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Diese Kategorie verwenden Sie für laufende und auf die Mieter umlagefähige Kosten der Warmwasserversorgung Ihres Mietobjekts. Hierzu gehören insbesondere laufende Kosten für: * die Erwärmung des Wassers, * den auf die Warmwasserbereitung entfallenden Anteil von Brennstoff- beziehungsweise Energiekosten, * den Betrieb einer zentralen Warmwasserversorgungsanlage, * Betriebsstrom der Warmwasseranlage, * Bedienung, Überwachung und Pflege der Anlage, * regelmäßige Wartung und Prüfung der Betriebsbereitschaft, * Reinigung und Entkalkung von Warmwassergeräten, * regelmäßige Einstellung der Anlage durch eine Fachkraft, * Miete beziehungsweise Gebrauchsüberlassung von Warmwasserzählern und anderen zulässigen Erfassungsgeräten, * Eichung beziehungsweise eichbedingten Austausch von Erfassungsgeräten, * Kosten der Verbrauchserfassung, Berechnung und Aufteilung, * sowie gegebenenfalls die eigenständig gewerbliche Lieferung von Warmwasser. Die Kosten der Warmwasserversorgung gehören zu den klassischen umlagefähigen Betriebskosten. § 2 Nr. 5 Betriebskostenverordnung erfasst ausdrücklich den Betrieb zentraler Warmwasserversorgungsanlagen, die gewerbliche Lieferung von Warmwasser sowie die Reinigung und Wartung von Warmwassergeräten. {% hint style="info" %} Wichtig ist jedoch die Abgrenzung zu Reparatur- und Instandhaltungskosten. Diese dürfen **nicht** über die Betriebskostenabrechnung auf Ihre Mieter umgelegt werden. {% endhint %} #### **Typischer Fall: zentrale Warmwasserversorgung** In Ihrem Mehrfamilienhaus wird das Warmwasser zentral erzeugt. Im Abrechnungsjahr entstehen beispielsweise: * Anteilige Energiekosten für die Warmwasserbereitung: **2.400 €** * Betriebsstrom der Anlage: **180 €** * Wartung und Reinigung: **320 €** * Verbrauchserfassung und Abrechnung: **250 €** Gesamte Warmwasserkosten: **3.150 €** Soweit diese Kosten tatsächlich auf die Warmwasserversorgung entfallen und keine Reparaturen oder nicht umlagefähigen Bestandteile enthalten, können sie grundsätzlich auf die Kategorie „[Alle Kosten für Warmwasser inkl. Wartung, keine Reparaturen (umgelegt auf Mieter)](/anleitung/einnahmen-und-ausgaben/buchhaltung-erweiterung/10006000-alle-kosten-fuer-warmwasser-inkl-wartung-keine-reparaturen-umgelegt-auf-mieter.md)“ gebucht werden. Die anschließende Verteilung auf die einzelnen Mieter richtet sich bei einer zentralen Warmwasserversorgung grundsätzlich nach der Heizkostenverordnung und wird von Immodio automatisch übernommen. #### **Warmwasser besteht aus Kosten für Wasser und dessen Erwärmung** Bei Warmwasserkosten muss zwischen dem verwendeten Wasser und der Energie für dessen Erwärmung unterschieden werden. **Beispiel:** Für die Warmwasserversorgung werden im Jahr 200 m³ Frischwasser verbraucht. Das Wasser selbst verursacht Kosten beim Wasserversorger. Zusätzlich entstehen Energie- beziehungsweise Brennstoffkosten, weil dieses Wasser beispielsweise mit: * Gas, * Heizöl, * Fernwärme, * einer Wärmepumpe * oder einer anderen zentralen Anlage erwärmt wird. § 2 Nr. 5 BetrKV zählt grundsätzlich sowohl die entsprechenden Wasserkosten als auch die Kosten der Wassererwärmung zu den Warmwasserkosten, soweit die Wasserkosten nicht bereits an anderer Stelle berücksichtigt wurden. {% hint style="warning" %} Für die Buchung in Immodio ist deshalb besonders wichtig, dieselben Frischwasserkosten nicht doppelt zu erfassen. {% endhint %} Werden die Kosten des gesamten Frischwasserbezugs bereits auf die Kategorie „[Alle Kosten für Wasserversorgung inkl. Wartung, keine Reparaturen (umgelegt auf Mieter)](/anleitung/einnahmen-und-ausgaben/buchhaltung-erweiterung/10006100-alle-kosten-fuer-wasserversorgung-inkl-wartung-keine-reparaturen-umgelegt-auf.md)“ gebucht, dürfen die darin enthaltenen Wasserkosten **nicht** nochmals zusätzlich als Warmwasserkosten gebucht werden. Auf die Kategorie "[Alle Kosten für Warmwasser inkl. Wartung, keine Reparaturen (umgelegt auf Mieter)](/anleitung/einnahmen-und-ausgaben/buchhaltung-erweiterung/10006000-alle-kosten-fuer-warmwasser-inkl-wartung-keine-reparaturen-umgelegt-auf-mieter.md)" gehört dann nur der Kostenanteil, der tatsächlich durch die Erwärmung und den Betrieb der Warmwasserversorgung entsteht. **Warmwasser und Heizung bei einer gemeinsamen Anlage unterscheiden** In vielen Mietobjekten erzeugt dieselbe Heizungsanlage sowohl Raumwärme als auch Warmwasser. Das ist eine sogenannte **gemeinsame** Heizungs- und Warmwasserversorgungsanlage. Ein typisches Beispiel ist eine zentrale Gasheizung, die im Winter die Heizkörper versorgt und gleichzeitig ganzjährig das Trinkwasser erwärmt. Dann darf eine gemeinsame Gas-, Öl-, Fernwärme- oder Energierechnung **nicht** einfach vollständig der Heizung oder vollständig dem Warmwasser zugeordnet werden. {% hint style="info" %} Verwenden Sie hierfür die Kategorie "[Heizung und Warmwasser (umgelegt auf Mieter)](/anleitung/einnahmen-und-ausgaben/buchhaltung-erweiterung/10075900-heizung-und-warmwasser-umgelegt-auf-mieter.md)". {% endhint %} **Wie werden die Warmwasserkosten auf die Mieter verteilt?** Bei einer zentralen Warmwasserversorgung schreibt die Heizkostenverordnung grundsätzlich eine verbrauchsabhängige Abrechnung vor. Von den Kosten des Betriebs der zentralen Warmwasserversorgungsanlage müssen: * mindestens 50 % * und höchstens 70 % nach dem tatsächlich erfassten Warmwasserverbrauch verteilt werden. Die verbleibenden Kosten werden nach der Wohn- beziehungsweise Nutzfläche verteilt. **Beispiel:** Umlagefähige Warmwasserkosten: **4.000 €** Der Vermieter verwendet einen Verteilerschlüssel von: * 70 % nach Verbrauch * 30 % nach Wohnfläche Dann werden **2.800 €** nach den gemessenen Warmwasserverbräuchen der einzelnen Wohnungen und **1.200 €** nach der jeweiligen Wohnfläche verteilt. {% hint style="info" %} Immodio übernimmt diese Aufteilung selbstverständlich automatisch. Sie selbst können für jedes Objekt die Aufteilung individuell anpassen. Weitere Informationen zur Anpassung der Aufteilung nach Verbrauch und Fläche finden Sie [**hier**](/anleitung/immobilien/objekt/abrechnung-objekt.md#aufteilung-der-betriebskosten). {% endhint %} #### **Fernablesbare Warmwasserzähler** Für Verbrauchserfassungsgeräte gelten inzwischen zusätzliche Anforderungen. Warmwasserzähler und andere Erfassungsgeräte, die nach dem 1. Dezember 2021 neu installiert werden, müssen grundsätzlich fernablesbar sein. Nicht fernablesbare Erfassungsgeräte, die bereits zuvor eingebaut wurden, müssen grundsätzlich spätestens bis zum 31. Dezember 2026 nachgerüstet oder durch fernablesbare Geräte ersetzt werden. Ausnahmen bestehen insbesondere, wenn dies technisch nicht möglich wäre oder einen unangemessenen Aufwand beziehungsweise eine unbillige Härte verursachen würde. Bei vorhandenen älteren Warmwasserzählern sollten Sie daher prüfen, ob diese bereits fernablesbar sind beziehungsweise ob ein Austausch erforderlich ist. {% hint style="info" %} Werden entgegen den entsprechenden Vorgaben keine vorgeschriebenen fernablesbaren Erfassungsgeräte installiert, kann dem Mieter ein zusätzliches Kürzungsrecht von 3 % zustehen. {% endhint %} Sind fernablesbare Erfassungsgeräte installiert, müssen den Nutzern grundsätzlich monatliche Verbrauchsinformationen für Heizung und Warmwasser zur Verfügung gestellt werden. Diese enthalten insbesondere Angaben zum Verbrauch des letzten Monats sowie Vergleichsinformationen. In der Praxis übernimmt diese Aufgabe häufig der beauftragte Mess- beziehungsweise Heizkostenabrechnungsdienstleister. Auch die entsprechenden laufenden Kosten der Verbrauchserfassung, Berechnung, Aufteilung und Abrechnungsinformationen können zu den umlagefähigen Betriebskosten gehören. #### **Kosten von Warmwasserzählern** Auch im Zusammenhang mit Warmwasserzählern können umlagefähige laufende Kosten entstehen. Hierzu können insbesondere gehören: * Miete beziehungsweise Gebrauchsüberlassung der Zähler, * laufende Verbrauchserfassung, * Ablesung, * Eichung, * Berechnung und Aufteilung der Kosten. Verwenden Sie hierfür die entsprechenden Kategorien: * "[Kosten für Ablesung der Zähler, Zählerablesung, Erstellung der Heizkostenabrechnung und Wasserabrechnung](/anleitung/einnahmen-und-ausgaben/buchhaltung-erweiterung/10116210-kosten-fuer-ablesung-der-zaehler-zaehlerablesung-erstellung-der-heizkostenabre.md)" * "[Miete, Eichung, Wartung für Heizungszähler (umgelegt auf Mieter)](/anleitung/einnahmen-und-ausgaben/buchhaltung-erweiterung/10005910-miete-eichung-wartung-fuer-heizungszaehler-umgelegt-auf-mieter.md)" * bzw. "[Miete, Eichung, Wartung für Wasserzähler (umgelegt auf Mieter)](/anleitung/einnahmen-und-ausgaben/buchhaltung-erweiterung/10006110-miete-eichung-wartung-fuer-wasserzaehler-umgelegt-auf-mieter.md)" #### **Betriebsstrom der Warmwasseranlage** Strom, der unmittelbar für den Betrieb der zentralen Warmwasseranlage benötigt wird, kann ebenfalls zu den umlagefähigen Warmwasserkosten gehören. Das betrifft beispielsweise Strom für: * Pumpen, * Steuerungstechnik, * Regelung, * Brenner, * Zirkulationspumpen * oder andere betriebsnotwendige Komponenten. Verwenden Sie hierfür die Kategorie "[Betriebsstrom, Strom für Heizung](/anleitung/einnahmen-und-ausgaben/buchhaltung-erweiterung/10005920-betriebsstrom-strom-fuer-heizung.md)". #### **Wartung der Warmwasseranlage** Regelmäßige Wartungsarbeiten gehören ausdrücklich zu den Kosten, die im Zusammenhang mit einer Warmwasserversorgung umlagefähig sein können. Hierzu gehören beispielsweise: * regelmäßige Überprüfung der Betriebsbereitschaft, * Überprüfung der Betriebssicherheit, * Einstellung durch eine Fachkraft, * Reinigung der Anlage, * Entfernung von Wasserablagerungen, * Entkalkung von Warmwassergeräten, * sowie die Beseitigung von Verbrennungsrückständen in den Geräten. Die Betriebskostenverordnung nennt die Reinigung und Wartung von Warmwassergeräten ausdrücklich als Betriebskosten. **Reparaturen gehören dagegen nicht in diese Kategorie** Von der Wartung muss die Reparatur klar getrennt werden. Nicht auf diese Kategorie gehören beispielsweise: * Austausch eines defekten Warmwasserspeichers, * Austausch einer defekten Zirkulationspumpe, * Reparatur eines defekten Boilers, * Austausch eines defekten Wärmetauschers, * Reparatur einer Steuerung, * Austausch defekter Ventile, * Reparatur einer gebrochenen Warmwasserleitung, * Austausch einer defekten Umwälzpumpe, * oder die Beseitigung eines sonstigen konkreten Schadens. Solche Maßnahmen dienen **nicht** dem laufenden Betrieb, sondern der Wiederherstellung beziehungsweise Instandsetzung der Anlage. **Gemischte Wartungs- und Reparaturrechnung aufteilen** Besonders wichtig ist die Prüfung von Handwerkerrechnungen. Beispiel: Eine Heizungsfirma berechnet: * Jährliche Wartung Warmwasseranlage: **220 €** * Reinigung und Einstellung: **80 €** * Austausch defekte Zirkulationspumpe: **420 €** * Montage der neuen Pumpe: **180 €** Die **300 €** für Wartung, Reinigung und Einstellung können grundsätzlich auf die Kategorie "[Alle Kosten für Warmwasser inkl. Wartung, keine Reparaturen (umgelegt auf Mieter)](/anleitung/einnahmen-und-ausgaben/buchhaltung-erweiterung/10006000-alle-kosten-fuer-warmwasser-inkl-wartung-keine-reparaturen-umgelegt-auf-mieter.md)" gebucht werden. Die **600 €** für Austausch und Montage der defekten Pumpe dürfen dagegen **nicht** über die Betriebskostenabrechnung auf die Mieter umgelegt werden. Verwenden Sie hierfür eine entsprechende Kategorie "[Instandhaltung, Erhaltungsaufwand, Handwerker, Reparaturen (Aktivierungspflichtig, Anschaffungsnahe Herstellkosten)](/anleitung/einnahmen-und-ausgaben/buchhaltung-erweiterung/10078600-instandhaltung-erhaltungsaufwand-handwerker-reparaturen-aktivierungspflichtig.md)" bzw. "[Instandhaltung, Erhaltungsaufwand, Handwerker, Reparaturen (sofort als Abschreibung abzugsfähig)](/anleitung/einnahmen-und-ausgaben/buchhaltung-erweiterung/10078700-instandhaltung-erhaltungsaufwand-handwerker-reparaturen-sofort-als-abschreibun.md)". {% hint style="info" %} Kann aus einer Rechnung nicht eindeutig erkannt werden, welcher Betrag auf Wartung und welcher auf Reparatur entfällt, sollten Sie vom Dienstleister eine nachvollziehbare Aufteilung verlangen. {% endhint %} #### **Warmwasserspeicher und Zirkulationsanlage** Zu einer zentralen Warmwasserversorgung gehören häufig: * Warmwasserspeicher, * Zirkulationsleitungen, * Zirkulationspumpen, * Regelungstechnik * und weitere technische Einrichtungen. Die laufenden Kosten ihres bestimmungsgemäßen Betriebs können grundsätzlich Bestandteil der Warmwasserkosten sein. #### **Dezentrale Warmwassergeräte** Nicht in jedem Mietobjekt wird Warmwasser zentral erzeugt. Eine Wohnung kann beispielsweise über: * einen elektrischen Durchlauferhitzer, * eine Gastherme * oder ein anderes eigenes Warmwassergerät versorgt werden. Bezahlt der Mieter den dafür benötigten Strom oder das Gas direkt an seinen eigenen Energieversorger, entstehen diese Energiekosten nicht beim Vermieter und werden deshalb auch **nicht** als Betriebskosten auf den Mieter umgelegt. Anders können **regelmäßige** **Wartungskosten** eines vom Vermieter bereitgestellten Warmwassergeräts zu behandeln sein. Die Betriebskostenverordnung nennt ausdrücklich die Reinigung und Wartung von Warmwassergeräten, einschließlich der regelmäßigen Prüfung ihrer Betriebsbereitschaft und Betriebssicherheit sowie der damit verbundenen Einstellung durch eine Fachkraft. Auch hier gilt jedoch: * Wartung kann umlagefähig sein. * Reparatur bleibt Vermietersache. #### **Legionellenprüfung nicht automatisch als Warmwasserkosten buchen** Bei größeren zentralen Trinkwasseranlagen können Untersuchungen auf Legionellen gesetzlich vorgeschrieben sein. Eine Untersuchungspflicht kann insbesondere bestehen, wenn die Trinkwasseranlage im Rahmen einer gewerblichen Tätigkeit genutzt wird, Duschen oder vergleichbare Einrichtungen vorhanden sind und bestimmte Größen der Trinkwassererwärmungsanlage beziehungsweise der Leitungen überschritten werden. Die Kosten einer Legionellenprüfung sollten jedoch nicht automatisch auf diese Kategorie für Warmwasserkosten gebucht werden. In der mietrechtlichen Einordnung werden solche Untersuchungen regelmäßig den „sonstigen Betriebskosten“ zugeordnet und nicht unmittelbar den Warmwasserkosten nach § 2 Nr. 5 BetrKV. Diese Kosten sind somit auf die Kategorie "[Sonstige Betriebskosten (umgelegt auf Mieter)](/anleitung/einnahmen-und-ausgaben/buchhaltung-erweiterung/10110010-sonstige-betriebskosten-umgelegt-auf-mieter.md)" zu buchen. Für ihre Umlage ist insbesondere die mietvertragliche Vereinbarung zu prüfen. {% hint style="info" %} Wird aufgrund eines festgestellten Legionellenbefalls eine zusätzliche Untersuchung oder eine konkrete Mangelbeseitigung erforderlich, handelt es sich i. d. R. **nicht** um normale laufende Betriebskosten. {% endhint %} #### **Zuordnung in Immodio** Bei dieser Kategorie erfolgt die Zuordnung zum **Objekt**. Wählen Sie das Objekt aus, für welches die Warmwasserkosten entstanden sind. Betrifft eine Rechnung mehrere Gebäude oder Einheiten, sollte der Betrag entsprechend der tatsächlichen Zuordnung beziehungsweise einem sachgerechten Aufteilungsschlüssel aufgeteilt werden. #### **Auf Mieter umlegbar** Diese Kategorie ist ausdrücklich für Warmwasserkosten vorgesehen, die über die Betriebs- beziehungsweise Heizkostenabrechnung an die Mieter weitergegeben werden. Der Schalter „**Umlegbar auf Betriebskostenabrechnung**“ bleibt deshalb bei tatsächlich umlagefähigen Warmwasserkosten **aktiviert**. Enthält eine Rechnung dagegen: * Reparaturen, * Instandsetzungen, * Neuanschaffungen, * Erneuerungen defekter Bauteile * oder andere nicht umlagefähige Kosten, dürfen diese Bestandteile **nicht** über diese Kategorie auf die Mieter umgelegt werden. Teilen Sie gemischte Rechnungen entsprechend auf. #### **Welche Unterlagen sollten Sie aufbewahren?** Bewahren Sie insbesondere auf: * Rechnungen des Energie- beziehungsweise Brennstofflieferanten, * Wärme- oder Warmwasserlieferrechnungen, * Wartungs- und Serviceverträge, * Rechnungen von Heizungs- und Sanitärfachbetrieben, * Zahlungsnachweise, * Warmwasserzählerstände, * Ableseprotokolle, * Abrechnungen des Mess- beziehungsweise Heizkostenabrechnungsdienstleisters, * Unterlagen zur Aufteilung zwischen Heizungs- und Warmwasserkosten, * Werte eines Wärmezählers für die Warmwasserbereitung, * Unterlagen über den verwendeten Verteilerschlüssel, * Nachweise über Eichung beziehungsweise Austausch von Warmwasserzählern, * sowie bei gemischten Handwerkerrechnungen eine nachvollziehbare Trennung von Wartung und Reparatur.