> For the complete documentation index, see [llms.txt](https://help.immodio.app/llms.txt). Markdown versions of documentation pages are available by appending `.md` to page URLs; this page is available as [Markdown](https://help.immodio.app/anleitung/einnahmen-und-ausgaben/buchhaltung-erweiterung/10100700-porto-z-b-briefmarken-und-versandkosten.md). # Porto (z.B. Briefmarken und Versandkosten)
Diese Kategorie verwenden Sie für **Porto-, Brief- und Versandkosten**, die Ihnen unmittelbar im Zusammenhang mit Ihrer **Vermietungstätigkeit** entstehen. Hierzu gehören insbesondere Kosten für den Versand von: * **Briefmarken** * digitales Porto beziehungsweise **Online-Frankierung** * Groß- und Maxibriefporto * Porto für Postkarten * **Einschreiben** * Einwurf-Einschreiben * Rückschein- beziehungsweise vergleichbare Zustellleistungen * Päckchen- und Paketporto * Versandkosten eines Paketdienstleisters * Kurierkosten, soweit sie unmittelbar dem Versand vermietungsbezogener Unterlagen oder Gegenstände dienen * sonstige unmittelbar für eine vermietungsbezogene Sendung berechnete Beförderungsentgelte. wenn die betreffende Sendung wirtschaftlich mit der Verwaltung oder Durchführung Ihrer Vermietung zusammenhängt. Typische Anwendungsfälle sind beispielsweise der Versand von: * Mietverträgen, * Betriebskostenabrechnungen, * Mieterhöhungen, * Kündigungen, * Abmahnungen, * Übergabeunterlagen, * Schriftverkehr mit Mietern, * Unterlagen an Hausverwaltungen, * Unterlagen an Versicherungen, * Belegen an Steuerberater, * Schreiben an Behörden, * Schlüsseln oder sonstigen vermietungsbezogenen Gegenständen. {% hint style="info" %} Werbungskosten sind nach § 9 EStG Aufwendungen zur **Erwerbung, Sicherung und Erhaltung der Einnahmen**. Porto- und Versandkosten können deshalb grundsätzlich als Werbungskosten berücksichtigt werden, soweit sie tatsächlich durch Ihre Vermietung veranlasst sind. {% endhint %} #### **Der wichtige Unterschied zu „Bürobedarf“** Immodio unterscheidet zwischen den eigentlichen **Versandkosten** und den Materialien, die Sie für Ihren Schriftverkehr verwenden. **Die Sendung befördern lassen** → **„**[Porto (z. B. Briefmarken und Versandkosten)](/anleitung/einnahmen-und-ausgaben/buchhaltung-erweiterung/10100700-porto-z-b-briefmarken-und-versandkosten.md)**“** **Material für den Brief beziehungsweise die Büroarbeit kaufen** → **„**[Bürobedarf (Druckerpatronen, Papier, etc.)](/anleitung/einnahmen-und-ausgaben/buchhaltung-erweiterung/10024200-buerobedarf-druckerpatronen-papier-etc.md)**“** Nicht auf diese Porto-Kategorie gehören deshalb beispielsweise: * Briefumschläge, * Versandtaschen, * Papier, * Druckerpapier, * Etiketten, * Adressaufkleber, * Ordner, * Klarsichthüllen, * Kugelschreiber, * Toner, * Druckerpatronen, * Klebeband, * Scheren, * Hefter, * sonstige Büro- und Verbrauchsmaterialien. Diese Gegenstände werden nicht dadurch zu Porto, dass Sie sie für eine Postsendung verwenden. #### **Private Post darf nicht auf diese Kategorie gebucht werden** Nicht jede Briefmarke, die Sie kaufen, ist automatisch Werbungskosten Ihrer Vermietung. Versenden Sie beispielsweise: * private Geburtstagskarten, * private Pakete, * persönliche Briefe, * private Retouren, * sonstige nicht vermietungsbezogene Sendungen, gehören die Kosten nicht zu Ihrer Vermietung. Bei gemeinsam gekauften Briefmarken oder Portoguthaben sollte deshalb nur der **tatsächlich vermietungsbezogene Anteil** Ihrer Vermietungsbuchhaltung zugeordnet werden. **Beispiel** Sie kaufen ein Portoguthaben von: **100 €** Davon verwenden Sie: * **70 € für Ihre Vermietung** * **30 € privat** Dann gehören grundsätzlich nur die **70 €** zu den Werbungskosten Ihrer Vermietung. #### **Versandkosten bei einem Einkauf sind nicht automatisch Porto** Eine wichtige Ausnahme besteht, wenn Ihnen Versandkosten entstehen, weil Sie selbst einen Gegenstand **anschaffen**. Beispielsweise kaufen Sie: * einen Schreibtisch, * einen Computer, * eine Waschmaschine, * Möbel für eine Ferienwohnung, * ein Werkzeug, * oder ein anderes Wirtschaftsgut und der Händler berechnet Ihnen zusätzlich Versand beziehungsweise Lieferung. Solche Kosten sollten **nicht automatisch auf „Porto“** gebucht werden. **Beispiel: Kauf eines Schreibtischs** Kaufpreis für den Schreibtisch: **1.000 €** Versand beziehungsweise Lieferung: **80 €** Gesamt: **1.080 €** Die **80 €** entstehen nicht deshalb, weil Sie normalen Schriftverkehr versenden. Sie stehen unmittelbar mit dem **Erwerb des Schreibtischs** in Zusammenhang. Unmittelbar durch die Anschaffung verursachte Nebenkosten können zu den Anschaffungskosten des Wirtschaftsguts gehören. Die Versandkosten sollten deshalb zusammen mit dem angeschafften Wirtschaftsgut beurteilt und nicht lediglich aufgrund des Wortes „Versandkosten“ auf diese Porto-Kategorie gebucht werden. #### **Retouren und Rücksendungen** Auch Rücksendekosten können auf diese Kategorie gehören, wenn die Rücksendung unmittelbar durch Ihre Vermietungstätigkeit veranlasst ist und nicht Teil der Anschaffungskosten eines anderen Wirtschaftsguts ist. Erstatten Ihnen ein Händler oder Dienstleister diese Versandkosten später vollständig, sollte wirtschaftlich nur der Betrag als Aufwand verbleiben, den Sie tatsächlich selbst getragen haben. #### **Umsatzsteuer bei Porto- und Versandkosten** Bei Porto- und Versandkosten sollten Sie auf die **Umsatzsteuerangabe** auf dem jeweiligen Beleg achten. Bestimmte **Post-Universaldienstleistungen** sind nach **§ 4 Nr. 11b UStG umsatzsteuerfrei**. Das betrifft beispielsweise zahlreiche klassische Brief- und Portoleistungen der Deutschen Post. In diesen Fällen wird auf dem Beleg **keine Umsatzsteuer ausgewiesen**. {% hint style="warning" %} **Achtung:** Nicht jede Versand- oder Postdienstleistung ist umsatzsteuerfrei. Insbesondere Kurier-, Express- oder sonstige Versanddienstleistungen sowie bestimmte Zusatzleistungen können dem **regulären Umsatzsteuersatz von 19 %**unterliegen. {% endhint %} Entscheidend ist daher immer die **konkrete Rechnung beziehungsweise der Zahlungsbeleg**: * Ist **keine Umsatzsteuer ausgewiesen** und die Leistung als umsatzsteuerfrei behandelt, erfassen Sie die Ausgabe ohne Umsatzsteuer beziehungsweise mit **0 %**. * Sind auf der Rechnung **19 % Umsatzsteuer ausgewiesen**, übernehmen Sie diesen Umsatzsteuersatz entsprechend in Immodio. #### **Zuordnung in Immodio** Bei dieser Kategorie erfolgt die Zuordnung zum **Eigentümer**. Wählen Sie den Eigentümer aus, dessen Vermietungstätigkeit die Porto- beziehungsweise Versandkosten tatsächlich verursacht hat. #### **Nicht auf Mieter umlegbar** Porto- und Versandkosten des Vermieters sind keine laufenden Betriebskosten des Gebäudes. Der Schalter **„Umlegbar auf Betriebskostenabrechnung“** muss daher bei dieser Kategorie **deaktiviert** bleiben. {% hint style="warning" %} Das gilt auch dann, wenn der Brief unmittelbar eine Betriebskostenabrechnung betrifft. {% endhint %} #### **Nicht auf diese Kategorie gehören** Nicht hierher gehören insbesondere: * Briefumschläge, * Papier, * Etiketten, * Druckerpatronen, * Toner, * sonstiger **Bürobedarf**, * private Brief- und Paketkosten, * Versand- oder Lieferkosten, die unmittelbar zu den Anschaffungskosten eines Wirtschaftsguts gehören, * Versandkosten innerhalb einer Handwerkerrechnung, wenn sie Bestandteil der dort abgerechneten Gesamtleistung sind, * Fahrtkosten für die persönliche Übergabe von Unterlagen, * Telefon- oder Internetkosten, * Gerichts- oder Rechtsanwaltskosten, * Mahngebühren anderer Unternehmen, * vom Mieter erstattete beziehungsweise weiterberechnete Kosten, wenn hierfür eine speziellere Kategorie vorhanden ist. #### **Welche Unterlagen sollten Sie aufbewahren?** Bewahren Sie für Ihre insbesondere: * Post- beziehungsweise Versandbelege, * Rechnungen von Paket- oder Kurierdiensten, * Nachweise über Online-Frankierungen, * und bei größeren oder ungewöhnlichen Sendungen gegebenenfalls eine kurze Dokumentation des Versandzwecks auf. So bleibt auch später nachvollziehbar, **welche Kosten tatsächlich Porto beziehungsweise Versand und welche Kosten Bürobedarf, Anschaffungsnebenkosten oder Bestandteil einer anderen Rechnung waren**.