Dokumente
Der Menüpunkt „Dokumente“ dient als zentrale Übersicht für alle Dateien, Fotos und Unterlagen, die Ihren Einheiten, Objekten oder Mietverhältnissen zugeordnet sind.
Unter dem Menüpunkt „Dokumente“ finden Sie eine zentrale Übersicht über alle in Immodio gespeicherten Dateien, Fotos und Unterlagen, die in den einzelnen Kategorien Ihrer Einheiten, Objekte, Beteiligten oder bei Vorgängen wie Neuvermietungen und Wohnungsübergaben erfasst oder von Immodio generiert wurden. So können Sie jederzeit und von überall auf Ihre immobilienrelevanten Dokumente zugreifen.
Sie haben zusätzlich die Möglichkeit, weitere Dokumente innerhalb der jeweiligen Kategorie hochzuladen, um alle wichtigen Unterlagen zentral in Immodio zu verwalten.
Standardmäßig sind sogenannte Systemordner vorhanden (z. B. für Mängel, Mietverhältnisse, Buchungen). Diese Ordner und deren Struktur sind vordefiniert und nicht veränderbar, da sie die interne Datenstruktur in Ihrer Immodio-Datenbank widerspiegeln.
Sie können jedoch jederzeit im Bereich "Weitere Dokumente" eigene Ordner und Ordnerstrukturen anlegen, um zusätzliche Unterlagen übersichtlich zu organisieren. Dabei haben Sie zwei Möglichkeiten eigene Ordner anzulegen:
a) Direkt auf der ersten Ebene unter "Weitere Dokumente" können eigene Ordner angelegt werden.
b) Immer dann, wenn Sie sich in den standardmäßig angelegten Systemordnern befinden und dort ein Ordner "Weitere Dokumente" existiert (z. B. "Alle Dokumente" / "Einheiten" / "MFH 2 - 1. OG links" / "Weitere Dokumente").
Über das Lupensymbol können Sie die jeweilige Ebene nach bestimmten Ordnern oder Dateien durchsuchen.
Funktionen
Eigene Ordner anlegen
Sie können jederzeit im Bereich "Weitere Dokumente" eigene Ordner und Ordnerstrukturen anlegen, um zusätzliche Unterlagen übersichtlich zu organisieren. Dabei haben Sie zwei Möglichkeiten eigene Ordner anzulegen:
a) Direkt auf der ersten Ebene unter "Weitere Dokumente" können eigene Ordner angelegt werden.
b) Immer dann, wenn Sie sich in den standardmäßig angelegten Systemordnern befinden und dort ein Ordner "Weitere Dokumente" existiert (z. B. "Alle Dokumente" / "Einheiten" / "MFH 2 - 1. OG links" / "Weitere Dokumente").
Vorgehen:
Klicken Sie auf „+ Neuer Ordner“.
Geben Sie im Feld den gewünschten Ordnernamen ein.
Bestätigen Sie mit Speichern.
Bitte beachten Sie, dass Sie aufgrund der Datenbankstruktur nur unter „Weitere Dokumente“ eigene Ordner anlegen können.
Ordner umbenennen
Vorgehen
Klicken Sie auf das „ 3-Punkte-Menü“ eines selbst angelegten Ordners.
Klicken Sie auf „Ordner umbenennen“.
Geben Sie anschließend den gewünschten Ordnernamen ein.
Bestätigen Sie die Änderung mit „Umbenennen“.
Bitte beachten Sie, dass ausschließlich von Ihnen selbst angelegte Ordner umbenannt werden können. Systemordner behalten aus technischen Gründen ihren vorgegebenen Namen.
Dateien hinzufügen
Sie können eigene Dateien hochladen, jedoch nicht in allen Systemordnern. Beispielsweise kann nur eine Hausordnung pro Objekt hinterlegt werden. In Ordnern zum Mietverhältnis lassen sich Dokumente nur über das jeweilige Mietverhältnis hochladen. Über folgende Wege lassen sich Dateien hochladen:
Kamera-Funktion: Nehmen Sie ein Foto direkt mit der Kamera auf, zum Beispiel ein Bild eines Dokumentes.
Galerie: Wählen Sie eine vorhandene Datei oder ein Foto aus Ihrer Foto Galerie aus.
Drag & Drop: Ziehen Sie eine PDF Datei einfach in das dafür vorgesehene Feld (aktuell werden nur PDF-Dateien unterstützt).
Dateiauswahl: Klicken Sie auf das Drag & Drop Feld, um den Datei-Explorer zu öffnen und die gewünschte PDF Datei manuell auszuwählen (aktuell werden nur PDF Dateien unterstützt).
Dateiaktionen
Jede Datei verfügt über ein 3-Punkte-Menü, über das Sie verschiedene Aktionen ausführen können:
Datei herunterladen
Datei in Immodio anzeigen
Nutzen Sie Immodio als sicheren und zentralen Speicherort für alle Ihre immobilienbezogenen Dokumente.
Ihre Vorteile:
Sicherer Zugriff von überall Greifen Sie jederzeit online auf Ihre Unterlagen zu – ob im Büro, zu Hause oder unterwegs.
Datenverschlüsselung: Ihre Informationen sind bei Übertragung und Speicherung vollständig verschlüsselt.
Datenspeicherung in Europa Ihre Daten liegen ausschließlich in modernsten europäischen Rechenzentren – zertifiziert nach ISO 27001.
Strukturierte Verwaltung Alle Dokumente sind übersichtlich und schematisch sortiert.
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