Quadratmeter (WG-Vermietung)

Auf dieser Seite erfahren Sie, wann Sie die Heiz- und Warmwasserverbräuche quadratmeterbezogen auf die einzelnen WG-Mietverhältnisse umlegen können.

Grundsätzlich erfolgt die Abrechnung nach Verbrauch. Dafür müssen für alle relevanten Einheiten geeignete Zähler und Zählerstände vorliegen. Diese Variante entspricht dem Regelfall der Heizkostenverordnung und sorgt dafür, dass der individuelle Heiz- und Warmwasserverbrauch in der Betriebskostenabrechnung berücksichtigt wird.

Wenn jedoch für mindestens eine Einheit keine verwertbaren Verbrauchswerte vorliegen, kann die Abrechnung stattdessen nach Quadratmetern und zeitanteilig erfolgen.

Wenn Sie die Option „Quadratmeter“ auswählen, werden die Heiz- und Warmwasserkosten nicht anhand individueller Zählerstände verteilt.

Stattdessen berechnet Immodio den Kostenanteil der einzelnen Einheiten anhand der in der Einheit hinterlegten Fläche und der jeweiligen Nutzungsdauer im Abrechnungszeitraum. Das bedeutet, dass die tatsächlichen Verbrauchswerte der einzelnen Einheiten für die Kostenverteilung nicht berücksichtigt werden und Einheiten mit größerer Fläche automatisch einen entsprechend höheren Kostenanteil tragen.

Bei einem Mieterwechsel innerhalb des Abrechnungszeitraums wird die Nutzungsdauer zeitanteilig berücksichtigt.

Besonderheit bei WG-Mietverhältnissen

Bei WG-Mietverhältnissen berücksichtigt Immodio zusätzlich, welche WG-Zimmer im jeweiligen Mietverhältnis vermietet sind. Das ist vor allem relevant, wenn es innerhalb des Abrechnungsjahres Mieterwechsel in einzelnen Zimmern gab.

Immodio erstellt dafür automatisch interne WG-Abrechnungszeiträume. Diese Zeiträume orientieren sich an den jeweiligen Mietbeginn- und Mietende-Daten der WG-Mietverhältnisse. Bei der Aufteilung nach Quadratmetern müssen Sie, im Gegensatz zu der Abrechnung nach Zähler- und Zählerständen bei einer WG-Vermietung, für diese Zeiträume keine Zwischenablesungen der Heiz- oder Warmwasserzähler eintragen. Die Verteilung erfolgt nach Fläche und Zeit.

Der Kostenanteil wird dabei zunächst für die Einheit und den jeweiligen Zeitraum berechnet. Anschließend verteilt Immodio diesen Anteil auf die betroffenen WG-Mietverhältnisse nach dem Verhältnis der vermieteten WG-Zimmerflächen.

In der fertigen Betriebskostenabrechnung für das WG-Mietverhältnis wird zusätzlich der Schlüssel "WG" angezeigt. Dieser zeigt den Anteil der im jeweiligen Mietverhältnis vermieteten WG-Zimmer an der gesamten berücksichtigten Fläche der Einheit an.

Beispiel 1: Alle Zimmer der WG-Einheit sind als WG-Zimmer vermietet

Eine WG-Einheit hat drei vermietete Zimmer:

• Zimmer 1: 20 m²

• Zimmer 2: 15 m²

• Zimmer 3: 15 m²

Insgesamt werden 50 m² WG-Zimmerfläche berücksichtigt.

Ist in einem Mietverhältnis Zimmer 1 vermietet, beträgt der Anteil dieses Mietverhältnisses:

20 m² von 50 m² = 40 %

Dieser Anteil wird mit dem zeitanteiligen Kostenanteil der WG-Einheit kombiniert.

Beispiel 2: Nur ein Teil der Zimmer ist als WG-Zimmer vermietet

Eine Wohnung hat drei Zimmer. Davon sind nur zwei Zimmer als WG-Zimmer vermietet:

• Zimmer 1: 20 m²

• Zimmer 2: 15 m²

• Zimmer 3: 15 m², nicht als WG-Zimmer vermietet

Für die WG-Aufteilung berücksichtigt Immodio nur die Zimmer, die in einem WG-Mietverhältnis als vermietet markiert sind. Die berücksichtigte WG-Zimmerfläche beträgt daher 35 m².

Ist in einem Mietverhältnis Zimmer 1 vermietet, beträgt der Anteil dieses Mietverhältnisses:

20 m² von 35 m² = 57,14 %

Das dritte Zimmer wird in diesem Fall nicht als eigener Leerstand innerhalb der WG aufgeteilt. Es erhöht also nicht die berücksichtigte WG-Zimmerfläche für den Schlüssel "WG".

Damit die WG-Aufteilung korrekt berechnet werden kann, müssen in der Einheit alle relevanten Räume angelegt und mit einer Fläche versehen sein. Fehlen Raumflächen, kann die Abrechnung für die betroffene WG-Einheit nicht fortgesetzt werden.

Wann ist diese Option sinnvoll?

Diese Option kann sinnvoll sein, wenn eine verbrauchsabhängige Abrechnung im konkreten Fall nicht möglich oder nicht erforderlich ist. Das kann z. B. der Fall sein, wenn:

• für das Gebäude eine gesetzliche Ausnahme von der verbrauchsabhängigen Heizkostenabrechnung vorliegt,

• keine geeigneten Erfassungsgeräte vorhanden sind und die Abrechnung deshalb nicht nach tatsächlichem Verbrauch erstellt werden kann,

• mehrere Verbrauchswerte nicht ordnungsgemäß erfasst werden konnten und keine belastbare verbrauchsabhängige Verteilung möglich ist,

• die Heizkostenverordnung im konkreten Gebäude nicht oder nur eingeschränkt anwendbar ist,

• oder eine Abrechnung nach Verbrauch aus anderen rechtlich anerkannten Gründen nicht erfolgen kann.

Die Gründe sollten nachvollziehbar dokumentiert werden, damit die Abrechnung später geprüft und erläutert werden kann.

Wann sollte diese Option nicht gewählt werden?

Wählen Sie diese Option nicht, wenn für alle Einheiten vollständige und verwertbare Zählerstände oder Verbrauchswerte vorliegen. In diesem Fall sollte die Abrechnung grundsätzlich nach Verbrauch erfolgen.

Sollten tatsächlich nur einzelne Zählerstände fehlen, können Sie zunächst prüfen, ob die fehlenden Werte nach den gesetzlichen Vorgaben ersetzt oder geschätzt werden können, z. B. anhand früherer Verbrauchswerte, vergleichbarer Räume oder des Durchschnittsverbrauchs.

Kürzungsrecht des Mieters

Wenn Wärme- oder Warmwasserkosten entgegen der Heizkostenverordnung nach § 12 Abs. 1 nicht verbrauchsabhängig abgerechnet werden und kein Ausnahme- oder Sonderfall vorliegt, hat der Mieter das Recht, den auf ihn entfallenden Anteil um 15 % zu kürzen.

Das Kürzungsrecht betrifft nicht die gesamte Betriebskostenabrechnung, sondern den betroffenen Anteil der Heiz- oder Warmwasserkosten, der entgegen der Heizkostenverordnung nicht verbrauchsabhängig abgerechnet wurde.

A. Sonder- und Ausnahmefälle

Die Abrechnung nach Quadratmetern kann passend sein, wenn im konkreten Fall keine Pflicht zur verbrauchsabhängigen Abrechnung besteht oder ein gesetzlicher Ausnahme- oder Sonderfall vorliegt.

Wichtig ist dabei: Die Heizkostenverordnung geht grundsätzlich von einer verbrauchsabhängigen Abrechnung aus. Eine vollständige Abrechnung nach Fläche ist daher nicht der Normalfall, sondern kommt nur in bestimmten Fällen in Betracht.

Das kann insbesondere in folgenden Fällen relevant sein:

Gebäude mit höchstens zwei Wohnungen, von denen eine der Vermieter selbst bewohnt

Eine wichtige Sonderregelung betrifft Gebäude mit nicht mehr als zwei Wohnungen, von denen eine Wohnung vom Vermieter selbst bewohnt wird.

In diesem Fall können Vermieter und Mieter von den Vorgaben der Heizkostenverordnung abweichende Vereinbarungen treffen. Dadurch kann z. B. vereinbart werden, dass Heiz- und Warmwasserkosten nicht nach Verbrauch, sondern nach Wohnfläche oder einem anderen nachvollziehbaren Schlüssel verteilt werden.

Typisches Beispiel:

Ein Zweifamilienhaus hat zwei Wohnungen. Der Vermieter wohnt selbst im Erdgeschoss, die Wohnung im Obergeschoss ist vermietet. Im Mietvertrag ist vereinbart, dass die Heizkosten nach Wohnfläche abgerechnet werden.

Nicht ausreichend ist dagegen:

• Das Gebäude hat zwar zwei Wohnungen, der Vermieter wohnt aber nicht selbst im Haus.

• Das Gebäude hat drei oder mehr Einheiten (obwohl der Vermieter selbst im Haus wohnt).

• Es gibt keine klare vertragliche Regelung zur abweichenden Abrechnung.

Wichtig: Diese Sonderregelung greift nicht allein deshalb, weil ein Gebäude klein ist. Entscheidend ist, dass es höchstens zwei Wohnungen gibt und der Vermieter eine davon selbst bewohnt.

Sehr geringer Heizwärmebedarf

Nach § 11 HeizkostenV sind bestimmte Vorschriften für Räume in Gebäuden nicht anzuwenden, die einen Heizwärmebedarf von weniger als 15 kWh/(m²·a) aufweisen.

Das betrifft vor allem sehr energieeffiziente Gebäude, insbesondere Gebäude im Passivhausstandard. Bei solchen Gebäuden ist der Einfluss des individuellen Heizverhaltens auf die Gesamtkosten oft deutlich geringer als bei normalen Bestandsgebäuden.

Typisches Beispiel:

Ein sehr gut gedämmtes Mehrfamilienhaus erfüllt nach energetischem Nachweis einen Heizwärmebedarf von weniger als 15 kWh/(m²·a). Für die Heizkosten kann deshalb eine Ausnahme von der verbrauchsabhängigen Abrechnung in Betracht kommen.

Wichtig: Der geringe Heizwärmebedarf sollte nachweisbar sein, z. B. durch Energiebedarfsberechnung, Energieausweis oder entsprechende Planungsunterlagen.

Verbrauchserfassung oder Kostenverteilung ist nicht möglich oder unverhältnismäßig teuer

Eine Ausnahme kann vorliegen, wenn das Anbringen von Erfassungsgeräten, die Erfassung des Wärmeverbrauchs oder die Verteilung der Kosten nicht möglich oder nur mit unverhältnismäßig hohen Kosten möglich wäre.

Unverhältnismäßig hohe Kosten liegen nach der Heizkostenverordnung vor, wenn die Kosten nicht durch Einsparungen erwirtschaftet werden können, die in der Regel innerhalb von zehn Jahren erzielt werden.

Typische Fälle können sein:

• bauliche Gegebenheiten, die eine sinnvolle Erfassung unmöglich machen,

• technische Besonderheiten der Heizungsanlage,

• oder außergewöhnlich hohe Kosten für Messausstattung und Abrechnung im Verhältnis zur erwartbaren Einsparung.

• Eine Verbrauchserfassung wäre nur mit erheblichen Eingriffen in die Bausubstanz möglich.

Wichtig: Dieser Ausnahmefall sollte besonders sorgfältig dokumentiert werden. Sie sollten möglichst Unterlagen aufbewahren, aus denen hervorgeht, warum eine Verbrauchserfassung nicht möglich oder wirtschaftlich unverhältnismäßig ist.

Geeignete Nachweise können z. B. sein:

• Stellungnahme eines Fachbetriebs,

• Angebote für Messausstattung und Umbau,

• technische Beschreibung der Heizungsanlage,

• Berechnung der voraussichtlichen Kosten und Einsparungen,

• oder eine fachliche Einschätzung des Messdienstleisters.

Altgebäude vor dem 1. Juli 1981, bei denen Nutzer den Wärmeverbrauch nicht beeinflussen können

Eine Ausnahme kann auch für Räume gelten, die vor dem 1. Juli 1981 bezugsfertig geworden sind und in denen der Nutzer den Wärmeverbrauch nicht beeinflussen kann.

Gemeint sind Fälle, in denen der Mieter praktisch keine Möglichkeit hat, seinen eigenen Wärmeverbrauch zu steuern, bzw. keine regulierbaren Heizkörper oder keine sonstige nutzerseitige Einflussmöglichkeit auf den Wärmeverbrauch bestehen.

Typische Beispiele:

• Heizkörper haben keine regelbaren Thermostatventile.

• Die Wärmeabgabe erfolgt über eine zentrale Anlage ohne nutzerseitige Regelungsmöglichkeit.

• Die Wärmeversorgung lässt sich in der einzelnen Einheit nicht individuell beeinflussen.

Wichtig: Hier sollten Sie dokumentieren können, warum die Mieter den Wärmeverbrauch nicht beeinflussen können.

Heime und vergleichbare Gebäude

§ 11 HeizkostenV nennt außerdem bestimmte Gebäudearten, bei denen die üblichen Regeln zur verbrauchsabhängigen Heizkostenabrechnung nicht oder nur eingeschränkt passen.

Dazu gehören insbesondere:

• Altersheime,

• Pflegeheime,

• Studentenheime,

• Lehrlingsheime,

• sowie vergleichbare Gebäude oder Gebäudeteile.

Gemeint sind Gebäude, deren Nutzung bestimmten Personengruppen vorbehalten ist und bei denen wegen der besonderen persönlichen Verhältnisse regelmäßig keine üblichen Mietverträge abgeschlossen werden.

Entscheidend ist die besondere Gebäude- und Nutzungsstruktur, nicht nur die mehrheitliche Personengruppe der Bewohner. So fallen z. B. reguläre Mehrfamilienhäuser, in denen überwiegend ältere Menschen, Studierende oder Auszubildende wohnen, nicht automatisch unter diese Sonderregelung, wenn die Nutzung des Gebäudes nicht explizit dieser Personengruppe vorbehalten ist.

Bestimmte Wärmequellen und Anlagen

Eine Ausnahme kann auch bei bestimmten Arten der Wärmeversorgung relevant sein. Nach § 11 HeizkostenV können Räume in Gebäuden ausgenommen sein, die überwiegend versorgt werden mit:

• Wärme aus Anlagen zur Rückgewinnung von Wärme,

• Wärme aus Solaranlagen,

• Wärme aus Anlagen der Kraft-Wärme-Kopplung,

• oder Wärme aus Anlagen zur Verwertung von Abwärme.

Bei Kraft-Wärme-Kopplung und Abwärme ist zusätzlich zu beachten, dass die Ausnahme an die Voraussetzung anknüpft, dass der Wärmeverbrauch des Gebäudes nicht erfasst wird.

Typische Beispiele:

• Ein Gebäude wird überwiegend über Solarthermie versorgt.

• Ein Gebäude nutzt überwiegend Abwärme aus einem technischen Prozess.

• Ein Gebäude wird überwiegend über eine Anlage zur Wärmerückgewinnung versorgt.

Wichtig bei Wärmepumpen:

Wärmepumpen waren früher ausdrücklich in der Ausnahmeregelung genannt. Das ist nach der aktuellen Fassung der Heizkostenverordnung nicht mehr der Fall.

Für Gebäude mit Wärmepumpen gelten besondere Übergangsregelungen. Wenn der anteilige Verbrauch der Nutzer an Wärme oder Warmwasser aus Wärmepumpen am 1. Oktober 2024 noch nicht erfasst wurde, muss die Ausstattung zur Verbrauchserfassung grundsätzlich bis zum Ablauf des 30. September 2025 installiert werden.

Einzelfallbefreiung durch die zuständige Landesstelle

In sonstigen Einzelfällen kann die nach Landesrecht zuständige Stelle von Anforderungen der Heizkostenverordnung befreien.

Das kommt in Betracht, wenn besondere Umstände vorliegen und die Befreiung erforderlich ist, um unangemessenen Aufwand oder sonstige unbillige Härten zu vermeiden.

Typische Fälle können sein:

• außergewöhnliche bauliche Besonderheiten,

• besondere technische Anlagenkonzepte,

• unverhältnismäßiger Aufwand trotz besonderer Einzelfallumstände,

• oder Härtefälle, die durch die allgemeinen Ausnahmen nicht ausreichend abgedeckt werden.

Wichtig: Eine solche Befreiung sollte schriftlich vorliegen und bei der Betriebskostenabrechnung als Anhang beigefügt werden.

Sonderfall: Geräteausfall oder andere zwingende Gründe

Ein besonders wichtiger Sonderfall ist der Geräteausfall.

Typische Beispiele:

• Ein Heizkostenverteiler ist defekt und liefert keinen verwertbaren Wert.

• Ein Zähler konnte aus technischen Gründen nicht abgelesen werden.

• Ein abgelesener Wert kann aus zwingenden physikalischen Gründen nicht stimmen.

• Messdaten sind wegen eines Gerätefehlers verloren gegangen.

Ein zwingender Grund liegt nicht schon deshalb vor, weil die Abrechnung nach Verbrauch aufwendig ist oder weil Verbrauchswerte nicht rechtzeitig organisiert wurden. Es muss einen nachvollziehbaren Grund geben, warum die ordnungsgemäße Erfassung nicht möglich war.

In solchen Fällen greift zunächst § 9a HeizkostenV. Danach muss der fehlende Verbrauch ersatzweise ermittelt werden. Dafür kommen insbesondere drei Methoden in Betracht:

• Verbrauch der betroffenen Räume in vergleichbaren früheren Abrechnungszeiträumen,

• Verbrauch vergleichbarer anderer Räume im selben Abrechnungszeitraum,

• oder Durchschnittsverbrauch des Gebäudes oder der Nutzergruppe.

Der so ermittelte Verbrauch wird dann anstelle des tatsächlich erfassten Verbrauchs verwendet.

Erst wenn die von dieser Ersatzermittlung betroffene Wohn- oder Nutzfläche mehr als 25 % der maßgeblichen Gesamtfläche überschreitet, sind die Kosten nach der Wohn- oder Nutzfläche zu verteilen.

Gesamtverbrauch für Heizung und Warmwasser erfassen

Für die Erfassung des Gesamtverbrauchs von Heizung und Warmwasser wählen Sie aus, ob die Heizung und die Warmwasserbereitung über das gleiche System oder über zwei getrennte Systeme erfolgen.

Die Erfassung der Verbrauchswerte und Zählerstände unterscheidet sich an dieser Stelle nicht von der Erfassung bei einem regulären Mietverhältnis.

Eine Anleitung für "Gleiche Systeme" finden Sie hier:

Gleiches System für Heizung und Warmwasser

Eine Anleitung für "Getrennte Systeme" finden Sie hier:

Getrennte Systeme für Heizung und Warmwasser