> For the complete documentation index, see [llms.txt](https://help.immodio.app/llms.txt). Markdown versions of documentation pages are available by appending `.md` to page URLs; this page is available as [Markdown](https://help.immodio.app/anleitung/betriebskostenabrechnungen/relevante-buchungen/heiz-und-warmwasserkosten/heiz-und-warmwasserkosten.md). # Bereits vorhandene Heizkosten- und Warmwasserabrechnung verwenden {% hint style="info" %} In diesem Bereich finden Sie weiterführende Informationen zur korrekten Anlage von Buchungen, wenn für das Objekt bereits eine Heizkosten- und Warmwasserabrechnung vorliegt. {% endhint %} Das ist z. B. der Fall, wenn Sie mit einem Messdienstleister oder Abrechnungsdienstleister zusammenarbeiten oder es sich bei dem Objekt um eine Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG) handelt. In diesem Fall müssen Sie eine Heizkostenabrechnung nicht selbst in Immodio durchführen, sondern lediglich die einzelnen Positionen der Heizkostenabrechnung korrekt verbuchen. ### Heiz- und Warmwasserkosten Im Tab **„Heiz- und Warmwasserkosten“** werden alle Buchungen angezeigt, die für die Heizkosten- und Warmwasserabrechnung relevant sind. Hier sehen Sie die erfassten Kostenpositionen, die im Rahmen der Betriebskostenabrechnung berücksichtigt werden sollen. Dazu können z. B. Kosten für Heizung, Warmwasser, Wartung, Eichung oder Zähler gehören.
#### Wann werden hier Buchungen angezeigt? Buchungen erscheinen in diesem Tab, wenn sie unter [**Einnahmen und Ausgaben**](/anleitung/einnahmen-und-ausgaben.md) angelegt und einer passenden Kostenart für Heiz- oder Warmwasserkosten zugeordnet wurden. Wenn Ihnen bereits eine fertige Heizkosten- und Warmwasserabrechnung vorliegt, können Sie die darin enthaltenen Positionen unter **Einnahmen und Ausgaben** erfassen und direkt auf die jeweiligen Mietverhältnisse buchen. Die entsprechenden Buchungen werden anschließend hier angezeigt. ### Relevante Buchungen, wenn Ihnen eine fertige Heizkostenabrechnung bereits vorliegt Zunächst muss unterschieden werden, ob es sich bei dem Objekt, für welches Ihnen die Heiz- und Warmwasserkostenabrechnung bereits vorliegt, um eine Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG) handelt, da Immodio hierfür eigene Kategorien für die Buchung bereitstellt. ### 1. Das Objekt ist Teil einer WEG (Wohnungseigentümergemeinschaft) #### **1.1 Objekt hat eine Zentralheizung (WEG)**
Heizung und Warmwasser laut WEG-Abrechnung
Diese Kategorie verwenden Sie, wenn die vermietete Einheit Teil einer **Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG)** ist und Ihnen bereits eine fertige **WEG-Abrechnung** bzw. Hausgeldabrechnung vorliegt. Buchen Sie hier die Kosten für **Heizung und Warmwasser**, wenn das Objekt eine Zentralheizung besitzt und somit die Kosten für **Heizung und Warmwasser** in der WEG-Abrechnung **gemeinsam** ausgewiesen werden. #### Was kann hier gebucht werden? Buchen Sie hier nur den Anteil, der laut WEG-Abrechnung auf **Ihre vermietete Einheit entfällt** und sich auf **Heizung und Warmwasser** bezieht. Dazu können zum Beispiel gehören: * Heizkosten * Warmwasserkosten * Brennstoff- oder Energiekosten * Wartung und Reinigung der Heizungsanlage * Kosten für Verbrauchserfassung, Abrechnung oder Messdienste * sonstige laufende Kosten der zentralen Heizungs- und Warmwasserversorgung #### Zuordnung Wählen Sie bei der Zuordnung **"Einheit"** aus, wenn für den Zeitraum der Abrechnung **kein** Mieterwechsel in der Einheit stattgefunden hat oder **"Mietverhältnis"**, wenn im Zeitraum der Abrechnung ein Mieterwechsel stattgefunden hat. #### Wann diese Kategorie nicht verwendet werden soll Verwenden Sie diese Kategorie nicht, wenn die WEG-Abrechnung Heizkosten und Warmwasserkosten getrennt ausweist. In diesem Fall buchen Sie die Beträge separat in die passenden Kategorien: * [**Heizung laut WEG-Abrechnung**](#heizung-laut-weg-abrechnung) * **Warmwasser laut WEG-Abrechnung**
#### **1.2 Objekt hat getrennte Systeme für Heizung und Warmwasser (WEG)** #### *1.2.1 Kosten für die Heizung in der WEG*
Heizung laut WEG-Abrechnung
Diese Kategorie verwenden Sie, wenn die vermietete Einheit Teil einer **Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG)** ist und Ihnen bereits eine fertige **WEG-Abrechnung** bzw. Hausgeldabrechnung vorliegt. Buchen Sie hier ausschließlich die **Heizkosten**, wenn diese in der WEG-Abrechnung **getrennt von den Warmwasserkosten** ausgewiesen werden. Das ist typischerweise der Fall, wenn für das Objekt getrennte Systeme für die Heizung und Warmwassererzeugung vorhanden sind, die WEG-Verwaltung die Kosten für Heizung und Warmwasser bereits auf Ihre Einheit verteilt hat und in der Abrechnung ein eigener Betrag für die Heizung angegeben ist. #### Was kann hier gebucht werden? Buchen Sie hier nur den Anteil, der laut WEG-Abrechnung auf Ihre vermietete Einheit entfällt und sich auf die **Heizung** bezieht. Dazu können zum Beispiel gehören: * Heizkosten laut WEG-Abrechnung * Brennstoff- oder Energiekosten für die Heizung * Wartung, Reinigung oder Bedienung der Heizungsanlage * Kosten für Messdienste, Verbrauchserfassungen oder Heizkostenabrechnungen * sonstige laufende Kosten der Wärmeversorgung #### Zuordnung Wählen Sie bei der Zuordnung **"Einheit"** aus, wenn für den Zeitraum der Abrechnung **kein** Mieterwechsel in der Einheit stattgefunden hat oder **"Mietverhältnis"**, wenn im Zeitraum der Abrechnung ein Mieterwechsel stattgefunden hat. #### Wann diese Kategorie nicht verwendet werden soll Verwenden Sie diese Kategorie nicht, wenn Heizung und Warmwasser in der WEG-Abrechnung **nicht getrennt** ausgewiesen werden. In diesem Fall buchen Sie den gemeinsamen Betrag auf die Kategorie [**„Heizung und Warmwasser laut WEG-Abrechnung“**](#heizung-und-warmwasser-laut-weg-abrechnung). Wenn neben den Kosten für die Heizung zusätzlich ein separater Betrag für Warmwasser ausgewiesen ist, buchen Sie diesen nicht hier, sondern in der Kategorie [**„Warmwasser laut WEG-Abrechnung“**](#warmwasser-laut-weg-abrechnung).
#### *1.2.2 Kosten für Warmwasser in der WEG*
Warmwasser laut WEG-Abrechnung
Diese Kategorie verwenden Sie, wenn die vermietete Einheit Teil einer **Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG)** ist und Ihnen bereits eine fertige **WEG-Abrechnung** bzw. Hausgeldabrechnung vorliegt. Buchen Sie hier ausschließlich die **Warmwasserkosten**, wenn diese in der WEG-Abrechnung **getrennt von den Heizkosten** ausgewiesen werden. Das ist typischerweise der Fall, wenn für das Objekt getrennte Systeme für die Heizung und Warmwassererzeugung vorhanden sind, die WEG-Verwaltung die Kosten für Heizung und Warmwasser bereits auf Ihre Einheit verteilt hat und in der Abrechnung ein eigener Betrag für das Warmwasser angegeben ist. #### Was kann hier gebucht werden? Buchen Sie hier nur den Anteil, der laut WEG-Abrechnung auf Ihre vermietete Einheit entfällt und sich auf die **Warmwasserversorgung** bezieht. Dazu können zum Beispiel gehören: * Warmwasserkosten laut WEG-Abrechnung * Kosten für die Erwärmung des Wassers * anteilige Energiekosten für die Warmwasserbereitung * Wartung, Reinigung oder Bedienung der Warmwasserversorgungsanlage * Kosten für Messdienste, Verbrauchserfassungen oder Abrechnungen * sonstige laufende Kosten der zentralen Warmwasserversorgung #### Zuordnung Wählen Sie bei der Zuordnung **"Einheit"** aus, wenn für den Zeitraum der Abrechnung **kein** Mieterwechsel in der Einheit stattgefunden hat oder **"Mietverhältnis"**, wenn im Zeitraum der Abrechnung ein Mieterwechsel stattgefunden hat. #### Wann diese Kategorie nicht verwendet werden soll Verwenden Sie diese Kategorie nicht, wenn Heizung und Warmwasser in der WEG-Abrechnung **gemeinsam** ausgewiesen werden und kein separater Warmwasserbetrag vorhanden ist. In diesem Fall buchen Sie den gemeinsamen Betrag auf die Kategorie [**„Heizung und Warmwasser laut WEG-Abrechnung“**](#heizung-und-warmwasser-laut-weg-abrechnung). Wenn neben den Kosten für Warmwasser zusätzlich ein separater Betrag für Heizung ausgewiesen ist, buchen Sie diesen nicht hier, sondern in der Kategorie [**„Heizung laut WEG-Abrechnung“**](#heizung-laut-weg-abrechnung).
*** ### 2. Das Objekt ist **NICHT** Teil einer WEG (Wohnungseigentümergemeinschaft)
Miete, Eichung, Wartung für Heizungszähler
Diese Kategorie verwenden Sie für Kosten, die im Zusammenhang mit den **Heizungszählern** entstanden sind. Dazu gehören zum Beispiel Kosten für: * die Miete von Heizungs- und Warmwasserzählern * die Eichung von Heizungs- und Warmwasserzählern * die Wartung oder den Austausch von Heizungs- und Warmwasserzählern #### Zuordnung Wählen Sie bei der Zuordnung **„Objekt“** aus und anschließend das betroffene Objekt. Die Kosten werden dadurch dem gesamten Objekt zugeordnet und im Rahmen der Betriebskostenabrechnung auf die Mieter verteilt. #### Wichtig Buchen Sie hier nur Kosten, die sich direkt auf **Heizungs- und Warmwasserzähler** beziehen. {% hint style="info" %} Kosten für Kaltwasserzähler oder andere Zählerarten sollten nicht unter dieser Kategorie gebucht werden, sondern unter der jeweils passenden Kostenart. {% endhint %}
Kosten für Ablesung der Zähler, Zählerablesung, Erstellung der Heizkostenabrechnung und Wasserabrechnung
Ablese- und Abrechnungskosten sind grundsätzlich umlagefähig, aber nicht jede Abrechnungstätigkeit ist umlagefähig. Die jährliche Heizkostenabrechnung durch einen Messdienstleister fällt unter die HeizkostenV, die allgemeine Erstellung der Betriebskostenabrechnung beispielsweise durch eine Verwaltung oder den Vermieter zählt dagegen zu den Verwaltungskosten und wird in die Kategorie **"Verwaltungskosten, Kosten für Hausverwaltung (nicht umgelegt auf Mieter)"** gebucht. In dieser Kategorie erfassen Sie dementsprechend Kosten, die für die Ablesung von Verbrauchswerten und die Erstellung der verbrauchsabhängigen Heiz-, Warmwasser- oder Wasserabrechnung entstehen. Dazu gehören vor allem Leistungen eines Messdienstleisters oder Abrechnungsunternehmens, die erforderlich sind, um die erfassten Verbrauchswerte auszulesen, zu berechnen und auf die einzelnen Nutzer zu verteilen. **Typische Kosten in dieser Kategorie sind:** * Kosten für die jährliche Ablesung von Heizkostenverteilern, * Kosten für die Auslesung von Wärmezählern, * Kosten für die Auslesung von Warmwasserzählern, * Kosten für die Auslesung von Kaltwasserzählern, * Kosten für die Erstellung der Heizkostenabrechnung, * Kosten für die Erstellung der Warmwasserabrechnung, * Kosten für die Berechnung und Aufteilung der Verbrauchswerte, * Kosten für die Verarbeitung der Ablesewerte, * sowie Kosten für gesetzlich erforderliche Abrechnungs- und Verbrauchsinformationen, soweit diese vom Messdienstleister für Heizung oder Warmwasser berechnet werden. **Wichtig**: Allgemeine Verwaltungskosten gehören nicht hierher Nicht umlagefähig sind allgemeine Verwaltungskosten. Dazu gehören zum Beispiel Kosten für Buchhaltung oder **die allgemeine Erstellung der gesamten Betriebskostenabrechnung.** Anders ist es bei der speziellen Heizkosten-, Warmwasser- oder Wasserabrechnung durch einen Messdienstleister. Diese Kosten hängen unmittelbar mit der Verbrauchserfassung und Kostenverteilung zusammen und können grundsätzlich umgelegt werden, wenn die Umlage von Betriebskosten mietvertraglich vereinbart ist. ### Zwischenablesung bei Mieterwechsel {% hint style="info" %} Der BGH hat entschieden, dass Kosten der Verbrauchserfassung und Abrechnung, die wegen des Auszugs eines Mieters vor Ablauf der Abrechnungsperiode entstehen, grundsätzlich **keine laufenden Betriebskosten**, sondern Verwaltungskosten sind, sofern keine abweichende vertragliche Regelung besteht (vgl. BGH, 14.11.2007 - VIII ZR 19/07). {% endhint %} Bei einem Mieterwechsel innerhalb des Abrechnungszeitraums ist i. d. R. eine Zwischenablesung erforderlich. Die Kosten einer solchen Zwischenablesung oder Nutzerwechselgebühr sollten jedoch nicht automatisch als laufende Ablese- und Abrechnungskosten auf alle Mieter verteilt werden. Sie entstehen nicht regelmäßig, sondern wegen eines konkreten Nutzerwechsels. Deshalb sollten sie nur dann weiterberechnet werden, wenn hierfür eine wirksame vertragliche Grundlage besteht oder der Einzelfall rechtlich geprüft wurde. ### Wenn Sie als Vermieter selbst ablesen Wenn Sie die Zähler selbst ablesen, entstehen möglicherweise keine externen Ablesekosten. Eigene Arbeitsleistungen des Vermieters können bei Betriebskosten grundsätzlich nur unter engen Voraussetzungen angesetzt werden. Maßstab sind die Kosten, die für eine gleichwertige Leistung eines Dritten angefallen wären. Umsatzsteuer darf dabei nicht angesetzt werden, wenn sie tatsächlich nicht entstanden ist. #### **Voraussetzungen für Vermieter-Eigenleistung** 1. **Fiktive Kosten als Maßstab wählen / Drittanbieter-Prinzip**\ \ Wenn Sie als Vermieter selbst ablesen, müssen Sie sich an den fiktiven Kosten orientieren, die entstanden wären, wenn Sie einen Messdienstleister beauftragt hätten. Als Nachweis dienen meist Vergleichsangebote oder gängige Kostentabellen.
2. **Die Umsatzsteuer abziehen /** **Nettobetrag-Pflicht**\ \ Da der Vermieter privat keine Umsatzsteuer (Mehrwertsteuer) für seine eigene Arbeit zahlt, darf er diese auch nicht auf die Mieter umlegen. Es darf nur der Nettobetrag des fiktiven Drittangebots abgerechnet werden.
3. **Gleiche Wirtschaftlichkeit einhalten /** **Wirtschaftlichkeitsgebot**\ \ Die selbst berechneten Kosten dürfen nicht höher sein als die eines professionellen Dienstleisters. Brauchen Sie als Vermieter für das Ablesen drei Tage, dürfen Sie dennoch nur den Betrag ansetzen, den ein Profi für das gleiche Ergebnis in bspw. 60-Minuten-Arbeit verlangt hätte.
4. **Detailliert aufschlüsseln / Nachweispflicht**\ \ In der Abrechnung muss genau stehen, welche Leistung erbracht wurde (z. B. „Eigene Arbeitsleistung: Ablesen der Zähler am \[Datum]“). Der Mieter hat das Recht, die Kalkulationsgrundlage einzusehen und Sie als Vermieter müssen belegen können, woher die fiktiven Vergleichspreise stammen.
Betriebsstrom, Strom für Heizung
Der BGH hat entschieden (BGH, Urteil v. 3.6.2016, V ZR 166/15), dass der Betriebsstrom der Heizungsanlage **nicht einfach als Teil des Allgemeinstroms abgerechnet werden darf**. Als Vermieter müssen Sie somit den Betriebsstrom für die Aggregate, von denen die Wärmeerzeugung abhängt, **gesondert ermitteln**. Gibt es keinen Zwischenzähler, ist eine Schätzung zulässig, aber die Grundlagen der Schätzung müssen offengelegt werden. Betriebsstrom ist der Strom, der für den laufenden Betrieb der Heizungsanlage benötigt wird. Dazu gehören zum Beispiel Stromkosten für Brenner, Pumpen, Steuerung, Regelung, Gebläse oder andere technische Komponenten der Anlage. Am genauesten ist ein eigener Zwischenzähler für die Heizungsanlage. Dann kann der tatsächliche Stromverbrauch direkt erfasst und als Betriebsstrom gebucht werden. Wenn kein Zwischenzähler vorhanden ist, kann der Betriebsstrom geschätzt werden. Die Schätzung muss nachvollziehbar sein, zum Beispiel anhand der Anschlusswerte der Pumpen und Steuergeräte, der geschätzten Laufzeiten und des Strompreises. Alternativ kann eine fachliche Einschätzung durch einen Heizungsfachbetrieb oder Messdienstleister verwendet werden. {% hint style="info" %} Wenn der Betriebsstrom zunächst in der Hausstromrechnung enthalten ist, sollte er dort abgezogen und separat als Betriebsstrom der Heizungsanlage erfasst werden. {% endhint %} **Beispiel einer Schätzmethode:** Eine Umwälzpumpe hat eine Leistung von 80 Watt und läuft geschätzt 4.000 Stunden im Jahr. ``` 80 W = 0,08 kW 0,08 kW × 4.000 Stunden = 320 kWh Bei einem Strompreis von 0,35 €/kWh ergeben sich 112,00 € Betriebsstrom. ``` Wenn keine genaueren Daten vorliegen, kann der Betriebsstrom in der Praxis häufig anhand eines angemessenen Prozentsatzes der Brennstoffkosten geschätzt werden oder eine fachliche Einschätzung durch den Heizungsfachbetrieb oder den Messdienstleister eingeholt werden.
#### **2.1 Objekt hat getrennte Systeme für Heizung und Warmwasser** #### *2.1.1 Kosten für die Heizung*
Kosten für Heizung inkl. Wartung, keine Reparaturen (umgelegt auf Mieter)
Diese Kategorie verwenden Sie für **laufende Kosten der Heizungsversorgung**, die über die Heizkostenabrechnung auf die Mieter verteilt werden können. Verwenden Sie diese Kategorie insbesondere dann, wenn Heizung **und** Warmwasser über **getrennte** Systeme erzeugt beziehungsweise abgerechnet werden. {% hint style="info" %} Werden Heizung und Warmwasser dagegen durch **dieselbe verbundene Anlage** erzeugt und entstehen gemeinsame Kosten, verwenden Sie in Immodio die entsprechende Kategorie "[**Heizung und Warmwasser**](/anleitung/einnahmen-und-ausgaben/buchhaltung-erweiterung/10075900-heizung-und-warmwasser-umgelegt-auf-mieter.md)". {% endhint %} Typische Kosten dieser Kategorie sind: * Gas, Heizöl, Pellets oder andere Brennstoffe für die Heizung, * Strom, der unmittelbar zur Wärmeerzeugung verbraucht wird, beispielsweise bei einer Wärmepumpe, * Betriebsstrom der Heizungsanlage, * Bedienung, Überwachung und Pflege der Anlage, * regelmäßige Wartung und Überprüfung der Betriebsbereitschaft, * Einstellung der Heizungsanlage durch eine Fachkraft, * Reinigung der Heizungsanlage und des Betriebsraums, * bestimmte vorgeschriebene Messungen, * Kosten der Verbrauchserfassung, * Eichung beziehungsweise Verwendung von Heizkostenverteilern oder Wärmezählern, * Kosten für Berechnung und Aufteilung der Heizkosten, * sowie gegebenenfalls das Entgelt für eine gewerbliche Wärmelieferung. Diese Kostenarten sind in § 7 HeizkostenV und § 2 Nr. 4 BetrKV ausdrücklich als Kosten des Heizungsbetriebs aufgeführt. {% hint style="info" %} Buchen Sie hier keine Reparaturkosten. Reparaturen an der Heizungsanlage sind grundsätzlich nicht umlagefähig und dürfen daher nicht auf die Mieter verteilt werden. {% endhint %} #### **Typischer Fall: Gasheizung** Sie betreiben in einem Mehrfamilienhaus eine zentrale Gasheizung ausschließlich für die Raumheizung. Das Warmwasser wird über ein separates System erzeugt. Im Abrechnungsjahr entstehen: * Gasverbrauch: **5.000 €** * Heizungswartung: **350 €** * Verbrauchserfassung und Heizkostenabrechnung: **400 €** Gesamte Heizkosten: **5.750 €** Diese laufenden Kosten buchen Sie dann jeweils auf die Kategorie **„**[**Alle Kosten für Heizung inkl. Wartung, keine Reparaturen (umgelegt auf Mieter)**](/anleitung/einnahmen-und-ausgaben/buchhaltung-erweiterung/10005900-alle-kosten-fuer-heizung-inkl-wartung-keine-reparaturen-umgelegt-auf-mieter.md)**“** #### **Wann diese Kategorie und wann „Heizung und Warmwasser“?** Die Abgrenzung richtet sich danach, **wie Wärme und Warmwasser erzeugt werden**. 1. **Getrennte Systeme** Beispielsweise: * zentrale Gasheizung nur für Raumwärme, * Warmwasser über separate Boiler oder Durchlauferhitzer. Die Kosten der Gasheizung betreffen ausschließlich die Heizung. Buchen Sie die Kosten auf diese Kategorie „[Alle Kosten für Heizung inkl. Wartung, keine Reparaturen (umgelegt auf Mieter)](/anleitung/einnahmen-und-ausgaben/buchhaltung-erweiterung/10005900-alle-kosten-fuer-heizung-inkl-wartung-keine-reparaturen-umgelegt-auf-mieter.md)“ 2. **Gemeinsame Anlage** Eine zentrale Heizungsanlage erzeugt sowohl: * Raumwärme * als auch Warmwasser. Dann entstehen gemeinsame Brennstoff- beziehungsweise Energiekosten. Buchen Sie die Kosten auf die entsprechende Immodio-Kategorie **„**[**Heizung und Warmwasser (umgelegt auf Mieter)**](/anleitung/einnahmen-und-ausgaben/buchhaltung-erweiterung/10075900-heizung-und-warmwasser-umgelegt-auf-mieter.md)**“** #### **Kosten für Wartungen gehören auf diese Kategorie, Reparaturen jedoch nicht** Diese Unterscheidung ist besonders wichtig. **Regelmäßige Wartungs- und Betriebskosten** können umlagefähige Heizkosten sein. **Reparaturen und Instandsetzungen** sind dagegen Kosten des Vermieters. § 1 BetrKV schließt Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten ausdrücklich von den Betriebskosten aus. **Wartung** Typische Wartungsarbeiten sind beispielsweise: * regelmäßige Funktionskontrolle, * Prüfung der Betriebssicherheit, * Einstellung durch eine Fachkraft, * Reinigung, * Entfernung betriebsbedingter Ablagerungen, * wiederkehrende Überprüfung der Anlage. **Reparatur** Beispiele: * defekte Heizungssteuerung wird ersetzt, * kaputte Umwälzpumpe wird ausgetauscht, * Brenner wird wegen eines Defekts repariert, * Heizkessel wird instand gesetzt, * beschädigtes Bauteil wird ersetzt. **Beispiel: gemischte Handwerkerrechnung** Der Heizungsfachbetrieb berechnet: * jährliche Wartung: **220 €** * Austausch einer defekten Pumpe: **480 €** Dann dürfen die: **220 € Wartung** dieser umlagefähigen Heizkostenkategorie zugeordnet werden. Die **480 € Reparatur** müssen separat als nicht umlagefähige Reparatur behandelt werden bspw. in der Kategorie "[Instandhaltung, Erhaltungsaufwand, Handwerker, Reparaturen (sofort als Abschreibung abzugsfähig)](/anleitung/einnahmen-und-ausgaben/buchhaltung-erweiterung/10078700-instandhaltung-erhaltungsaufwand-handwerker-reparaturen-sofort-als-abschreibun.md)". Eine Rechnung sollte daher **aufgeteilt werden**, wenn sie sowohl Wartungs- als auch Reparaturleistungen enthält. #### **Bei Heizöl und anderen Vorräten zählt der Verbrauch** Gerade bei Heizöl oder anderen Brennstoffen, die auf Vorrat gekauft werden, ist wichtig: Für die Heizkostenabrechnung sind grundsätzlich die Kosten des **im Abrechnungszeitraum verbrauchten Brennstoffs** maßgeblich – nicht automatisch sämtliche Brennstoffe, die während dieses Jahres gekauft wurden, da hier bspw. noch ein entsprechender Rest der Ölmenge im Öltank verbleiben kann. **Beispiel** Heizölbestand zum Jahresanfang: **2.000 Liter** Im Laufe des Jahres kaufen Sie: **5.000 Liter** Bestand am Jahresende: **1.500 Liter** Verbraucht wurden: **2.000 + 5.000 − 1.500 = 5.500 Liter** Für die Heizkostenabrechnung muss deshalb der tatsächliche Brennstoffverbrauch berücksichtigt werden. #### **Verbrauchserfassung und Heizkostenabrechnung** Auch bestimmte Kosten der Verbrauchserfassung gehören zu den Heizkosten, beispielsweise: * Miete beziehungsweise Gebrauchsüberlassung von Verbrauchserfassungsgeräten, * Verwendung der Verbrauchserfassung, * Berechnung und Aufteilung der Heizkosten, * gesetzlich erforderliche Abrechnungs- und Verbrauchsinformationen. {% hint style="info" %} Bezieht sich eine Abrechnungsdienstleister-Rechnung sowohl auf **Heizung als auch Warmwasser**, sollte sie entsprechend der tatsächlichen Leistung beziehungsweise Abrechnung sachgerecht zugeordnet werden. {% endhint %} #### **Neuanschaffung oder Austausch der Heizungsanlage gehört nicht in diese Kategorie** Diese Kategorie ist für **laufende Heizungsbetriebskosten** bestimmt. Nicht hierher gehören beispielsweise: * Kauf einer neuen Heizungsanlage, * Austausch des Heizkessels, * Einbau einer neuen Wärmepumpe, * Modernisierung der Heizungsanlage, * Austausch defekter wesentlicher Bauteile. Diese Kosten sind keine laufenden Heizkosten und dürfen nicht über diese Kategorie in die Betriebskostenabrechnung übernommen werden. #### **Zuordnung in Immodio** Bei dieser Kategorie erfolgt die Zuordnung zum **Objekt**. Wählen Sie das Objekt aus, für dessen Heizungsanlage beziehungsweise Wärmeversorgung die Kosten entstanden sind. Betrifft eine Rechnung mehrere Objekte, sollte sie möglichst anhand des tatsächlichen Verbrauchs beziehungsweise der jeweiligen Rechnungspositionen auf die betroffenen Objekte verteilt werden. #### **Auf Mieter umlegen** Diese Kategorie ist ausdrücklich für **umlagefähige Heizkosten** vorgesehen. Kosten des laufenden Heizungsbetriebs gehören nach § 2 Nr. 4 BetrKV grundsätzlich zu den Betriebskosten. Voraussetzung für die Belastung des Mieters ist insbesondere eine entsprechende Betriebskostenvereinbarung; für die Verteilung der Heizkosten gelten zusätzlich die besonderen Vorschriften der Heizkostenverordnung. Der Schalter **„Umlegbar auf Betriebskostenabrechnung“** kann daher **aktiviert** bleiben. Dabei dürfen jedoch nur tatsächlich umlagefähige Bestandteile berücksichtigt werden. Insbesondere: **Wartung** → grundsätzlich umlagefähig **Reparatur/Instandsetzung** → nicht umlagefähig #### **Welche Unterlagen sollten Sie aufbewahren?** Bewahren Sie insbesondere auf: * **Brennstoff- und Energielieferantenrechnungen**, * Zahlungsnachweise, * Wartungsverträge und Wartungsrechnungen, * Rechnungen des Heizkostenabrechnungsdienstleisters, * Unterlagen über Wärmezähler und Heizkostenverteiler, * Ablese- und Verbrauchsdaten, * bei Heizöl oder anderen gelagerten Brennstoffen Nachweise über **Anfangs- und Endbestände**, * Rechnungen über gewerbliche Wärmelieferungen, * Unterlagen zur Berechnung und Aufteilung der **CO₂-Kosten**, * Heizkostenabrechnungen, * und bei gemischten Handwerkerrechnungen eine nachvollziehbare Trennung zwischen **Wartung und Reparatur**.
#### *2.1.2 Kosten für Warmwasser*
Alle Kosten für Warmwasser inkl. Wartung, keine Reparaturen (umgelegt auf Mieter)
Diese Kategorie verwenden Sie, wenn das Objekt **nicht Teil einer Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG)** ist und Heizung und Warmwasser über **getrennte Systeme** erzeugt werden. Buchen Sie hier alle laufenden und umlagefähigen Kosten, die ausschließlich mit der Warmwasserbereitung und Warmwasserversorgung des Objekts zusammenhängen. Die Kosten für die Beheizung des Objekts werden separat in der dafür vorgesehenen Kategorie **"Kosten für Heizung inkl. Wartung, keine Reparaturen"** erfasst. #### Was kann hier gebucht werden? Dazu können z. B. gehören: * Energiekosten für die Warmwasserbereitung, * Kosten für Gas, Strom, Heizöl oder andere Energieträger, soweit sie ausschließlich der Warmwasserbereitung zuzuordnen sind, * Kosten für den Betrieb der Warmwasserversorgungsanlage, * Wartung und Reinigung der Anlage zur Warmwasserbereitung, * Kosten für die Bedienung und Überwachung der Warmwasserversorgungsanlage, * sonstige laufende Kosten der zentralen Warmwasserversorgung. #### Zuordnung Wählen Sie bei der Zuordnung **„Objekt“** aus und anschließend das betroffene Objekt. Die Kosten werden dadurch dem gesamten Objekt zugeordnet und im Rahmen der Betriebskostenabrechnung auf die zugehörigen Mietverhältnisse verteilt. #### Wann diese Kategorie nicht verwendet werden soll Verwenden Sie diese Kategorie nicht, wenn Heizung und Warmwasser über das **gleiche System** erzeugt werden und die hierfür entstandenen Kosten nicht zuverlässig getrennt werden können. Buchen Sie die Kosten in diesem Fall gemeinsam in der Kategorie **„Heizung und Warmwasser“**. Separat entstandene Kosten für die Beheizung des Objekts gehören nicht in diese Kategorie, sondern unter **„Kosten für die Heizung“**. #### Wichtig Buchen Sie hier ausschließlich **laufende Betriebskosten**. Nicht in diese Kategorie gehören insbesondere: * Reparaturen an der Warmwasserversorgungsanlage, * die Beseitigung von Defekten, * Kosten für Ersatzteile, * größere Instandsetzungs- oder Erneuerungsmaßnahmen, * der vollständige Austausch der Warmwasseranlage. Solche Kosten sind keine laufenden Warmwasserkosten und dürfen daher nicht über diese Kategorie auf die Mieter umgelegt werden.
#### **2.2 Objekt hat das gleiche/gemeinsame Systeme für Heizung und Warmwasser** #### *2.2.1 Kosten für Heizung UND Warmwasser*
Heizung und Warmwasser (umgelegt auf Mieter)
Diese Kategorie verwenden Sie, wenn das Objekt **nicht Teil einer Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG)** ist und die Heizung der Räume sowie das Warmwasser über **das gleiche System** versorgt werden, beispielsweise über eine Zentralheizung. Buchen Sie hier die laufenden und umlagefähigen Kosten, die gemeinsam für die Beheizung des Objekts **und** die Warmwasserbereitung entstehen. Eine getrennte Erfassung als Heiz- und Warmwasserkosten ist in dieser Kategorie nicht erforderlich. #### Was kann hier gebucht werden? Dazu können z. B. gehören: * Kosten für Heizöl, Gas oder andere Brennstoffe, * Stromkosten für den Betrieb der Heizungs- und Warmwasseranlage, * Energiekosten für Heizung und Warmwasserbereitung, * Wartung und Reinigung der gemeinsamen Anlage, * Kosten für die Bedienung und Überwachung der Anlage, * sonstige laufende Kosten der gemeinsamen Wärme- und Warmwasserversorgung. #### Zuordnung Wählen Sie bei der Zuordnung **„Objekt“** aus und anschließend das betroffene Objekt. Die Kosten werden dadurch dem gesamten Objekt zugeordnet und im Rahmen der Betriebskostenabrechnung auf die zugehörigen Mietverhältnisse verteilt. #### Wann diese Kategorie nicht verwendet werden soll Verwenden Sie diese Kategorie nicht, wenn Heizung und Warmwasser über **getrennte Systeme** erzeugt werden oder die jeweiligen Kosten eindeutig getrennt ermittelt werden können. Buchen Sie die Beträge in diesem Fall separat in den Kategorien: * **„Alle Kosten für Heizung inkl. Wartung, keine Reparaturen“** * **„Alle Kosten für Warmwasser inkl. Wartung, keine Reparaturen“** Die Trennung in eigene Heiz- und Warmwasserkategorien ist für Nicht-WEG-Objekte mit **getrennten** Systemen ausdrücklich vorgesehen. #### Wichtig Buchen Sie hier ausschließlich **laufende Betriebskosten**. Nicht in diese Kategorie gehören insbesondere: * Reparaturen und die Beseitigung von Defekten, * Ersatzteile, * größere Instandsetzungsmaßnahmen, * Modernisierungen, * der vollständige Austausch der Heizungs- oder Warmwasseranlage. {% hint style="info" %} Kosten für die Ablesung von Zählern, die Erstellung der Heizkostenabrechnung sowie die Miete, Eichung oder Wartung von Heizungszählern sollten ebenfalls in den dafür vorgesehenen separaten Kategorien gebucht werden. {% endhint %}