Erklärung zu Aktivierung, Sofortabzug und Abschreibung
Entscheidungshilfe für Immodio-Buchungen: Wann Kosten sofort abzugsfähig sind, wann sie aktiviert werden und wie die spätere Abschreibung gebucht wird.
Auf dieser Seite finden Sie Hilfestellung zu der Aktivierung und Abschreibung bzw. dem Sofortabzug von Kosten in Immodio. Manche Kosten können Sie sofort als Werbungskosten beziehungsweise Erhaltungsaufwand erfassen, während andere Kosten zunächst aktiviert werden müssen. Sie wirken sich dann nicht vollständig im Jahr der Zahlung aus, sondern erst über die Abschreibung.
A) Sofort abzugsfähig
Sofort abzugsfähig bedeutet: Die Ausgabe wird steuerlich grundsätzlich direkt im Jahr der Zahlung beziehungsweise Entstehung als Aufwand berücksichtigt. Sie wird also nicht über mehrere Jahre verteilt und nicht über eine Abschreibung aufgeteilt.
Das ist typischerweise der Fall, wenn eine Maßnahme nur den vorhandenen Zustand erhält, einen Schaden beseitigt oder eine normale laufende Instandhaltung darstellt. Es entsteht dabei kein neues Wirtschaftsgut, das Gebäude wird nicht erweitert und der Standard wird nicht wesentlich verbessert.
Beispiele für sofort abzugsfähige Kosten können sein:
Reparatur eines defekten Fensters,
Austausch eines beschädigten Heizungsventils,
Beseitigung eines Rohrbruchs,
normale Malerarbeiten,
Wartung oder kleinere Reparaturen,
gewöhnliche Instandhaltung zwischen zwei Mietverhältnissen.
Sofort abzugsfähig heißt für Sie in Immodio:
Sie legen eine Ausgabe an.
Sie wählen direkt die passende Kostenkategorie, zum Beispiel "Instandhaltung, Erhaltungsaufwand, Handwerker, Reparaturen (sofort als Abschreibung abzugsfähig)" oder "Reparaturen bei Vermietungsobjekten (nicht umgelegt auf Mieter)".
Sie tragen den entsprechenden vollen Rechnungsbetrag ein.
Die Ausgabe wird dann vollständig diesem Jahr zugeordnet.
B) Aktivieren und abschreiben
Aktivieren bedeutet: Eine Ausgabe wird steuerlich nicht sofort vollständig als Aufwand berücksichtigt. Stattdessen wird sie zunächst dem Wert eines Gebäudes oder eines Wirtschaftsguts zugerechnet. Der steuerliche Aufwand entsteht dann erst nach und nach über die Abschreibung, also über die sogenannte AfA (Absetzung für Abnutzung).
Für Sie in Immodio heißt das: Sie buchen den ursprünglichen Kaufpreis oder die ursprüngliche Herstellung nicht einfach vollständig als sofort abzugsfähige Ausgabe. Stattdessen prüfen Sie zuerst, ob die Ausgabe aktiviert werden muss. Wenn ja, ermitteln Sie den aktivierungspflichtigen Betrag, bestimmen die passende Nutzungsdauer und berechnen daraus den Abschreibungsbetrag für jedes Jahr.
Diesen berechneten Jahresbetrag erfassen Sie anschließend in Immodio als eigene Abschreibungsbuchung. Für aktivierte Sachanlagen verwenden Sie dafür die Kategorie "Abschreibungen auf Sachanlagen (ohne AfA auf Fahrzeuge und Gebäude)". Diese Kategorie ist also nicht für die ursprüngliche Rechnung gedacht, sondern nur für den berechneten AfA-Betrag des jeweiligen Jahres.
Das Vorgehen ist:
Sie prüfen, ob die Ausgabe sofort abzugsfähig ist oder aktiviert werden muss.
Sie ermitteln den Betrag, der aktiviert werden muss.
Sie legen fest, über wie viele Jahre dieser Betrag abgeschrieben wird.
Sie berechnen daraus den Anteil, der auf ein Jahr entfällt.
Sie erfassen diesen berechneten Jahresbetrag in Immodio als eigene Abschreibungsbuchung in der Kategorie "Abschreibungen auf Sachanlagen (ohne AfA auf Fahrzeuge und Gebäude)".
Im ersten Jahr berücksichtigen Sie den Jahresbetrag meistens nur zeitanteilig ab dem Monat der Anschaffung.
In den Folgejahren legen Sie die Abschreibungsbuchung erneut an, bis der aktivierte Betrag vollständig abgeschrieben ist.
So ermitteln Sie den zu aktivierenden Betrag
Der aktivierte Betrag ist nicht automatisch der komplette Rechnungsbetrag. Entscheidend ist, welcher Teil der Rechnung Anschaffungs- oder Herstellungskosten ist.
So gehen Sie vor:
Prüfen Sie zuerst, ob überhaupt aktiviert werden muss. Aktivierung kommt typischerweise in Betracht, wenn ein neues Wirtschaftsgut angeschafft wird, ein vorhandenes Wirtschaftsgut wesentlich verbessert wird, ein Gebäude erweitert wird oder innerhalb von drei Jahren nach Immobilienkauf anschaffungsnahe Herstellungskosten entstehen. Eine Übersicht zur Recherche finden Sie hier.
Ermitteln Sie den Teil der Rechnung, der zu diesem aktivierten Wirtschaftsgut gehört. Dazu gehören grundsätzlich der Kaufpreis oder Herstellungsbetrag sowie direkt zurechenbare Nebenkosten, zum Beispiel Lieferung, Montage, Einbau, Planung oder notwendige Einrichtung.
Ziehen Sie Beträge ab, die nicht zur Bemessungsgrundlage gehören. Dazu können Skonto, Rabatte, Zuschüsse, Erstattungen oder ein privater Nutzungsanteil gehören. Wenn ein Vorsteuerabzug möglich ist, gehört die abziehbare Vorsteuer normalerweise nicht zu den Anschaffungs- oder Herstellungskosten.
Teilen Sie gemischte Rechnungen auf. Wenn eine Rechnung sowohl sofort abzugsfähige Reparaturen als auch aktivierungspflichtige Bestandteile enthält, sollten die Beträge getrennt erfasst werden. Beispiel: Fensterreparatur sofort abzugsfähig, neuer Balkon aktivierungspflichtig.
Formel für die Berechnung der Abschreibung
Für eine Sachanlage gilt meistens:
Aktivierter Betrag = Kaufpreis + direkt zurechenbare Nebenkosten - Rabatte - Zuschüsse - abziehbare Vorsteuer - nicht vermieteter Anteil
Danach:
Jährliche AfA = aktivierter Betrag ÷ Nutzungsdauer
Im Anschaffungsjahr dann zeitanteilig:
AfA im ersten Jahr = jährliche AfA × (Monate im ersten Jahr ab Anschaffung) / 12
Beispiel
Eine Einbauküche kostet 6.000 €. Lieferung und Einbau sind bereits enthalten. Die Küche wird im Juli 2026 angeschafft und über 10 Jahre abgeschrieben.
6.000 € ÷ 10 Jahre = 600 € pro vollem Jahr
Da die Anschaffung im Juli erfolgt:
600 € × 6 / 12 = 300 € AfA für 2026
In Immodio buchen Sie dann:
ursprüngliche Anschaffung: passende Anschaffungs-/Sachanlagen-Kategorie
jährliche Abschreibung: "Abschreibungen auf Sachanlagen (ohne AfA auf Fahrzeuge und Gebäude)"
Bruttobetrag der AfA-Buchung 2026: 300 €
Bruttobetrag jährlich von 2027 bis 2035: jeweils 600 €
Restjahr 2036: 300 €
In Immodio erfassen Sie dann nicht nochmals den Kaufpreis von 6.000 € in der Abschreibungskategorie, sondern nur den AfA-Betrag des jeweiligen Jahres.
2026, Anschaffung im Juli
300 €
2027 bis 2035
jeweils 600 €
2036, Restzeitraum
300 €
So ist nach zehn Jahren insgesamt der aktivierte Betrag von 6.000 € abgeschrieben.
Wo schaut man die Nutzungsdauer nach?
Für bewegliche Wirtschaftsgüter nutzt man grundsätzlich die AfA-Tabellen des Bundesfinanzministeriums. Dort kann man nach dem Wirtschaftsgut suchen, zum Beispiel Möbel, Geräte, Werkzeuge, Maschinen oder Büroausstattung.
Wichtige Quellen:
Praktischer Leitfaden
Erhält oder repariert die Maßnahme nur den vorhandenen Zustand?
Meist sofort abzugsfähiger Erhaltungsaufwand. Rechnung auf eine passende Reparatur- oder Instandhaltungskategorie buchen.
Entsteht ein neues Wirtschaftsgut oder wird ein vorhandenes Wirtschaftsgut angeschafft?
Wenn kein geringwertiges Wirtschaftsgut vorliegt, entsprechend aktivieren und jährlich die AfA buchen.
Wird ein Gebäude erweitert, wesentlich verbessert oder erst in einen betriebsbereiten Zustand versetzt?
Wenn kein geringwertiges Wirtschaftsgut vorliegt, entsprechend aktivieren und jährlich die AfA buchen.
Schritt-für-Schritt-Anleitung für das Buchen von aktivierten Sachanlagen
Bei aktivierten Sachanlagen gibt es in der Praxis zwei Schritte.
Schritt 1: Anschaffung oder Herstellung erfassen
Erfassen Sie zuerst die ursprüngliche Anschaffung oder Herstellung mit einer passenden Kategorie für das angeschaffte Wirtschaftsgut. Beispiele:
Betriebsausstattung für allgemeine Betriebsausstattung über 952 € brutto
Büroeinrichtung (Möbel, Schreibtische, Stühle etc.) für Büroeinrichtung über 952 € brutto
Computer, Laptop, PC, Tablet, Smartphone, Drucker für entsprechende Hardware über 952 € brutto
Einmalig gekaufte EDV-Software und Computerprogramme für gekaufte Software über 952 € brutto
Werkzeuge (z. B. Rasenmäher, Kehrmaschine, Heckenschere) für Werkzeuge über 952 € brutto
Die Grenze von 952 € brutto entspricht bei 19 % Umsatzsteuer der gesetzlichen Grenze von 800 € ohne enthaltene Umsatzsteuer.
Jährliche AfA berechnen
Für den üblichen linearen Fall rechnen Sie so:
Aktivierter Betrag = Kaufpreis + direkt zurechenbare Nebenkosten - Rabatte - Zuschüsse - abziehbare Vorsteuer - nicht vermieteter Anteil
Danach:
Jährliche AfA = aktivierter Betrag ÷ Nutzungsdauer
Im Anschaffungsjahr dann zeitanteilig:
AfA im ersten Jahr = jährliche AfA × (Monate im ersten Jahr ab Anschaffung) / 12
Die Bemessungsgrundlage besteht grundsätzlich aus den Anschaffungs- oder Herstellungskosten einschließlich direkt zurechenbarer Nebenkosten. Dazu können zum Beispiel Lieferung, Montage oder notwendige Einrichtung gehören. Preisnachlässe, Zuschüsse oder Erstattungen sind zu berücksichtigen.
Bei der Umsatzsteuer ist wichtig: Soweit ein Vorsteuerabzug tatsächlich möglich ist, gehört die abziehbare Vorsteuer nicht zu den Anschaffungs- oder Herstellungskosten. Bei typischer umsatzsteuerfreier Wohnraumvermietung ist ein Vorsteuerabzug häufig nicht möglich; dann kann die Umsatzsteuer Teil der Bemessungsgrundlage sein. Prüfen Sie das bei umsatzsteuerpflichtiger Gewerbevermietung oder gemischter Nutzung besonders sorgfältig.
Die Nutzungsdauer bestimmen Sie anhand der voraussichtlichen betrieblichen Nutzungsdauer. Die AfA-Tabellen des Bundesfinanzministeriums dienen dabei als wichtiges Hilfsmittel. Für eine vollständig erneuerte Einbauküche in einer vermieteten Wohnung hat der Bundesfinanzhof entschieden, dass sie grundsätzlich als einheitliches Wirtschaftsgut über zehn Jahre abzuschreiben ist.
AfA-Betrag als eigene Ausgabe buchen
Für den jährlichen Abschreibungsbetrag verwenden Sie in Immodio die Kategorie: Abschreibungen auf Sachanlagen (ohne AfA auf Fahrzeuge und Gebäude)
So tragen Sie die Buchung der AfA ein:
Öffnen Sie Einnahmen und Ausgaben.
Legen Sie eine neue Ausgabe an.
Wählen Sie als Kategorie „Abschreibungen auf Sachanlagen (ohne AfA auf Fahrzeuge und Gebäude)“.
Wählen Sie bei der Zuordnung bspw. das betroffene Objekt.
Tragen Sie bei Bruttobetrag nur den berechneten AfA-Betrag für dieses Jahr ein, nicht den ursprünglichen Kaufpreis.
Lassen Sie „Umlegbar auf Betriebskostenabrechnung“ deaktiviert.
Verwenden Sie einen klaren Buchungstext, zum Beispiel „AfA 2026 Einbauküche Wohnung 2, Anschaffung Juli 2026“.
Wiederholen Sie diese AfA-Buchung in den Folgejahren mit dem jeweils passenden Jahresbetrag.
Anschaffungsjahr monatsgenau rechnen
Im Jahr der Anschaffung wird die lineare AfA zeitanteilig berechnet. Maßgeblich ist der Monat der Anschaffung oder Herstellung. Für jeden vollen Monat vor diesem Monat wird ein Zwölftel gekürzt.
Beispiel:
Anschaffung im Juli
Jahres-AfA: 600 €
Monate Juli bis Dezember: 6 Monate
AfA im Anschaffungsjahr: 600 € × 6/12 = 300 €
Im Folgejahr beträgt die AfA dann 600 €, solange keine Besonderheiten vorliegen.
Gebäude sind ein Sonderfall
Die Kategorie „Abschreibungen auf Sachanlagen (ohne AfA auf Fahrzeuge und Gebäude)“ ist nicht für Gebäude vorgesehen.
Wenn Kosten ein Gebäude betreffen und aktiviert werden müssen, erhöhen sie grundsätzlich die Anschaffungs- oder Herstellungskosten des Gebäudes. Die steuerliche Berücksichtigung erfolgt dann über die Gebäude-AfA.
In Immodio können Sie hierfür zukünftig im Bereich "Abrechnung" im Objekt bzw. in der Einheit die Finanzdaten des Objekts oder der Einheit erfassen. Dafür sind folgende Angaben vorgesehen:
davon Gebäudeanteil
AfA Gebäude
AfA Art
Anschaffungsnahe Herstellungskosten nach Immobilienkauf
Besonders wichtig ist die sogenannte 15-%-Grenze innerhalb der ersten drei Jahre nach Anschaffung eines Gebäudes.
Instandsetzungs- und Modernisierungsmaßnahmen können anschaffungsnahe Herstellungskosten sein, wenn:
das Gebäude entgeltlich angeschafft wurde,
die Maßnahmen innerhalb von drei Jahren nach der Anschaffung durchgeführt werden und
die Aufwendungen ohne Umsatzsteuer mehr als 15 % der Anschaffungskosten des Gebäudes betragen.
Beispiel:
Kaufpreis laut Aufteilung: Grund und Boden 150.000 €
Gebäudeanteil 300.000 €
15-%-Grenze sind dann: 45.000 €
Innerhalb der ersten drei Jahre werden Kosten für folgende Maßnahmen fällig:
Fenster 18.000 € netto
Bad 12.000 € netto
Elektrik 10.000 € netto
Malerarbeiten 8.000 € netto
Summe: 48.000 € netto
Die Grenze von 45.000 € ist überschritten. Die betreffenden Aufwendungen können dadurch anschaffungsnahe Herstellungskosten sein und gehören dann nicht in eine sofort abzugsfähige Reparaturkategorie.
In Immodio verwenden Sie in solchen Fällen dann die Kategorie:
Instandhaltung, Erhaltungsaufwand, Handwerker, Reparaturen (Aktivierungspflichtig, Anschaffungsnahe Herstellkosten)
Was nicht in die 15-%-Grenze gehört
Nicht in diese 15-%-Grenze gehören insbesondere jährlich übliche Erhaltungsarbeiten, zum Beispiel:
laufende Heizungswartung,
laufende Aufzugswartung,
Beseitigung von Rohrverstopfungen,
Entkalkung,
Ablesekosten.
Aktivierung auch ohne 15-%-Grenze möglich
Auch außerhalb der ersten drei Jahre oder unterhalb der 15-%-Grenze kann eine Maßnahme aktivierungspflichtig sein.
Typische Fälle sind:
Erweiterung des Gebäudes, zum Beispiel neuer Balkon, neue Terrasse oder neue Dachgaube,
Herstellung eines neuen Gebäudeteils oder eines anderen Gebäudes,
Versetzung eines erworbenen Gebäudes in den betriebsbereiten Zustand,
eine wesentliche Verbesserung des Gebäudes gegenüber dem ursprünglichen Zustand.
Bei Wohngebäuden schaut die Finanzverwaltung für die wesentliche Verbesserung besonders auf vier zentrale Ausstattungsbereiche:
Heizung,
Sanitär,
Elektroinstallation,
Fenster.
Vorschläge für Buchungstexte
Ein guter Buchungstext hilft später beim DATEV-Export, bei Rückfragen der steuerlich beratenden Person und bei der eigenen Kontrolle.
Beispiele:
Sofort abzugsfähig: Reparatur Heizungsventil Objekt Musterstraße 12
Aktivierung: anschaffungsnahe Herstellungskosten Badsanierung Objekt Musterstraße 12
AfA 2026 Einbauküche Wohnung 2, Anschaffung Juli 2026
WEG-Rücklagenverwendung 2026 Dachreparatur Einheit 4
Unterlagen aufbewahren
Bewahren Sie zu aktivierten und sofort abzugsfähigen Kosten mindestens auf:
vollständige Rechnung,
Zahlungsnachweis,
Leistungszeitraum,
Beschreibung der Maßnahme,
betroffene Immobilie, Einheit oder Ausstattung,
Kaufvertrag und Kaufpreisaufteilung bei Immobilienkäufen,
Datum des Übergangs von Besitz, Gefahr, Nutzungen und Lasten,
Übersicht aller Maßnahmen innerhalb der ersten drei Jahre nach Erwerb,
AfA-Berechnung mit Nutzungsdauer und Beginn der Abschreibung,
Nachweise zu Zuschüssen, Erstattungen oder privater Mitbenutzung,
Fotos oder Zustandsdokumentation bei größeren Baumaßnahmen.
Quellen und weiterführende Hinweise
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