Vorauszahlung oder Pauschale gekennzeichnet sind. Die hier aufgeführten Beträge fließen anschließend entsprechend ihrer Art in die Betriebskostenabrechnung ein.
Fehlt in dieser Liste eine Zahlung, können Sie über „Buchung anlegen“ eine weitere Buchung erfassen:
Vorauszahlung Nebenkosten / Betriebskosten
Legen Sie eine weitere Buchung an, wenn eine vom Mieter gezahlte Betriebskostenvorauszahlung noch nicht in der Liste enthalten ist.
Erfassen Sie hier nur Zahlungen, die der Mieter tatsächlich als Nebenkosten- bzw. Betriebskostenvorauszahlung geleistet hat und die zum Abrechnungszeitraum gehören. Nicht gezahlte Vorauszahlungen sollten nicht als Zahlung eingetragen werden. Sie sind zunächst ein Zahlungsrückstand des Mieters und würden die Abrechnung fälschlich zugunsten des Mieters mindern.
Eine Vorauszahlung ist ein Abschlag auf die später abzurechnenden Betriebskosten. Anders als eine Pauschale wird sie mit den tatsächlich entstandenen Kosten verrechnet. Dadurch kann sich in der Betriebskostenabrechnung ein Guthaben oder eine Nachzahlung ergeben.
Weitere Informationen zur Betriebskostenvorauszahlung finden Sie hier.
Achten Sie außerdem darauf, ob im Mietvertrag eine Vorauszahlung oder eine Pauschale vereinbart wurde. Dies können Sie bequem unter Details des Mietverhältnisses einsehen.
Nicht in diese Kategorie gehören Kaltmiete, Mietkautionen, Nachzahlungen aus einer bereits erstellten Betriebskostenabrechnung oder pauschal vereinbarte Nebenkostenbeträge.
Pauschale Nebenkosten / Betriebskosten
Verwenden Sie diese Kategorie für Nebenkosten- oder Betriebskostenbeträge, die mit dem Mieter als Pauschale vereinbart wurden.
Eine Pauschale ist ein fester Betrag für vereinbarte Betriebskosten. Anders als eine Vorauszahlung wird sie nicht mit den tatsächlich entstandenen Kosten verrechnet. Dadurch entsteht in der Regel weder ein Guthaben noch eine Nachzahlung.
Weitere Informationen zur Betriebskostenpauschale finden Sie hier.
Nicht in diese Kategorie gehören Kaltmiete, Mietkautionen, Nachzahlungen aus früheren Abrechnungen oder normale Betriebskostenvorauszahlungen.
Besonderheit bei der Vermietung an Angehörige
Wenn Sie eine Wohnung an Angehörige vermieten, gelten für die steuerliche Nachvollziehbarkeit höhere Anforderungen als bei einem gewöhnlichen Mietverhältnis. Deshalb können Sie in Immodio die Buchungen für die Nebenkostenzahlungen von Angehörigen gesondert erfassen:
Pauschale Nebenkosten / Betriebskosten an Angehörige
Verwenden Sie diese Kategorie für Nebenkosten- oder Betriebskostenbeträge, wenn Sie die Mietsache an Angehörige vermieten und mit diesen eine Pauschale vereinbart wurde.
Eine Pauschale ist ein fester Betrag für vereinbarte Betriebskosten. Anders als eine Vorauszahlung wird sie nicht mit den tatsächlich entstandenen Kosten verrechnet. Dadurch entsteht in der Regel weder ein Guthaben noch eine Nachzahlung.
Weitere Informationen zur Betriebskostenpauschale finden Sie hier.
Besonderheit bei Vermietung an Angehörige
Bei Mietverhältnissen mit Angehörigen sollten die vereinbarten Beträge besonders nachvollziehbar dokumentiert werden. Das Finanzamt prüft hier regelmäßig, ob der Mietvertrag fremdüblich ist und die Zahlungen tatsächlich wie vereinbart geleistet werden.
Für die steuerliche Prüfung der Miethöhe wird grundsätzlich die Bruttomiete betrachtet. Dazu gehören neben der Kaltmiete auch die umlagefähigen Betriebskosten, also z. B. eine vereinbarte Betriebskostenpauschale. Liegt die vereinbarte und tatsächlich gezahlte Bruttomiete deutlich unter der ortsüblichen Miete, kann das Auswirkungen auf den Werbungskostenabzug haben.
Das Bayerische Landesamt für Steuern nennt hierfür insbesondere die Grenzen von 66 % und 50 % der ortsüblichen Miete. Weitere Infos dazu finden Sie hier. Hierbei handelt es sich um keine Steuerberatung und im Einzelfall sollte immer ein Steuerberater hinzugezogen werden.
Erfassen Sie hier nur Pauschalen, die im Mietvertrag tatsächlich vereinbart wurden und vom Angehörigen auch bezahlt wurden. Nicht gezahlte, erlassene oder nur intern verrechnete Beträge sollten nicht als Zahlung gebucht werden.
Vorauszahlung Nebenkosten / Betriebskosten an Angehörige
Verwenden Sie diese Kategorie für Nebenkosten- oder Betriebskostenvorauszahlungen, wenn Sie die Mietsache an Angehörige vermieten und mit diesen eine Vorauszahlung vereinbart wurde.
Eine Vorauszahlung ist ein Abschlag auf die später abzurechnenden Betriebskosten. Anders als eine Pauschale wird sie mit den tatsächlich entstandenen Kosten verrechnet. Dadurch kann sich in der Betriebskostenabrechnung ein Guthaben oder eine Nachzahlung ergeben.
Weitere Informationen zur Betriebskostenvorauszahlung finden Sie hier.
Besonderheit bei Vermietung an Angehörige
Bei Mietverhältnissen mit Angehörigen sollten die vereinbarten und tatsächlich gezahlten Beträge besonders nachvollziehbar dokumentiert werden. Das Finanzamt prüft hier regelmäßig, ob der Mietvertrag fremdüblich ist und die Zahlungen tatsächlich wie vereinbart geleistet werden.
Für die steuerliche Prüfung der Miethöhe wird grundsätzlich die Bruttomiete betrachtet. Dazu gehören neben der Kaltmiete auch die umlagefähigen Betriebskosten, also z. B. eine vereinbarte Betriebskostenvorauszahlungen. Liegt die vereinbarte und tatsächlich gezahlte Bruttomiete deutlich unter der ortsüblichen Miete, kann das Auswirkungen auf den Werbungskostenabzug haben.
Das Bayerische Landesamt für Steuern nennt hierfür insbesondere die Grenzen von 66 % und 50 % der ortsüblichen Miete. Weitere Infos dazu finden Sie hier. Hierbei handelt es sich um keine Steuerberatung und im Einzelfall sollte immer ein Steuerberater hinzugezogen werden.
Erfassen Sie hier nur Vorauszahlungen, die im Mietvertrag tatsächlich vereinbart wurden und vom Angehörigen auch bezahlt wurden. Nicht gezahlte, erlassene oder nur intern verrechnete Beträge sollten nicht als Zahlung gebucht werden.
Besonderheit bei der Vermietung von Garagen und Gewerberäumen
Bei Vorauszahlungen für Garagen, Stellplätze, Gewerberäume oder andere nicht zu Wohnzwecken vermietete Räume können umsatzsteuerliche Besonderheiten gelten. Deshalb gibt es in Immodio eigene Kategorien für Zahlungen, die mit 19 % Umsatzsteuer erfasst werden. Nachfolgend wird erklärt, wann diese Kategorie verwendet wird und worauf Sie bei der Buchung achten sollten.
Vorauszahlung Nebenkosten / Betriebskosten für Garagen und andere Räume mit 19 % Umsatzsteuer
Verwenden Sie diese Kategorie für Betriebskostenvorauszahlungen, die für Garagen, Stellplätze, Gewerberäume oder andere Räume mit 19 % Umsatzsteuer vereinbart wurden.
Buchen Sie hier nur Vorauszahlungen, wenn die Vermietung tatsächlich umsatzsteuerpflichtig erfolgt und die Betriebskosten ebenfalls mit Umsatzsteuer abgerechnet werden. Die Zahlung wird später mit den tatsächlich angefallenen Betriebskosten verrechnet.
Ordnen Sie die Buchung nicht einem Mietverhältnis, sondern auf den jeweiligen Eigentümer (idR. Sie selbst) zu.
Besonderheit bei Garagen und Stellplätzen
Bei Garagen und Stellplätzen kommt es darauf an, ob sie eigenständig oder zusammen mit einer Wohnung vermietet werden.
Wird eine Garage oder ein Stellplatz separat vermietet, kann die Vermietung umsatzsteuerpflichtig sein. In diesem Fall werden auch die dazugehörigen Betriebskostenvorauszahlungen mit 19 % Umsatzsteuer erfasst.
Wird die Garage oder der Stellplatz dagegen zusammen mit einer steuerfreien Wohnung an denselben Mieter vermietet, gilt sie häufig als Nebenleistung zur Wohnraummiete. Dann fällt in der Regel keine Umsatzsteuer an und diese Kategorie sollte nicht verwendet werden.
Besonderheit bei Gewerbevermietung
Auch Gewerberäume sind grundsätzlich zunächst umsatzsteuerfrei vermietet. Der Vermieter kann aber unter bestimmten Voraussetzungen zur Umsatzsteuer optieren. Das ist insbesondere möglich, wenn der Mieter Unternehmer ist und die Räume für Umsätze nutzt, die den Vorsteuerabzug nicht ausschließen.
Wurde wirksam zur Umsatzsteuer optiert, werden neben der Miete auch die Betriebskostenvorauszahlungen mit 19 % Umsatzsteuer abgerechnet. Bei der späteren Betriebskostenabrechnung sind die Kosten entsprechend mit Umsatzsteuer zu behandeln. Der Regelsteuersatz beträgt 19 %.
Nicht in diese Kategorie buchen
Nicht in diese Kategorie gehören:
normale Betriebskostenvorauszahlungen für steuerfreie Wohnraummiete
Vorauszahlungen für Garagen oder Stellplätze, die zusammen mit einer steuerfreien Wohnung vermietet werden
Vorauszahlungen ohne vereinbarte Umsatzsteuer
Betriebskostenpauschalen
Kaltmiete oder Garagenmiete selbst
Nachzahlungen aus einer bereits erstellten Abrechnung
Wenn der Vermieter die Kleinunternehmerregelung nutzt, darf grundsätzlich keine Umsatzsteuer ausgewiesen werden. Dann sollte diese 19-%-Kategorie nicht verwendet werden. Seit 2025 gilt die Kleinunternehmergrenze von 25.000 € Vorjahresumsatz und 100.000 € Umsatz im laufenden Jahr.
Nutzen Sie diese Kategorie nur, wenn Mietvertrag, Rechnung und steuerliche Behandlung zusammenpassen. Besonders bei Gewerberäumen sollte klar geregelt sein, dass die Miete und die Betriebskosten zuzüglich gesetzlicher Umsatzsteuer geschuldet werden.
Hinweis: Diese Informationen dienen nur der allgemeinen Orientierung und ersetzen ausdrücklich keine steuerliche Beratung. Ob im Einzelfall Umsatzsteuer auszuweisen ist, sollte mit einem Steuerberater geklärt werden.
Pauschale Nebenkosten / Betriebskosten für Garagen und andere Räume mit 19 % Umsatzsteuer
Verwenden Sie diese Kategorie für Nebenkosten- oder Betriebskostenbeträge, die für Garagen, Stellplätze, Gewerberäume oder andere Räume als Pauschale mit 19 % Umsatzsteuer vereinbart wurden.
Eine Pauschale ist ein fester Betrag für vereinbarte Betriebskosten. Anders als eine Vorauszahlung wird sie nicht mit den tatsächlich entstandenen Kosten verrechnet. Dadurch entsteht in der Regel weder ein Guthaben noch eine Nachzahlung.
Ordnen Sie die Buchung nicht einem Mietverhältnis, sondern auf den jeweiligen Eigentümer (idR. Sie selbst) zu.
Besonderheit bei Garagen und Stellplätzen
Bei Garagen und Stellplätzen kommt es darauf an, ob sie eigenständig oder zusammen mit einer Wohnung vermietet werden.
Wird eine Garage oder ein Stellplatz separat vermietet, kann die Vermietung umsatzsteuerpflichtig sein. In diesem Fall werden auch die dazugehörigen Betriebskostenvorauszahlungen mit 19 % Umsatzsteuer erfasst.
Wird die Garage oder der Stellplatz dagegen zusammen mit einer steuerfreien Wohnung an denselben Mieter vermietet, gilt sie häufig als Nebenleistung zur Wohnraummiete. Dann fällt in der Regel keine Umsatzsteuer an und diese Kategorie sollte nicht verwendet werden.
Besonderheit bei Gewerbevermietung
Auch Gewerberäume sind grundsätzlich zunächst umsatzsteuerfrei vermietet. Der Vermieter kann aber unter bestimmten Voraussetzungen zur Umsatzsteuer optieren. Das ist insbesondere möglich, wenn der Mieter Unternehmer ist und die Räume für Umsätze nutzt, die den Vorsteuerabzug nicht ausschließen.
Wurde wirksam zur Umsatzsteuer optiert, werden neben der Miete auch die Betriebskostenvorauszahlungen mit 19 % Umsatzsteuer abgerechnet. Bei der späteren Betriebskostenabrechnung sind die Kosten entsprechend mit Umsatzsteuer zu behandeln. Der Regelsteuersatz beträgt 19 %.
Nicht in diese Kategorie buchen
Nicht in diese Kategorie gehören:
normale Betriebskostenpauschalen für steuerfreie Wohnraummiete
Pauschalen für Garagen oder Stellplätze, die zusammen mit einer steuerfreien Wohnung vermietet werden
Pauschalen ohne vereinbarte Umsatzsteuer
Betriebskostenvorauszahlungen
Kaltmiete oder Garagenmiete selbst
Nachzahlungen aus einer bereits erstellten Abrechnung
Nutzen Sie diese Kategorie nur, wenn die Pauschale tatsächlich mit 19 % Umsatzsteuer vereinbart wurde.
Wenn der Vermieter die Kleinunternehmerregelung nutzt, darf grundsätzlich keine Umsatzsteuer ausgewiesen werden. Dann sollte diese 19-%-Kategorie nicht verwendet werden. Seit 2025 gilt die Kleinunternehmergrenze von 25.000 € Vorjahresumsatz und 100.000 € Umsatz im laufenden Jahr.
Hinweis: Diese Informationen dienen nur der allgemeinen Orientierung und ersetzen ausdrücklich keine steuerliche Beratung. Ob im Einzelfall Umsatzsteuer auszuweisen ist, sollte mit einem Steuerberater geklärt werden.
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