> For the complete documentation index, see [llms.txt](https://help.immodio.app/llms.txt). Markdown versions of documentation pages are available by appending `.md` to page URLs; this page is available as [Markdown](https://help.immodio.app/anleitung/einnahmen-und-ausgaben/buchhaltung-erweiterung/10143700-verwaltungskosten-kosten-fuer-hausverwaltung-nicht-umgelegt-auf-mieter.md). # Verwaltungskosten, Kosten für Hausverwaltung (nicht umgelegt auf Mieter)
Diese Kategorie verwenden Sie für **laufende Kosten einer Haus-, Miet- oder Objektverwaltung**, die im Zusammenhang mit Ihrem Vermietungsobjekt entstehen und **nicht** über die Betriebskostenabrechnung auf Ihre Mieter umgelegt werden. Typische Fälle sind insbesondere: * laufende Vergütung einer Hausverwaltung, * Kosten einer **Mietverwaltung**, * Verwaltergebühren bei einer vermieteten Eigentumswohnung, * zusätzliche vereinbarte Verwaltungsleistungen, * Kosten für die kaufmännische Verwaltung des Mietobjekts, * oder andere tatsächliche Verwaltungskosten, die Ihnen als Vermieter in Rechnung gestellt werden. Soweit die Verwaltungskosten wirtschaftlich mit einer vermieteten Immobilie zusammenhängen, können sie grundsätzlich als **Werbungskosten bei den Einkünften aus Vermietung und Verpachtung** berücksichtigt werden. Nach § 9 EStG sind Werbungskosten Aufwendungen zur Erwerbung, Sicherung und Erhaltung der Einnahmen. #### **Externe Hausverwaltung** Sie beauftragen eine Hausverwaltung mit der laufenden Verwaltung eines vermieteten Mehrfamilienhauses. Die Verwaltung übernimmt beispielsweise: * Kommunikation mit Mietern, * Überwachung der Mietzahlungen, * Vorbereitung beziehungsweise Durchführung von Mieterhöhungen, * Koordination von Dienstleistern, * Verwaltung von Verträgen, * kaufmännische Betreuung des Objekts, * Erstellung oder Vorbereitung von Abrechnungen. Jährliche Verwaltungsvergütung: **2.400 €** Diese **2.400 €** buchen Sie auf die Kategorie **„**[**Verwaltungskosten, Kosten für Hausverwaltung (nicht umgelegt auf Mieter)**](/anleitung/einnahmen-und-ausgaben/buchhaltung-erweiterung/10143700-verwaltungskosten-kosten-fuer-hausverwaltung-nicht-umgelegt-auf-mieter.md)**“.** #### **Verwaltungskosten sind keine umlagefähigen Betriebskosten** Das ist bei dieser Kategorie besonders wichtig. § 1 Abs. 2 BetrKV schließt **Verwaltungskosten ausdrücklich von den Betriebskosten aus**. Zu den Verwaltungskosten gehören nach der Betriebskostenverordnung insbesondere: * Kosten der zur Verwaltung des Gebäudes erforderlichen Arbeitskräfte und Einrichtungen, * Kosten der Aufsicht, * Wert der vom Vermieter persönlich geleisteten Verwaltungsarbeit, * Kosten gesetzlicher oder freiwilliger Prüfungen des Jahresabschlusses, * Kosten der Geschäftsführung. {% hint style="warning" %} Deshalb dürfen normale Hausverwaltungsgebühren bei Wohnraummietverhältnissen **nicht** über die Betriebskostenabrechnung an die Mieter weitergegeben werden. {% endhint %} #### **Wichtig bei Eigentumswohnungen** Bei einer vermieteten Eigentumswohnung erhalten Sie häufig eine **Jahresabrechnung der Wohnungseigentümergemeinschaft beziehungsweise Hausverwaltung**. Diese Abrechnung kann ganz unterschiedliche Kosten enthalten, beispielsweise: * umlagefähige Betriebskosten, * Verwaltervergütung, * Reparatur- und Instandhaltungskosten, * Zuführungen zur Erhaltungsrücklage, * sonstige nicht umlagefähige Kosten. Die vollständige Hausgeldzahlung darf deshalb **nicht als Verwaltungskosten** gebucht werden, sondern die einzelnen Bestandteile müssen nach ihrem tatsächlichen Inhalt getrennt werden. {% hint style="info" %} Weitere Informationen für die relevanten Buchungen einer WEG-Hausverwaltung finden Sie [**hier**](/anleitung/betriebskostenabrechnung/betriebskostenabrechnung-fur-einheiten-in-einer-weg-erstellen.md). {% endhint %} #### **Sondervergütungen der Hausverwaltung prüfen** Hausverwaltungen berechnen teilweise neben der normalen Grundvergütung zusätzliche Gebühren. Beispielsweise für: * Bearbeitung eines Mieterwechsels, * besondere Verwaltungsleistungen, * zusätzliche Eigentümerversammlungen, * umfangreiche Korrespondenz, * besondere kaufmännische Tätigkeiten. Handelt es sich tatsächlich um eine **Verwaltungsleistung für das vermietete Objekt**, kann die Sondervergütung grundsätzlich ebenfalls auf diese Kategorie gehören. Bezieht sich die Zusatzgebühr dagegen auf eine andere Leistung – beispielsweise eine konkrete Reparatur, eine Finanzierung oder einen Immobilienverkauf – sollte sie nach ihrem tatsächlichen wirtschaftlichen Zusammenhang eingeordnet werden. #### **Eigene Verwaltungsarbeit des Vermieters** Verwalten Sie Ihre Mietobjekte selbst, dürfen Sie **nicht** einfach einen fiktiven Stundenlohn für Ihre eigene Arbeit als Werbungskosten buchen. **Beispiel** * Sie verbringen im Jahr **100 Stunden** mit Ihrer eigenen Immobilienverwaltung. * Sie setzen für Ihre Zeit einen rechnerischen Wert von: **40 € pro Stunde** an. Rechnerisch: **100 × 40 € = 4.000 €** Diese **4.000 €** sind **keine** tatsächlich entstandene Ausgabe und werden **nicht** als eigene Verwaltungsgebühr auf diese Kategorie gebucht. Tatsächlich entstandene Aufwendungen Ihrer Selbstverwaltung – beispielsweise bestimmte Telefon-, Porto- oder Softwarekosten – können dagegen entsprechend ihrer jeweiligen **eigenen Immodio-Kategorie** erfasst werden. #### **Gemischt genutzte Immobilie** Wird ein Objekt teilweise vermietet und teilweise selbst genutzt, dürfen Verwaltungskosten nicht automatisch vollständig der Vermietung zugerechnet werden. **Beispiel** Eine Immobilie wird genutzt: * **75 % vermietet** * **25 % selbst genutzt** Jährliche allgemeine Verwaltungskosten: **2.000 €** Können die Kosten nicht unmittelbar einzelnen Bereichen zugeordnet werden und ist eine Aufteilung nach diesem Verhältnis sachgerecht, entfallen auf die Vermietung: **2.000 € × 75 % = 1.500 €** {% hint style="info" %} Die übrigen **500 €** betreffen den **privat** **genutzten** **Bereich** und sind grundsätzlich **keine** Werbungskosten aus Vermietung und Verpachtung. {% endhint %} #### **Zuordnung in Immodio** Bei dieser Kategorie erfolgt die Zuordnung zum **Objekt**. Wählen Sie das Vermietungsobjekt aus, für das die Verwaltungskosten tatsächlich entstanden sind. #### **Nicht auf Mieter umlegen** Diese Kategorie ist ausdrücklich für **nicht umlagefähige Verwaltungskosten** vorgesehen. Bei Wohnraummietverhältnissen sind Verwaltungskosten nach § 1 Abs. 2 BetrKV **keine** Betriebskosten. Der Schalter **„Umlegbar auf Betriebskostenabrechnung“** muss daher **deaktiviert** bleiben. #### **Welche Unterlagen sollten Sie aufbewahren?** Bewahren Sie insbesondere auf: * **Verwaltervertrag beziehungsweise Hausverwaltungsvertrag**, * Rechnungen über die Verwaltervergütung, * Zahlungsnachweise, * bei Eigentumswohnungen die **WEG-Jahresabrechnung und Einzelabrechnung**, * Wirtschaftsplan, * Aufstellung beziehungsweise Erläuterung der nicht umlagefähigen Kosten, * gegebenenfalls Rechnungen über Sondervergütungen des Verwalters, * bei gemischter Nutzung die Berechnung des vermietungsbezogenen Anteils, * und Unterlagen, aus denen die **Erhaltungsrücklage getrennt von den laufenden Verwaltungskosten** hervorgeht. Gerade bei vermieteten Eigentumswohnungen sollte die Jahresabrechnung vollständig aufbewahrt werden, damit später eindeutig nachvollziehbar bleibt, **welcher Teil des Hausgelds auf Verwaltung, Betriebskosten, Reparaturen und Erhaltungsrücklage entfällt**.