> For the complete documentation index, see [llms.txt](https://help.immodio.app/llms.txt). Markdown versions of documentation pages are available by appending `.md` to page URLs; this page is available as [Markdown](https://help.immodio.app/anleitung/einnahmen-und-ausgaben/buchhaltung-erweiterung/10092700-nachzahlungen-erstattungen-fuer-wohnraum-umsatzsteuerfreie-vermietung.md). # Nachzahlungen / Erstattungen von Betriebskosten / Nebenkosten
Diese Kategorie verwenden Sie für **Nachzahlungen oder Erstattungen aus einer Betriebskostenabrechnung bei normalem, umsatzsteuerfrei vermietetem Wohnraum**. Gemeint ist insbesondere der Saldo, der entsteht, nachdem Sie die im Abrechnungszeitraum umlagefähigen Betriebskosten mit den vom Mieter bereits geleisteten Betriebskostenvorauszahlungen verglichen haben. Dabei können zwei Fälle entstehen: * **Nachzahlung:** Die tatsächlichen umlagefähigen Betriebskosten waren höher als die geleisteten Vorauszahlungen. Ihr Mieter muss Ihnen den Differenzbetrag nachzahlen. * **Erstattung beziehungsweise Guthaben:** Die geleisteten Vorauszahlungen waren höher als die tatsächlichen umlagefähigen Betriebskosten. Sie müssen Ihrem Mieter den Differenzbetrag zurückzahlen. Dabei gilt es zwischen den **laufend vereinnahmten Umlagen** und den später aus der Betriebskostenabrechnung resultierenden **Nachzahlungen beziehungsweise Erstattungen** zu unterscheiden. Die gewöhnliche langfristige Vermietung von Wohnraum ist grundsätzlich umsatzsteuerfrei. Für den Saldo aus der Betriebskostenabrechnung eines solchen Mietverhältnisses verwenden Sie deshalb diese Kategorie. #### **Diese Kategorie ist nicht für die monatlichen Betriebskostenvorauszahlungen** Während des Jahres zahlt Ihr Mieter beispielsweise monatlich: * **Kaltmiete: 700 €** * **Betriebskostenvorauszahlung: 200 €** Die monatlichen Betriebskostenvorauszahlung in Höhe von **200 €** sind laufend vereinnahmte Umlagen und gehören auf die hierfür vorgesehene Kategorie für **"**[**Vorauszahlung Nebenkosten / Betriebskosten**](/anleitung/einnahmen-und-ausgaben/buchhaltung-erweiterung/10144700-vorauszahlung-nebenkosten-betriebskosten.md)**"**. Erst wenn Sie später die Betriebskostenabrechnung erstellen und daraus beispielsweise eine **Nachzahlung von 300 €** entsteht, gehört dieser zusätzliche Betrag auf die Kategorie **"**[**Nachzahlungen/Erstattungen für Wohnraum (umsatzsteuerfreie Vermietung)**](/anleitung/einnahmen-und-ausgaben/buchhaltung-erweiterung/10092700-nachzahlungen-erstattungen-fuer-wohnraum-umsatzsteuerfreie-vermietung.md)**".** Die jährliche Abrechnung und die monatlichen Vorauszahlungen müssen deshalb getrennt voneinander erfasst werden. #### **a) Beispiel: Nachzahlung des Mieters** Die monatliche Betriebskostenvorauszahlung Ihres Mieters beträgt: **200 €** Im gesamten Jahr wurden deshalb vorausgezahlt: **200 € × 12 = 2.400 €** Die tatsächlich umlagefähigen Betriebskosten für den Abrechnungszeitraum betragen: **2.700 €** Damit ergibt sich: **2.700 € tatsächliche Kosten**\ **– 2.400 € Vorauszahlungen**\ **= 300 € Nachzahlung** Ihr Mieter überweist Ihnen die **300 €** nach Erhalt der Betriebskostenabrechnung. Diese **300 €** buchen Sie als Typ "**Einnahme**" auf die Kategorie **„**[**Nachzahlungen/Erstattungen für Wohnraum (umsatzsteuerfreie Vermietung**)](/anleitung/einnahmen-und-ausgaben/buchhaltung-erweiterung/10092700-nachzahlungen-erstattungen-fuer-wohnraum-umsatzsteuerfreie-vermietung.md)**“.** #### **b) Beispiel: Guthaben des Mieters** Die Betriebskostenvorauszahlungen betragen wiederum: **2.400 €** Die tatsächlich umlagefähigen Kosten betragen diesmal nur: **2.100 €** Damit ergibt sich: **2.400 € Vorauszahlungen**\ **– 2.100 € tatsächliche Kosten**\ **= 300 € Guthaben** Sie erstatten Ihrem Mieter: **300 €** Diese Erstattung gehört ebenfalls auf die Kategorie "[**Nachzahlungen/Erstattungen für Wohnraum (umsatzsteuerfreie Vermietung)**](/anleitung/einnahmen-und-ausgaben/buchhaltung-erweiterung/10092700-nachzahlungen-erstattungen-fuer-wohnraum-umsatzsteuerfreie-vermietung.md)"**.** {% hint style="info" %} Allerdings handelt es sich wirtschaftlich um eine Minderung der zuvor vereinnahmten Umlagen, weshalb Sie diese als Typ "**Ausgabe**" buchen. {% endhint %} **Nicht mit anderen Nachzahlungen oder Erstattungen verwechseln** Diese Kategorie ist ausschließlich für den **Saldo aus der Betriebskostenabrechnung mit Ihrem Mieter** vorgesehen. Nicht hierher gehören beispielsweise: * nachgezahlte Kaltmiete, * Mietrückstände, * Nachzahlungen aufgrund einer Mieterhöhung, * Kautionen, * Schadenersatz, * Erstattungen eines Energieversorgers, * Guthaben oder Nachzahlungen aus einer WEG-Abrechnung, * Erstattungen einer Versicherung. Erhalten Sie beispielsweise von Ihrer Hausverwaltung ein Guthaben aus der Jahresabrechnung, handelt es sich nicht um eine Erstattung aus der Betriebskostenabrechnung mit Ihrem Mieter. #### **Vermietung an Angehörige** Ist der Wohnraum an einen Angehörigen vermietet, verwenden Sie **nicht** diese allgemeine Kategorie. Für diesen Fall gibt es die gesonderte Kategorie **„**[**Nachzahlungen/Erstattungen für an Angehörige vermietete Wohnraum**](/anleitung/einnahmen-und-ausgaben/buchhaltung-erweiterung/10092600-nachzahlungen-erstattungen-fuer-an-angehoerige-vermietete-wohnraum.md)**“.** Damit bleiben normale Wohnraumvermietungen und Vermietungen an Angehörige auch bei der Betriebskostenabrechnung getrennt voneinander erfasst. #### **Umsatzsteuerpflichtige Vermietung** Wird das betreffende Mietverhältnis **umsatzsteuerpflichtig** geführt, verwenden Sie ebenfalls **nicht** diese Kategorie. Für diesen Fall verwenden Sie die Kategorie **„**[**Nachzahlungen/Erstattungen für Wohnraum (umsatzsteuerpflichtige Vermietung)**](/anleitung/einnahmen-und-ausgaben/buchhaltung-erweiterung/10092800-nachzahlungen-erstattungen-fuer-wohnraum-umsatzsteuerpflichtige-vermietung.md)**“** Für die typische langfristige Vermietung einer Wohnung an einen privaten Wohnraummieter ist dagegen grundsätzlich die **umsatzsteuerfreie Kategorie** die richtige Zuordnung. #### **In welchem Jahr wird die Nachzahlung erfasst?** Bei Einkünften aus Vermietung und Verpachtung gilt grundsätzlich das **Zuflussprinzip**. Einnahmen werden grundsätzlich in dem Kalenderjahr berücksichtigt, in dem sie Ihnen tatsächlich zufließen. § 11 EStG regelt diesen Grundsatz ausdrücklich. **Beispiel** Sie erstellen die Betriebskostenabrechnung für das Jahr **2025** im **August 2026** Nachzahlung des Mieters betragen: **300 €** Zahlungseingang der Nachzahlung: **September 2026** {% hint style="info" %} Dann gehört die: **300-€-Nachzahlung in das Jahr 2026.** Es ist nicht entscheidend, dass die zugrunde liegenden Betriebskosten aus dem Jahr 2025 stammen. Dasselbe gilt für ein ausgezahltes **Guthaben**. {% endhint %} #### **Zuordnung in Immodio** Bei dieser Kategorie erfolgt die Zuordnung zum **Mietverhältnis**. Wählen Sie das Mietverhältnis aus, von dem die Nachzahlung bzw. Erstattung der Betriebskosten stammt. #### **Diese Unterlagen sollten Sie aufbewahren** Bewahren Sie insbesondere folgende Unterlagen dauerhaft auf: * Mietvertrag, * Betriebskostenabrechnung, * Nachweis über die geleisteten Vorauszahlungen, * sowie Zahlungsnachweis über Nachzahlung beziehungsweise Erstattung.