> For the complete documentation index, see [llms.txt](https://help.immodio.app/llms.txt). Markdown versions of documentation pages are available by appending `.md` to page URLs; this page is available as [Markdown](https://help.immodio.app/anleitung/einnahmen-und-ausgaben/buchhaltung-erweiterung/10078500-instandhaltung-betrieblicher-raeume-umgelegt-auf-mieter.md). # Instandhaltung betrieblicher Räume (umgelegt auf Mieter)
Diese Kategorie verwenden Sie für Kosten zur Erhaltung **gewerblich vermieteter Räume**, wenn der Gewerbemietvertrag dem Mieter die betreffende Instandhaltungspflicht ausdrücklich und wirksam überträgt. Ohne eine solche Vereinbarung ist grundsätzlich der Vermieter verpflichtet, die Mietsache während der Mietzeit in einem zum vertragsgemäßen Gebrauch geeigneten Zustand zu erhalten. Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten gehören außerdem ausdrücklich **nicht zu den gewöhnlichen Betriebskosten**. Sie können daher nicht allein aufgrund einer allgemeinen Vereinbarung über die Umlage von Betriebskosten weiterberechnet werden. #### Was kann hier gebucht werden? Buchen Sie hier nur Kosten, die * unmittelbar die vermieteten Gewerberäume betreffen, * nach dem Gewerbe-Mietvertrag vom Gewerbemieter zu tragen sind, * durch den vertragsgemäßen Mietgebrauch oder die Risikosphäre des Mieters veranlasst wurden, * und keiner spezielleren Kostenkategorie zuzuordnen sind. Dazu können, abhängig von der konkreten Vertragsregelung, beispielsweise gehören: * laufende Instandhaltungsarbeiten an ausschließlich vom Mieter genutzten Türen und Schlössern, * Instandhaltung von Fensterbeschlägen innerhalb der Gewerbeeinheit, * kleinere Erhaltungsmaßnahmen an Sanitärgegenständen und Armaturen der Mieträume, * Instandhaltung von Schaltern, Steckdosen oder anderen Installationen innerhalb der Gewerbeeinheit, * Pflege und Erhaltung von ausschließlich dem Mieter überlassenen Einrichtungen, * vertraglich übernommene Instandhaltungsmaßnahmen an mieterspezifischen technischen Anlagen, * sonstige Erhaltungsarbeiten innerhalb der Mieträume, soweit sie dem Gebrauch oder Verantwortungsbereich des Mieters zuzuordnen sind. {% hint style="info" %} Bei einem vom Vermieter gestellten Formularmietvertrag darf die Instandhaltungspflicht nicht unbeschränkt auf den Gewerbemieter übertragen werden. Zulässig kann eine Übertragung insbesondere sein, soweit sie sich auf die Mieträume und auf Schäden oder Abnutzungen aus dem Mietgebrauch beziehungsweise der Risikosphäre des Mieters beschränkt. {% endhint %} #### Vertragliche Vereinbarung prüfen Prüfen Sie vor der Buchung die entsprechende Regelung im Gewerbe-Mietvertrag. Die Klausel sollte möglichst eindeutig festlegen: * welche Räume, Bauteile und Anlagen erfasst sind, * ob nur Instandhaltung oder auch Instandsetzung übernommen wird, * welche Schäden und Abnutzungen der Mieter zu tragen hat, * ob eine Kostenobergrenze vereinbart wurde, * wie gemeinschaftlich genutzte Bereiche verteilt werden, * ob bestimmte Gebäudeteile ausdrücklich ausgenommen sind. Eine pauschale Formulierung wie „Der Mieter trägt alle Instandhaltungskosten“ kann insbesondere in Allgemeinen Geschäftsbedingungen problematisch sein. Vertragsklauseln müssen klar und verständlich sein und dürfen dem Mieter kein unkalkulierbares oder unangemessenes Kostenrisiko auferlegen. #### Gemeinschaftsflächen und technische Anlagen Besondere Vorsicht ist geboten, wenn sich die Kosten auf gemeinschaftlich genutzte Flächen oder Anlagen beziehen, zum Beispiel: * Flure und Treppenhäuser, * gemeinschaftliche Sanitäranlagen, * Parkplätze und Zufahrten, * Aufzüge, * zentrale Lüftungs- oder Klimaanlagen, * Hauptleitungen, * gemeinschaftliche Türen und Tore. Die formularmäßige Übertragung der Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten solcher Gemeinschaftsbereiche ist ohne eine angemessene Begrenzung der Höhe nach in der Regel unwirksam. Der Mieter würde sonst auch Kosten für bereits vorhandene Abnutzung, Schäden durch andere Nutzer oder nicht von ihm beeinflussbare Gebäudeteile tragen. Enthält der Gewerbe-Mietvertrag eine wirksame Kostenobergrenze, dürfen nur die innerhalb dieser Grenze liegenden Beträge erfasst und weiterberechnet werden. Übersteigende Kosten verbleiben beim Vermieter. #### Zuordnung Wählen Sie bei der Zuordnung **„Mietverhältnis“** aus und anschließend das betroffene Mietverhältnis. Betrifft eine Rechnung mehrere Gewerbeeinheiten, muss der Betrag nach einem vertraglich vereinbarten oder sachgerechten und nachvollziehbaren Maßstab aufgeteilt werden. #### Abgrenzung zu Reparaturen und Erneuerungen Verwenden Sie diese Kategorie grundsätzlich nicht für: * umfangreiche Reparaturen, * den Ersatz vollständig verschlissener Bauteile, * altersbedingte Erneuerungen, * Modernisierungsmaßnahmen, * den erstmaligen Einbau neuer Einrichtungen, * die Beseitigung bereits bei Mietbeginn vorhandener Mängel, * Schäden durch Alterung oder Witterung außerhalb der Mieterrisikosphäre, * Schäden, die von anderen Mietern oder sonstigen Dritten verursacht wurden, * Arbeiten an Dach, Fassade oder tragenden Gebäudeteilen, * Reparaturen an zentralen Hauptleitungen oder der allgemeinen Gebäudesubstanz. Solche Maßnahmen fallen grundsätzlich in den Verantwortungsbereich des Vermieters, sofern keine wirksame und im Einzelfall zulässige abweichende Vereinbarung besteht. Eine formularmäßige Übertragung unkalkulierbarer Kosten auf den Gewerbemieter kann gegen § 307 BGB verstoßen. #### Vom Mieter verursachte Schäden Hat der Mieter die Mietsache schuldhaft beschädigt, handelt es sich idR. nicht um eine gewöhnliche Umlage von Instandhaltungskosten, sondern um einen möglichen **Schadensersatzanspruch gegen den verursachenden Mieter**. #### Gemischte Rechnungen aufteilen Enthält eine Handwerkerrechnung sowohl umlagefähige Instandhaltungsleistungen als auch nicht weiterberechenbare Reparatur-, Ersatz- oder Modernisierungsarbeiten, darf nicht der gesamte Rechnungsbetrag auf den Mieter übertragen werden. Bitten Sie das ausführende Unternehmen möglichst um eine getrennte Ausweisung von: * Wartung und laufender Pflege, * Instandhaltung, * Reparatur beziehungsweise Instandsetzung, * Ersatzteilen, * Neuanschaffungen, * Modernisierungen. Nur der nach dem Gewerbemietvertrag tatsächlich vom Mieter zu tragende Anteil sollte in dieser Kategorie gebucht werden. #### Wichtig bei Beendigung des Mietverhältnisses Ansprüche des Vermieters wegen nicht ausgeführter, vertraglich übernommener Instandhaltungs- oder Instandsetzungsmaßnahmen können nach der Rückgabe der Gewerberäume der kurzen Verjährungsfrist des § 548 BGB unterliegen. Der Bundesgerichtshof wendet diese kurze Frist auch auf Erfüllungs- und Schadensersatzansprüche wegen nicht erfüllter Instandhaltungspflichten an. Vermieter sollten die Räume daher zeitnah nach der Rückgabe prüfen, den Zustand dokumentieren und mögliche Ansprüche rechtzeitig verfolgen. #### Unterlagen für die Abrechnung Bewahren Sie insbesondere auf: * den Gewerbemietvertrag und die maßgebliche Vertragsklausel, * Rechnungen und Leistungsnachweise, * eine Beschreibung des betroffenen Bauteils oder der Anlage, * Nachweise über die betroffene Gewerbeeinheit, * Fotos oder Übergabeprotokolle, soweit relevant, * die Aufteilung gemischter Rechnungen, * die Berechnung einer vereinbarten Kostenobergrenze, * Zahlungsnachweise.