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Diese Kategorie verwenden Sie für **laufende und umlagefähige Kosten eines Hauswarts oder Hausmeisterdienstes** sowie für Kosten des Winterdienstes und der Schnee- und Eisbeseitigung am ausgewählten Objekt. Rechtlich werden dabei zwei Betriebskostenarten zusammengefasst: * Hauswartkosten nach § 2 Nr. 14 BetrKV, * Winterdienst und Schneebeseitigung als nicht öffentliche Maßnahmen der Straßenreinigung nach § 2 Nr. 8 BetrKV. Zu den Hauswartkosten gehören die Vergütung, die Sozialbeiträge und geldwerten Leistungen, soweit die Tätigkeit **nicht** der Verwaltung, Reparatur, Instandhaltung, Instandsetzung, Erneuerung oder Durchführung von Schönheitsreparaturen dient. ### Was kann hier gebucht werden? #### Laufende Hauswart- und Hausmeisterkosten Hier können insbesondere gebucht werden: * laufende Vergütung eines angestellten Hauswarts, * Arbeitgeberanteile und Sozialabgaben, * nachvollziehbar bewertete geldwerte Leistungen, * Rechnungen eines externen Hausmeisterdienstes, * regelmäßige Kontroll-, Ordnungs-, Reinigungs- und Pflegearbeiten, * laufende Kosten des Winterdienstes, * Arbeitskosten für Schnee- und Eisbeseitigung, * verbrauchte Streumittel wie Splitt oder zulässiges Streusalz, * Anfahrts- und Einsatzkosten eines Winterdienstunternehmens. Bei einem externen Hausmeisterunternehmen muss aus Vertrag und Rechnung erkennbar sein, welche Leistungen tatsächlich erbracht werden. Eine pauschale Bezeichnung wie „Hausmeisterservice“ reicht für die interne Prüfung nicht aus, wenn darin auch Reparatur- oder Verwaltungsarbeiten enthalten sein können. ### Welche Hausmeistertätigkeiten sind umlagefähig? Umlagefähig können insbesondere **routinemäßige Arbeiten zur Sicherheit, Ordnung, Reinigung und Pflege** der gemeinschaftlichen Bereiche sein. Dazu können bspw. gehören: * Kontrolle der gemeinschaftlichen Flure, Treppenhäuser, Keller und Außenbereiche, * Prüfung, ob Rettungs- und Fluchtwege freigehalten werden, * Kontrolle, ob Haus- und Kellertüren ordnungsgemäß schließen, * Kontrolle frei zugänglicher Abläufe auf dem Grundstück, * Prüfung, ob die Beleuchtung gemeinschaftlicher Bereiche funktioniert, * routinemäßige Sichtkontrolle haustechnischer Anlagen, * Kontrolle gemeinschaftlicher Glasflächen auf erkennbare Gefahren, * Überwachung der Hausordnung, * Kontrolle der Treppenhausreinigung, * Kontrolle des Winterdienstes, * Reinigung gemeinschaftlicher Bereiche, * Bereitstellung und Zurückstellen von Müllbehältern, * Gartenpflege und Pflege gemeinschaftlicher Außenflächen, * Schnee- und Eisbeseitigung. ### Winterdienst und Schneeräumen Zum umlagefähigen Winterdienst können insbesondere gehören: * Räumen von Schnee auf Gehwegen und Zugängen, * Beseitigung von Schnee auf gemeinschaftlich genutzten Privatwegen, * Streuen bei Schnee- und Eisglätte, * wiederholtes Nachräumen oder Nachstreuen, * Beseitigung von Eisflächen, * Räumen von Zugängen zu Müllplätzen, Garagen oder Stellplätzen, * verbrauchte Streumittel, * Kosten eines beauftragten Winterdienstunternehmens. Welche Flächen, Zeiten und Streumittel betroffen sind, richtet sich nach den örtlichen Vorschriften, der Beschaffenheit des Grundstücks und der vertraglich übernommenen Leistung. ### Vertragliche Voraussetzung Hauswartkosten und Kosten nicht öffentlicher Straßenreinigungsmaßnahmen sind ausdrücklich in der Betriebskostenverordnung aufgeführt. Bei Wohnraum genügt deshalb grundsätzlich eine wirksame Vereinbarung, nach der der Mieter die Betriebskosten gemäß Betriebskostenverordnung trägt – was im Immodio-Mietvertrag entsprechend implementiert ist. Enthält der Mietvertrag dagegen nur einzelne ausdrücklich aufgezählte Betriebskosten, muss geprüft werden, ob Hauswart und Winterdienst von dieser Aufzählung erfasst sind. ### Zuordnung Wählen Sie bei der Zuordnung **„Objekt“** aus und anschließend das Gebäude, für das die Hausmeister- oder Winterdienstkosten angefallen sind. Die Kosten werden dem ausgewählten Objekt zugeordnet und im Rahmen der Betriebskostenabrechnung auf die zugehörigen Mietverhältnisse verteilt. Ist kein anderer wirksamer Verteilerschlüssel vereinbart, erfolgt die Verteilung bei Wohnraummietverhältnissen grundsätzlich nach dem Anteil der Wohnfläche. ### Gemischte Hausmeisterverträge aufteilen Hausmeister übernehmen häufig sowohl umlagefähige als auch nicht umlagefähige Tätigkeiten. Es sollte daher geprüft werden, welche Arbeitsanteile tatsächlich auf Betriebskosten entfallen. Enthält der Vertrag beispielsweise folgende Aufgaben: * regelmäßige Objektkontrolle, * Treppenhausreinigung, * Winterdienst, * Reparatur kleiner Schäden, * Wohnungsübergaben, * Bearbeitung von Mieteranfragen, dürfen nur die Anteile für die regelmäßige Kontrolle, Reinigung und den Winterdienst auf die Mieter verteilt werden. Ein pauschaler Abzug, etwa von fünf oder zehn Prozent für nicht umlagefähige Tätigkeiten, genügt nicht, wenn der Mieter die Abrechnung bestreitet. Der Vermieter muss die tatsächlichen Tätigkeiten und ihren jeweiligen Zeitaufwand nachvollziehbar aufschlüsseln. Die Darlegungs- und Beweislast für die umlagefähigen Hauswartkosten liegt beim Vermieter. Hilfreich sind daher: * ein detailliertes Leistungsverzeichnis, * Arbeits- oder Tätigkeitsnachweise, * Stundenaufzeichnungen, * eine getrennte Preisaufstellung, * objektbezogene Leistungsberichte. ### Wann diese Kategorie nicht verwendet werden soll Nicht hierher gehören insbesondere: * Reparaturen und Störungsbeseitigungen, * Austausch defekter Bauteile, * Instandhaltungs- und Instandsetzungsarbeiten, * Erneuerungs- und Modernisierungsmaßnahmen. {% hint style="info" %} Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten sind keine Betriebskosten und müssen vom Vermieter getragen werden. {% endhint %} ### Notdienstpauschalen des Hausmeisters Eine allgemeine Notdienstpauschale, mit der der Hausmeister außerhalb der Geschäftszeiten Störungsmeldungen wie Wasserrohrbrüche, Heizungs- oder Stromausfälle entgegennimmt und anschließend Reparaturen organisiert, ist **nicht** umlagefähig. Der Bundesgerichtshof bewertet eine solche allgemeine Bereitschaft als Verwaltungstätigkeit. Dass die Erreichbarkeit auch den Mietern zugutekommt, macht sie nicht zu einer umlagefähigen Betriebskostenleistung. Davon zu unterscheiden sind gesetzlich oder technisch erforderliche Notrufeinrichtungen bestimmter Anlagen, etwa eines Aufzugs. Diese gehören in die Kategorie **"Wartung Aufzug / Fahrstuhl (umgelegt auf Mieter)"** und nicht zu den allgemeinen Hauswartkosten. ### Schäden und außergewöhnliche Einsätze Kosten, die aufgrund eines konkreten Schadens oder Defekts entstehen, sind nicht allein deshalb umlagefähig, weil der Hausmeister die Arbeiten ausführt. Nicht umlagefähig sind beispielsweise: * Beseitigung eines Rohrbruchs, * Reparatur einer defekten Tür, * Austausch eines Schlosses, * Reparatur einer Beleuchtungsanlage, * Abdichtung eines undichten Dachs, * Reparatur eines beschädigten Zauns, * Beseitigung von Sturmschäden. Hat ein bestimmter Mieter einen Schaden schuldhaft verursacht, kann gegebenenfalls ein individueller Schadensersatzanspruch gegenüber dem Mieter bestehen. Die Kosten dürfen jedoch nicht pauschal als Hauswartkosten auf sämtliche Mieter verteilt werden. ### Wenn der Vermieter die Arbeiten selbst ausführt Übernimmt der Vermieter selbst Hauswartarbeiten oder den Winterdienst, können eigene Sach- und Arbeitsleistungen grundsätzlich mit dem Betrag angesetzt werden, den ein geeigneter Dritter für eine gleichwertige Leistung berechnet hätte. Eine fiktive Umsatzsteuer darf **nicht** angesetzt werden, wenn sie tatsächlich nicht entstanden ist. Dokumentiert werden sollten: * Datum und Dauer der Arbeiten, * konkret ausgeführte Tätigkeiten, * betreute oder geräumte Flächen, * verbrauchte Streumittel, * verwendeter marktüblicher Vergleichspreis, * Herkunft des Vergleichspreises. ### Wirtschaftlichkeit und Unterlagen Auch bei Hausmeister- und Winterdienstkosten muss der Vermieter das Wirtschaftlichkeitsgebot beachten. Ein besonders umfassender oder teurer Vertrag kann gerechtfertigt sein, etwa wegen eines großen Grundstücks, schwieriger Zugänge oder hoher Verkehrssicherungserfordernisse. Umfang und Preis müssen jedoch in einem angemessenen Verhältnis zur tatsächlich benötigten Leistung stehen. Bewahren Sie insbesondere auf: * Hausmeister- oder Winterdienstvertrag, * detailliertes Leistungsverzeichnis, * Rechnungen und Zahlungsnachweise, * Tätigkeits- und Stundennachweise, * Lohnabrechnungen und Arbeitgeberkosten, * Aufteilung umlagefähiger und nicht umlagefähiger Tätigkeiten, * Räum- und Streupläne, * Einsatznachweise des Winterdienstes, * Aufteilung bei mehreren Gebäuden, Mieter können Einsicht in die der Betriebskostenabrechnung zugrunde liegenden Belege verlangen.