> For the complete documentation index, see [llms.txt](https://help.immodio.app/llms.txt). Markdown versions of documentation pages are available by appending `.md` to page URLs; this page is available as [Markdown](https://help.immodio.app/anleitung/betriebskostenabrechnung/relevante-buchungen/pauschale-vorauszahlung.md). # Pauschale / Vorauszahlung
Auf dieser Seite sehen Sie alle Betriebskosten-Zahlungen, die den einzelnen Mietverhältnissen im Abrechnungszeitraum zugeordnet sind. Dabei wird zwischen **Vorauszahlungen** und **Pauschalen** unterschieden. * **Vorauszahlungen** sind Abschlagszahlungen auf die später abzurechnenden Betriebskosten. Sie werden in der Betriebskostenabrechnung von den tatsächlich angefallenen Kosten abgezogen. Daraus kann sich für den Mieter entweder ein Guthaben oder eine Nachzahlung ergeben. Weitere Informationen zur Betriebskostenvorauszahlung finden Sie [hier](/anleitung/mietverhaltnisse/mietverhaltnis-anlegen/betriebskosten/vorauszahlung-der-betriebskosten.md). * **Pauschalen** sind dagegen feste Beträge, mit denen bestimmte Betriebskosten abgegolten sind. Sie werden nicht wie Vorauszahlungen mit den tatsächlich entstandenen Kosten verrechnet. Für pauschal vereinbarte Betriebskosten entsteht daher in der Regel weder eine Nachzahlung noch ein Guthaben. Weitere Informationen zur Betriebskostenpauschale finden Sie [hier](/anleitung/mietverhaltnisse/mietverhaltnis-anlegen/betriebskosten/pauschale-betriebskosten.md). Prüfen Sie an dieser Stelle, ob alle Zahlungen vollständig erfasst, dem richtigen Mietverhältnis zugeordnet und korrekt als **Vorauszahlung** oder **Pauschale** gekennzeichnet sind. Die hier aufgeführten Beträge fließen anschließend entsprechend ihrer Art in die Betriebskostenabrechnung ein. Fehlt in dieser Liste eine Zahlung, können Sie über **„Buchung anlegen“** eine weitere Buchung erfassen:
Vorauszahlung Nebenkosten / Betriebskosten
Verwenden Sie diese Kategorie für Nebenkosten- oder Betriebskostenbeträge, die mit dem Mieter als monatliche **Vorauszahlung** vereinbart wurden. Erfassen Sie hier nur Zahlungen, die der Mieter tatsächlich als **Nebenkosten- bzw. Betriebskostenvorauszahlung** geleistet hat und die zum Abrechnungszeitraum gehören. Nicht gezahlte Vorauszahlungen sollten nicht als Zahlung eingetragen werden. Sie sind zunächst ein Zahlungsrückstand des Mieters und würden die Abrechnung fälschlich zugunsten des Mieters mindern. Eine **Vorauszahlung** ist ein Abschlag auf die später abzurechnenden Betriebskosten. Anders als eine **Pauschale** wird sie mit den tatsächlich entstandenen Kosten verrechnet. Dadurch kann sich in der Betriebskostenabrechnung ein Guthaben oder eine Nachzahlung ergeben. Weitere Informationen zur Betriebskostenvorauszahlung finden Sie [hier](/anleitung/mietverhaltnisse/mietverhaltnis-anlegen/betriebskosten/vorauszahlung-der-betriebskosten.md). Achten Sie außerdem darauf, ob im Mietvertrag eine **Vorauszahlung** oder eine **Pauschale** vereinbart wurde. Dies können Sie unter [**Details des Mietverhältnisses**](/anleitung/mietverhaltnisse/mietverhaltnis-ubersicht/details-mietverhaltnis.md) einsehen. {% hint style="info" %} **Nicht in diese Kategorie gehören** Kaltmiete, Mietkautionen, Nachzahlungen aus einer bereits erstellten Betriebskostenabrechnung oder pauschal vereinbarte Nebenkostenbeträge. {% endhint %}
Pauschale Nebenkosten / Betriebskosten
Diese Kategorie verwenden Sie für **pauschale Neben- beziehungsweise Betriebskostenzahlungen,** die Ihr Mieter zusätzlich zur eigentlichen Miete aufgrund einer wirksam vereinbarten **Betriebskostenpauschale** an Sie zahlt. Bei einer Betriebskostenpauschale vereinbaren Vermieter und Mieter einen **festen Betrag**, mit dem die von der Pauschale erfassten Betriebskosten grundsätzlich abgegolten sind. #### **Diese Kategorie ist nur für eine echte Betriebskostenpauschale** Zahlt Ihr Mieter beispielsweise monatlich: * **Nettokaltmiete: 800 €** * **Betriebskostenpauschale: 200 €** dann buchen Sie: * **800 € monatlich auf die Kategorie → "**[Nettokaltmiete, Mieteinnahmen für Wohnraum (ohne Nebenkosten)](/anleitung/einnahmen-und-ausgaben/buchhaltung-erweiterung/10089900-nettokaltmiete-mieteinnahmen-fuer-wohnraum-ohne-nebenkosten.md)**"** und * **200 € monatlich auf die Kategorie → „**[**Pauschale Nebenkosten / Betriebskosten**](/anleitung/einnahmen-und-ausgaben/buchhaltung-erweiterung/10099200-pauschale-nebenkosten-betriebskosten.md)**“** #### **Der entscheidende Unterschied zur Betriebskostenvorauszahlung** Eine **Betriebskostenpauschale** und eine **Betriebskostenvorauszahlung** sind nicht dasselbe. Bei einer **Vorauszahlung** zahlt der Mieter während des Jahres zunächst Abschlagsbeträge. Später werden die tatsächlichen umlagefähigen Betriebskosten ermittelt und mit den geleisteten Vorauszahlungen verglichen. Daraus kann entstehen: * eine **Nachzahlung des Mieters** * oder ein **Guthaben des Mieters** Bei einer **echten Betriebskostenpauschale** erfolgt dagegen grundsätzlich **keine jährliche Abrechnung nach den tatsächlich entstandenen Kosten**. Die vereinbarte Pauschale soll die von ihr erfassten Betriebskosten gerade pauschal abgelten. Deshalb gilt in Immodio: * **Betriebskostenpauschale** → **„**[**Pauschale Nebenkosten / Betriebskosten**](/anleitung/einnahmen-und-ausgaben/buchhaltung-erweiterung/10099200-pauschale-nebenkosten-betriebskosten.md)**“** * **Betriebskostenvorauszahlung** → **„**[**Vorauszahlung Nebenkosten / Betriebskosten**](/anleitung/einnahmen-und-ausgaben/buchhaltung-erweiterung/10144700-vorauszahlung-nebenkosten-betriebskosten.md)**“** **Nachzahlung beziehungsweise Erstattung aus einer Jahresabrechnung** → nur bei einer tatsächlichen Abrechnung von Vorauszahlungen auf die Kategorie "[Nachzahlungen / Erstattungen von Betriebskosten / Nebenkosten](/anleitung/einnahmen-und-ausgaben/buchhaltung-erweiterung/10092700-nachzahlungen-erstattungen-fuer-wohnraum-umsatzsteuerfreie-vermietung.md)". #### **Pauschale bei Vermietung an Angehörige** Wird Wohnraum an einen Angehörigen vermietet und eine Betriebskostenpauschale vereinbart, ist zusätzlich die steuerliche Besonderheit der Angehörigenvermietung zu beachten. Die Einnahmen und Umlagen bei Vermietung an Angehörige sind gesondert zu erfassen. Verwenden Sie hierfür die Kategorie "[Pauschale Nebenkosten / Betriebskosten (an Angehörige vermietet)](/anleitung/einnahmen-und-ausgaben/buchhaltung-erweiterung/10099300-pauschale-nebenkosten-betriebskosten-an-angehoerige-vermietet.md)" #### **Zuordnung in Immodio** Bei dieser Kategorie erfolgt die Zuordnung zum **Mietverhältnis.** Wählen Sie das Mietverhältnis aus, in dem die Betriebskostenpauschale tatsächlich vereinbart wurde. Bewahren Sie deshalb insbesondere: * Mietvertrag, * genaue Vereinbarung zur Betriebskostenpauschale, * Aufstellung der von der Pauschale erfassten Kostenarten, * Mitteilungen über Erhöhungen oder Herabsetzungen, * sowie Nachweise über die tatsächlich gezahlten Pauschalbeträge dauerhaft auf. {% hint style="info" %} Weitere Informationen zur Betriebskostenpauschale finden Sie [**hier**](/anleitung/mietverhaltnisse/mietverhaltnis-anlegen/betriebskosten/pauschale-betriebskosten.md). {% endhint %}
*** ### Besonderheit bei der Vermietung an Angehörige Wenn Sie eine Wohnung an Angehörige vermieten, gelten für die steuerliche Nachvollziehbarkeit höhere Anforderungen als bei einem gewöhnlichen Mietverhältnis. Deshalb können Sie in Immodio die Buchungen für die Nebenkostenzahlungen von Angehörigen gesondert erfassen:
Pauschale Nebenkosten / Betriebskosten an Angehörige
Verwenden Sie diese Kategorie für Nebenkosten- oder Betriebskostenbeträge, wenn Sie die Mietsache an **Angehörige** vermieten und mit diesen eine **Pauschale** vereinbart wurde. Eine **Pauschale** ist ein fester Betrag für vereinbarte Betriebskosten. Anders als eine **Vorauszahlung** wird sie nicht mit den tatsächlich entstandenen Kosten verrechnet. Dadurch entsteht in der Regel weder ein Guthaben noch eine Nachzahlung. Weitere Informationen zur Betriebskostenpauschale finden Sie [hier](/anleitung/mietverhaltnisse/mietverhaltnis-anlegen/betriebskosten/pauschale-betriebskosten.md). ### Besonderheit bei Vermietung an Angehörige Bei Mietverhältnissen mit Angehörigen sollten die vereinbarten Beträge besonders nachvollziehbar dokumentiert werden. Das Finanzamt prüft hier regelmäßig, ob der Mietvertrag fremdüblich ist und die Zahlungen tatsächlich wie vereinbart geleistet werden. Für die steuerliche Prüfung der Miethöhe wird grundsätzlich die **Bruttomiete** betrachtet. Dazu gehören neben der Kaltmiete auch die umlagefähigen Betriebskosten, also z. B. eine vereinbarte Betriebskostenpauschale. Liegt die vereinbarte und tatsächlich gezahlte Bruttomiete deutlich unter der ortsüblichen Miete, kann das Auswirkungen auf den Werbungskostenabzug haben. {% hint style="info" %} Das Bayerische Landesamt für Steuern nennt hierfür insbesondere die Grenzen von 66 % und 50 % der ortsüblichen Miete. Weitere Infos dazu finden Sie [hier](https://www.lfst.bayern.de/fileadmin/RESSOURCEN/INFORMATIONEN/Steuerinfos/Zielgruppen/Haus_und_Grund/2025-07-29_Merkblatt_zur_verbilligten_Vermietung.pdf). Hierbei handelt es sich um keine Steuerberatung und im Einzelfall sollte immer ein Steuerberater hinzugezogen werden. {% endhint %} Erfassen Sie hier nur Pauschalen, die im Mietvertrag tatsächlich vereinbart wurden und vom Angehörigen auch bezahlt wurden. Nicht gezahlte, erlassene oder nur intern verrechnete Beträge sollten nicht als Zahlung gebucht werden.
Vorauszahlung Nebenkosten / Betriebskosten an Angehörige
Verwenden Sie diese Kategorie für Nebenkosten- oder Betriebskostenvorauszahlungen, wenn Sie die Mietsache an Angehörige vermieten und mit diesen eine **Vorauszahlung** vereinbart wurde. Eine Vorauszahlung ist ein Abschlag auf die später abzurechnenden Betriebskosten. Anders als eine Pauschale wird sie mit den tatsächlich entstandenen Kosten verrechnet. Dadurch kann sich in der Betriebskostenabrechnung ein Guthaben oder eine Nachzahlung ergeben. Weitere Informationen zur Betriebskostenvorauszahlung finden Sie [hier](/anleitung/mietverhaltnisse/mietverhaltnis-anlegen/betriebskosten/vorauszahlung-der-betriebskosten.md). ### Besonderheit bei Vermietung an Angehörige Bei Mietverhältnissen mit Angehörigen sollten die vereinbarten und tatsächlich gezahlten Beträge besonders nachvollziehbar dokumentiert werden. Das Finanzamt prüft hier regelmäßig, ob der Mietvertrag fremdüblich ist und die Zahlungen tatsächlich wie vereinbart geleistet werden. Für die steuerliche Prüfung der Miethöhe wird grundsätzlich die **Bruttomiete** betrachtet. Dazu gehören neben der Kaltmiete auch die umlagefähigen Betriebskosten, also z. B. eine vereinbarte Betriebskostenvorauszahlungen. Liegt die vereinbarte und tatsächlich gezahlte Bruttomiete deutlich unter der ortsüblichen Miete, kann das Auswirkungen auf den Werbungskostenabzug haben. {% hint style="info" %} Das Bayerische Landesamt für Steuern nennt hierfür insbesondere die Grenzen von 66 % und 50 % der ortsüblichen Miete. Weitere Infos dazu finden Sie [hier](https://www.lfst.bayern.de/fileadmin/RESSOURCEN/INFORMATIONEN/Steuerinfos/Zielgruppen/Haus_und_Grund/2025-07-29_Merkblatt_zur_verbilligten_Vermietung.pdf). Hierbei handelt es sich um keine Steuerberatung und im Einzelfall sollte immer ein Steuerberater hinzugezogen werden. {% endhint %} Erfassen Sie hier nur Vorauszahlungen, die im Mietvertrag tatsächlich vereinbart wurden und vom Angehörigen auch bezahlt wurden. Nicht gezahlte, erlassene oder nur intern verrechnete Beträge sollten nicht als Zahlung gebucht werden.
*** ### Besonderheit bei der Vermietung von Garagen und Gewerberäumen Bei Vorauszahlungen für Garagen, Stellplätze, Gewerberäume oder andere nicht zu Wohnzwecken vermietete Räume können umsatzsteuerliche Besonderheiten gelten. Deshalb gibt es in Immodio eigene Kategorien für Zahlungen, die mit 19 % Umsatzsteuer erfasst werden. Nachfolgend wird erklärt, wann diese Kategorie verwendet wird und worauf Sie bei der Buchung achten sollten.
Vorauszahlung Nebenkosten / Betriebskosten für Garagen und andere Räume mit 19 % Umsatzsteuer
Verwenden Sie diese Kategorie für Betriebskostenvorauszahlungen, die für Garagen, Stellplätze, Gewerberäume oder andere Räume mit **19 % Umsatzsteuer** vereinbart wurden. Buchen Sie hier nur Vorauszahlungen, wenn die Vermietung tatsächlich **umsatzsteuerpflichtig** **erfolgt und die Betriebskosten ebenfalls mit Umsatzsteuer abgerechnet werden**. Die Zahlung wird später mit den tatsächlich angefallenen Betriebskosten verrechnet. {% hint style="info" %} Ordnen Sie die Buchung nicht einem Mietverhältnis, sondern auf den jeweiligen **Eigentümer** (idR. Sie selbst) zu. {% endhint %} ### Besonderheit bei Garagen und Stellplätzen Bei Garagen und Stellplätzen kommt es darauf an, ob sie eigenständig oder zusammen mit einer Wohnung vermietet werden. Wird eine Garage oder ein Stellplatz **separat** vermietet, kann die Vermietung umsatzsteuerpflichtig sein. In diesem Fall werden auch die dazugehörigen Betriebskostenvorauszahlungen mit 19 % Umsatzsteuer erfasst. Wird die Garage oder der Stellplatz dagegen zusammen mit einer steuerfreien Wohnung an denselben Mieter vermietet, gilt sie häufig als Nebenleistung zur Wohnraummiete. Dann fällt in der Regel **keine** Umsatzsteuer an und diese Kategorie sollte nicht verwendet werden. ### Besonderheit bei Gewerbevermietung Auch Gewerberäume sind grundsätzlich zunächst umsatzsteuerfrei vermietet. Der Vermieter kann aber unter bestimmten Voraussetzungen zur Umsatzsteuer optieren. Das ist insbesondere möglich, wenn der Mieter Unternehmer ist und die Räume für Umsätze nutzt, die den Vorsteuerabzug nicht ausschließen. Wurde wirksam zur Umsatzsteuer optiert, werden neben der Miete auch die Betriebskostenvorauszahlungen mit 19 % Umsatzsteuer abgerechnet. Bei der späteren Betriebskostenabrechnung sind die Kosten entsprechend mit Umsatzsteuer zu behandeln. Der Regelsteuersatz beträgt 19 %. ### Nicht in diese Kategorie buchen Nicht in diese Kategorie gehören: * normale Betriebskostenvorauszahlungen für steuerfreie Wohnraummiete * Vorauszahlungen für Garagen oder Stellplätze, die zusammen mit einer steuerfreien Wohnung vermietet werden * Vorauszahlungen ohne vereinbarte Umsatzsteuer * Betriebskostenpauschalen * Kaltmiete oder Garagenmiete selbst * Nachzahlungen aus einer bereits erstellten Abrechnung Wenn der Vermieter die Kleinunternehmerregelung nutzt, darf grundsätzlich keine Umsatzsteuer ausgewiesen werden. Dann sollte diese 19-%-Kategorie nicht verwendet werden. Seit 2025 gilt die Kleinunternehmergrenze von 25.000 € Vorjahresumsatz und 100.000 € Umsatz im laufenden Jahr. {% hint style="info" %} Nutzen Sie diese Kategorie nur, wenn Mietvertrag, Rechnung und steuerliche Behandlung zusammenpassen. Besonders bei Gewerberäumen sollte klar geregelt sein, dass die Miete und die Betriebskosten zuzüglich gesetzlicher Umsatzsteuer geschuldet werden. {% endhint %} {% hint style="danger" %} **Hinweis:** Diese Informationen dienen nur der allgemeinen Orientierung und ersetzen ausdrücklich keine steuerliche Beratung. Ob im Einzelfall Umsatzsteuer auszuweisen ist, sollte mit einem Steuerberater geklärt werden. {% endhint %}
Pauschale Nebenkosten / Betriebskosten für Garagen und andere Räume mit 19 % Umsatzsteuer
Verwenden Sie diese Kategorie für Nebenkosten- oder Betriebskostenbeträge, die für Garagen, Stellplätze, Gewerberäume oder andere Räume als **Pauschale mit 19 % Umsatzsteuer** vereinbart wurden. Eine **Pauschale** ist ein fester Betrag für vereinbarte Betriebskosten. Anders als eine Vorauszahlung wird sie nicht mit den tatsächlich entstandenen Kosten verrechnet. Dadurch entsteht in der Regel weder ein Guthaben noch eine Nachzahlung. {% hint style="info" %} Ordnen Sie die Buchung nicht einem Mietverhältnis, sondern auf den jeweiligen **Eigentümer** (idR. Sie selbst) zu. {% endhint %} ### Besonderheit bei Garagen und Stellplätzen Bei Garagen und Stellplätzen kommt es darauf an, ob sie eigenständig oder zusammen mit einer Wohnung vermietet werden. Wird eine Garage oder ein Stellplatz **separat** vermietet, kann die Vermietung umsatzsteuerpflichtig sein. In diesem Fall werden auch die dazugehörigen Betriebskostenvorauszahlungen mit 19 % Umsatzsteuer erfasst. Wird die Garage oder der Stellplatz dagegen zusammen mit einer steuerfreien Wohnung an denselben Mieter vermietet, gilt sie häufig als Nebenleistung zur Wohnraummiete. Dann fällt in der Regel **keine** Umsatzsteuer an und diese Kategorie sollte nicht verwendet werden. ### Besonderheit bei Gewerbevermietung Auch Gewerberäume sind grundsätzlich zunächst umsatzsteuerfrei vermietet. Der Vermieter kann aber unter bestimmten Voraussetzungen zur Umsatzsteuer optieren. Das ist insbesondere möglich, wenn der Mieter Unternehmer ist und die Räume für Umsätze nutzt, die den Vorsteuerabzug nicht ausschließen. Wurde wirksam zur Umsatzsteuer optiert, werden neben der Miete auch die Betriebskostenvorauszahlungen mit 19 % Umsatzsteuer abgerechnet. Bei der späteren Betriebskostenabrechnung sind die Kosten entsprechend mit Umsatzsteuer zu behandeln. Der Regelsteuersatz beträgt 19 %. ### Nicht in diese Kategorie buchen Nicht in diese Kategorie gehören: * normale Betriebskostenpauschalen für steuerfreie Wohnraummiete * Pauschalen für Garagen oder Stellplätze, die zusammen mit einer steuerfreien Wohnung vermietet werden * Pauschalen ohne vereinbarte Umsatzsteuer * Betriebskostenvorauszahlungen * Kaltmiete oder Garagenmiete selbst * Nachzahlungen aus einer bereits erstellten Abrechnung Nutzen Sie diese Kategorie nur, wenn die Pauschale tatsächlich mit **19 % Umsatzsteuer** vereinbart wurde. {% hint style="info" %} Wenn der Vermieter die Kleinunternehmerregelung nutzt, darf grundsätzlich keine Umsatzsteuer ausgewiesen werden. Dann sollte diese 19-%-Kategorie nicht verwendet werden. Seit 2025 gilt die Kleinunternehmergrenze von 25.000 € Vorjahresumsatz und 100.000 € Umsatz im laufenden Jahr. {% endhint %} {% hint style="danger" %} **Hinweis:** Diese Informationen dienen nur der allgemeinen Orientierung und ersetzen ausdrücklich keine steuerliche Beratung. Ob im Einzelfall Umsatzsteuer auszuweisen ist, sollte mit einem Steuerberater geklärt werden. {% endhint %}