> For the complete documentation index, see [llms.txt](https://help.immodio.app/llms.txt). Markdown versions of documentation pages are available by appending `.md` to page URLs; this page is available as [Markdown](https://help.immodio.app/anleitung/einnahmen-und-ausgaben/buchhaltung-erweiterung/10023400-bezahlte-kautionen.md). # Bezahlte Kautionen
Diese Kategorie verwenden Sie, wenn **Sie selbst eine rückzahlbare Kaution oder Sicherheitsleistung bezahlen** und dadurch ein Anspruch auf spätere Rückzahlung entsteht. Für Vermieter kommt das beispielsweise vor, wenn für die eigene Vermietungstätigkeit Räume, Geräte oder andere Gegenstände angemietet werden und der Vertragspartner hierfür eine Kaution verlangt. ### Was kann hier gebucht werden? Typische Anwendungsfälle können sein: * Kaution für ein angemietetes Büro, das für die Immobilienverwaltung genutzt wird, * Kaution für einen angemieteten Lagerraum, * Kaution für eine zusätzlich angemietete Garage, * rückzahlbare Sicherheit für gemietete Geräte oder Maschinen, * rückzahlbare Kaution gegenüber einem Energie- oder Versorgungsunternehmen, * sonstige Sicherheitsleistungen, bei denen Sie nach Ende des Vertrags grundsätzlich einen Anspruch auf Rückzahlung haben. {% hint style="info" %} Entscheidend ist, dass es sich tatsächlich um eine **rückzahlbare Sicherheit** handelt. Die Zahlung darf also nicht endgültig beim Empfänger verbleiben, solange kein Sicherungsfall eintritt. {% endhint %} ### Die Kaution ist zunächst keine Ausgabe im steuerlichen Sinn Obwohl Geld von Ihrem Bankkonto abfließt, handelt es sich steuerlich nicht automatisch um Werbungskosten. Der Grund: Sie verlieren den wirtschaftlichen Wert zunächst nicht. An die Stelle des Bankguthabens tritt Ihr Anspruch auf Rückzahlung der Kaution. Die geleistete Kaution wird deshalb buchhalterisch als Vermögensgegenstand beziehungsweise Forderung behandelt. Auch bei einer Einnahmen-Überschussrechnung führt die Zahlung einer rückzahlbaren Mietkaution grundsätzlich nicht zum sofortigen Betriebsausgabenabzug. #### Beispiel Sie mieten für die Verwaltung Ihrer Immobilien einen kleinen Lagerraum und der Vermieter verlangt: **Monatsmiete: 400 €**\ **Kaution: 1.200 €** Die laufende Miete von 400 € kann – bei entsprechendem Zusammenhang mit Ihrer Vermietungstätigkeit – eine steuerlich relevante Ausgabe darstellen. Die Kaution von 1.200 € dagegen wird unter **„Bezahlte Kautionen“** erfasst. Sie ist zunächst keine Werbungskostenposition, weil Sie gegenüber dem Vermieter einen Rückzahlungsanspruch über 1.200 € besitzen. Erhalten Sie die Kaution später vollständig zurück, entsteht dadurch grundsätzlich ebenfalls keine neue steuerpflichtige Einnahme. Die ursprüngliche Forderung wird lediglich wieder in Geld umgewandelt. Vereinfacht: **Kaution bezahlen → Forderung entsteht** **Kaution zurückerhalten → Forderung wird ausgeglichen** ### Was passiert, wenn die Kaution nicht vollständig zurückgezahlt wird? Wird die Kaution am Ende des Vertrags ganz oder teilweise einbehalten, muss geprüft werden, **warum** sie einbehalten wurde. Beispielsweise kann eine Verrechnung erfolgen wegen unbezahlter Miete, Nebenkosten, Beschädigungen oder einer anderen Forderung des Vertragspartners. Dann sollte der einbehaltene Betrag nicht einfach dauerhaft auf dem Kautionskonto stehen bleiben. Stattdessen muss die Forderung aufgelöst und der Betrag entsprechend dem tatsächlichen wirtschaftlichen Grund eingeordnet werden. Ob daraus steuerlich Werbungskosten entstehen, hängt vom konkreten Sachverhalt und insbesondere vom Zusammenhang mit Ihrer Vermietungstätigkeit ab. Eine Unterscheidung kann bspw. zwischen der zunächst erfolgsneutralen Sicherheitsleistung und einem späteren endgültigen Verlust beziehungsweise einer Verrechnung getroffen werden. #### Beispiel Sie haben 1.500 € Kaution für ein ausschließlich zur Immobilienverwaltung genutztes Büro bezahlt. Nach Vertragsende erhalten Sie nur 1.300 € zurück. 200 € behält der Vermieter wegen einer noch offenen, berechtigten Nebenkostenabrechnung ein. Dann werden: **1.300 € als Rückzahlung der Kaution** behandelt und die verbleibenden **200 € entsprechend der zugrunde liegenden Nebenkostenforderung** eingeordnet. Die 200 € sollten nicht einfach als „Kaution“ stehen bleiben. ### Nicht mit erhaltenen Mietkautionen verwechseln Für Vermieter ist diese Abgrenzung besonders wichtig. Zahlt **Ihr Mieter Ihnen** eine Mietkaution, handelt es sich nicht um eine „bezahlte Kaution“, sondern um eine **erhaltene Kaution**. Verwenden Sie dafür in Immodio die separate Kategorie: **„**[**Erhaltene Kautionen**](/anleitung/einnahmen-und-ausgaben/buchhaltung/erhaltene-kautionen.md)**“** ### Wenn die Kaution später verrechnet wird Wird die Kaution später zur Begleichung einer tatsächlichen Rechnung oder Forderung verwendet, richtet sich die weitere steuerliche und gegebenenfalls umsatzsteuerliche Behandlung nach **diesem zugrunde liegenden Vorgang**. Beispielsweise kann die Kaution mit einer offenen Miete, einer Reparaturforderung oder Nebenkosten verrechnet werden. Dann ist nicht mehr die ursprüngliche Sicherheitsleistung entscheidend, sondern die Forderung, gegen die verrechnet wurde. ### Zusammenhang mit der Vermietung erforderlich Auch wenn eine Kaution zunächst keine Werbungskosten darstellt, sollte sie nur in der Immodio-Buchhaltung erfasst werden, wenn ein Zusammenhang mit der dort verwalteten Vermietungstätigkeit besteht. Eine private Kaution gehört nicht in die Buchhaltung Ihrer vermieteten Immobilien. Beispiel: Sie vermieten mehrere Wohnungen und mieten für deren Verwaltung ein Lager für Akten und Ersatzteile an. Eine hierfür bezahlte Kaution kann zur Vermietungstätigkeit gehören. Zahlen Sie dagegen die Kaution für Ihre privat bewohnte Wohnung, besteht grundsätzlich kein Zusammenhang mit Ihren Vermietungseinkünften. ### Zuordnung in Immodio Wählen Sie: **Zuordnung → Eigentümer** und anschließend den Eigentümer, der die Kaution geleistet hat und dem der Rückzahlungsanspruch zusteht. ### Nicht auf Mieter umlegbar Eine von Ihnen geleistete Kaution ist **keine Betriebskostenposition** Ihrer Mieter. Sie ist weder eine laufende Grundstücksbetriebsausgabe noch eine umlagefähige Leistung. Die Zahlung begründet vielmehr zunächst einen eigenen Rückzahlungsanspruch. Der Schalter **„Umlegbar auf Betriebskostenabrechnung“** sollte daher deaktiviert bleiben. ### Keine direkte Eintragung als Werbungskosten in der Anlage V Da die Auszahlung einer rückzahlbaren Kaution zunächst keine Werbungskosten darstellt, gehört der gezahlte Kautionsbetrag nicht einfach als Ausgabe in eine Werbungskostenzeile der Anlage V. Erst wenn die Kaution endgültig verloren geht oder mit einer konkreten vermietungsbezogenen Forderung verrechnet wird, muss geprüft werden, welche steuerliche Behandlung sich aus dem zugrunde liegenden Sachverhalt ergibt. ### Nicht hier buchen Nicht auf diese Kategorie gehören insbesondere **Kautionen, die Sie von Ihren eigenen Mietern erhalten**, normale Miete und Mietvorauszahlungen, Betriebskostenvorauszahlungen, Anzahlungen auf Waren oder Leistungen, Bürgschaften ohne Auszahlung einer Geldkaution, private Kautionen ohne Vermietungsbezug sowie endgültige Kosten, bei denen von Anfang an kein Rückzahlungsanspruch besteht. ### Welche Unterlagen sollten Sie aufbewahren? Bewahren Sie den Vertrag beziehungsweise die Kautionsvereinbarung, den Zahlungsnachweis, die Höhe und das Datum der Kaution, den Empfänger, den Zweck der Sicherheitsleistung sowie Unterlagen über die spätere Rückzahlung oder Verrechnung auf. Aus den Unterlagen sollte insbesondere hervorgehen, dass die Zahlung **rückzahlbar** ist. Nur dadurch lässt sich nachvollziehen, weshalb sie zunächst als Kaution und nicht als laufender Aufwand behandelt wurde.