Betriebskostenabrechnung

Auf dieser Seite erfahren Sie alles Wichtige über die finale Aufstellung der Betriebskostenabrechnung.

Diese Seite ist der letzte Kontrollschritt vor der Übermittlung der Betriebskostenabrechnung. Nehmen Sie sich hier ausreichend Zeit. Eine nachvollziehbare und gut geprüfte Abrechnung reduziert Rückfragen, vermeidet Korrekturen und hilft, Fristen sicher einzuhalten.

Auf dieser Seite sehen Sie die fertige Betriebskostenabrechnung für alle Mietverhältnisse und Leerstände.

Rechts oben sehen Sie die wichtigsten Eckdaten der jeweiligen Abrechnung:

• den Abrechnungszeitraum,

• die berücksichtigten Vorauszahlungen des Mietverhältnisses,

• die auf das Mietverhältnis entfallenden Betriebskosten,

• die daraus entstehende Nachzahlung oder Erstattung.

Bevor Sie auf "Bereitstellen" klicken, sollten Sie alle Angaben sorgfältig prüfen.

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Mietverhältnis oder Leerstand auswählen

Über die Drop-Down-Liste "Mietverhältnis oder Leerstand" können Sie zwischen den einzelnen Mietverhältnissen und vorhandenen Leerständen wechseln.

So können Sie für jedes Mietverhältnis bspw. einzeln kontrollieren:

• welche Kosten auf dieses Mietverhältnis entfallen,

• welcher Zeitraum berücksichtigt wurde,

• ob Vorauszahlungen korrekt angerechnet wurden

• oder ob eine Nachzahlung oder ein Guthaben entstanden ist.

Auch für eventuelle Leerstände werden die jeweiligen Abrechnungen vollautomatisch erstellt, damit für Sie sichtbar bleibt, welcher Kostenanteil nicht auf Mieter umgelegt wird, sondern Ihnen selbst für diesen Zeitraum entstanden ist.

Ein Leerstand gehört grundsätzlich zum Vermieterrisiko und Kostenanteile für leerstehende Einheiten dürfen nicht auf die übrigen Mieter verteilt werden.

Um die Abrechnung für einen eventuell entstandenen Leerstand einzusehen, wählen Sie diesen aus der Liste im Feld "Mietverhältnis oder Leerstand" aus.

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Aufbau der Kostenübersicht

Die Kosten werden nach Kostenbereichen gruppiert, zum Beispiel:

• Wasser- und Abwasserkosten,

• Heizkosten und Warmwasserkosten,

• alle weiteren Betriebskosten.

Innerhalb der Gruppen sehen Sie die einzelnen Kostenpositionen. Zu jeder Position wird der auf das ausgewählte Mietverhältnis entfallende Anteil angezeigt.

Die kleinen Hinweise rechts, zum Beispiel „Fläche: 23,61 %“ oder „Zeitraum: 100,00 %“, zeigen, wie der Anteil berechnet wurde. Dadurch können Sie erkennen, ob die Kosten vollständig oder nur zeitanteilig berücksichtigt wurden.

Das ist besonders wichtig bei:

• unterjährigem Einzug,

• unterjährigem Auszug,

• Leerstand,

• Mieterwechsel,

• abweichenden Nutzungszeiträumen,

• Kosten, die nach Verbrauch oder nach Fläche verteilt werden.

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Verteilerschlüssel des ausgewählten Mietverhältnisses

In diesem Bereich wird für das aktuell ausgewählte Mietverhältnis oder den ausgewählten Leerstand dargestellt, wie die Kostenanteile berechnet wurden. Die Anzeige macht transparent, welche Werte Immodio für die Verteilung verwendet hat.

Ein Verteilerschlüssel nach Personenanzahl wird in Immodio nicht als standardmäßiger Verteilerschlüssel angeboten. In der Praxis führt dieser Maßstab häufig zu Rückfragen und Streitigkeiten, weil die tatsächliche Nutzung einer Wohnung nicht immer eindeutig aus der gemeldeten Personenzahl folgt.

Wenn Sie Betriebskosten dennoch nach Personen verteilen möchten und dies mietvertraglich vereinbart ist, legen Sie im Objekt unter "Abrechnung" einen individuellen Verteilerschlüssel an und wählen diesen bei der betreffenden Kostenposition aus.

Verteilerschlüssel: Fläche

Der Abschnitt „Verteilerschlüssel: Fläche“ zeigt, welchen Anteil die Wohnfläche der ausgewählten Einheit an der gesamten Wohnfläche des Objekts hat.

Im Beispiel beträgt die Wohnfläche der Einheit 65,00 m². Die gesamte Wohnfläche des Objekts beträgt 233,00 m². Daraus ergibt sich ein Flächenanteil von 27,90 %.

Dieser Prozentsatz wird bei allen Kostenpositionen verwendet, die nach Fläche verteilt werden.

Die Berechnung erfolgt nach dem Verhältnis:

Wohnfläche der Einheit ÷ Wohnfläche des Objekts = Anteil der Einheit

Beispiel:

65,00 m² ÷ 233,00 m² × 100 % = 27,90 %

Das bedeutet: Bei einer Kostenposition, die nach Fläche verteilt wird, trägt dieses Mietverhältnis 27,90 % der umlagefähigen Gesamtkosten, sofern der Zeitraum vollständig berücksichtigt wird.

Verteilerschlüssel: Zeitraum

Der Abschnitt „Verteilerschlüssel: Zeitraum“ zeigt, für welchen Zeitraum das Mietverhältnis innerhalb des Abrechnungsjahres berücksichtigt wird.

Im Beispiel läuft das Mietverhältnis vom 01.01.2025 bis 31.12.2025 und deckt damit den gesamten Abrechnungszeitraum ab. Deshalb beträgt der Zeitanteil 100,00 %.

Dieser Faktor ist besonders wichtig, wenn ein Mietverhältnis nicht über das gesamte Jahr bestand, z. B. bei:

• unterjährigem Einzug,

• unterjährigem Auszug,

• Mieterwechsel,

• Leerstand zwischen zwei Mietverhältnissen,

• zeitanteiliger Nutzung einer Einheit.

Wenn ein Mieter nur einen Teil des Abrechnungszeitraums in der Wohnung gewohnt hat, werden die betreffenden Kosten nur anteilig für diesen Zeitraum berücksichtigt.

Beispiel: Bestand ein Mietverhältnis nur für ein halbes Jahr, würde der Zeitanteil ungefähr 50 % betragen.

Immodio berechnet automatisch und taggenau den jeweiligen Zeitanteil des Verteilerschlüssels.

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Mitteilung an Mieter

Im Feld "Mitteilung an Mieter" können Sie optional eine individuelle Nachricht ergänzen, die zusammen mit der Betriebskostenabrechnung an den Mieter übermittelt wird. Nutzen Sie das Freitextfeld beispielsweise für zusätzliche Erläuterungen zur Abrechnung, Hinweise zu einer Nachzahlung oder einem Guthaben sowie weitere Informationen, die Sie dem Mieter mitteilen möchten.

Wenn Sie keine zusätzliche Mitteilung ergänzen möchten, können Sie das Feld einfach leer lassen.

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Dateien anhängen

Am Ende jeder Betriebskostenabrechnung können Sie für das ausgewählte Mietverhältnis zusätzliche Dokumente anhängen. Diese Dateien werden zusammen mit der Betriebskostenabrechnung automatisch an die Mieter dieses Mietverhältnisses übermittelt.

Sie können Dateien per Drag & Drop hochladen oder über Kamera, Galerie bzw. Dateiauswahl hinzufügen. Die hochgeladenen Dokumente sollten nur Informationen enthalten, die für dieses Mietverhältnis bestimmt sind.

Typische Beispiele für Anhänge

Geeignete Anhänge können z. B. sein:

• fertige Heiz- und Warmwasserabrechnung eines Messdienstleisters,

• separate Wasser- oder Verbrauchsabrechnung,

• bei einer WEG: die fertige Hausgeldabrechnung oder ein Auszug daraus,

• eine Aufstellung des umlagefähigen Anteils aus der Hausgeldabrechnung,

• Belege oder Erläuterungen zu einzelnen Kostenpositionen,

• Nachweise zu Lohnkosten nach § 35a EStG,

• ergänzende Berechnungen bei Mieterwechsel oder Leerstand,

• individuelle Schreiben oder Erläuterungen zur Abrechnung.

Prüfen Sie vor dem Hochladen, ob das Dokument wirklich zum ausgewählten Mietverhältnis gehört und keine vertraulichen Daten anderer Mieter oder Eigentümer enthält. Besonders bei Hausgeldabrechnungen oder Dienstleisterabrechnungen sollten nicht relevante personenbezogene Informationen vor der Weitergabe geschwärzt oder entfernt werden.