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Diese Kategorie verwenden Sie für **regelmäßig anfallende Wartungs-, Prüf-, Kontroll-, Reinigungs- und Pflegekosten technischer Anlagen oder gemeinschaftlicher Einrichtungen**, sofern die Kosten grundsätzlich als Betriebskosten umlagefähig sind und keine passendere Buchungskategorie in Immodio vorhanden ist. Die Kategorie darf nicht als allgemeines Sammelkonto für sämtliche Wartungs- und Handwerkerrechnungen verwendet werden. Betriebskosten sind nur Kosten, die durch das Eigentum oder den bestimmungsgemäßen Gebrauch des Gebäudes **laufend entstehen**. Verwaltungs-, Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten sind ausdrücklich ausgeschlossen. ### Rechtliche Einordnung Der Begriff **„Wartung“** allein entscheidet noch nicht darüber, ob eine Rechnung auf die Mieter umgelegt werden darf. Maßgeblich ist, welche konkrete Leistung erbracht wurde: * Eine regelmäßige Prüfung, Reinigung, Einstellung oder Funktionskontrolle kann zu den Betriebskosten gehören. * Die Beseitigung eines bereits bestehenden Defekts ist idR. eine Reparatur beziehungsweise Instandsetzung und damit **nicht** umlagefähig. * Die erstmalige Anschaffung, Installation oder grundlegende Erneuerung einer Anlage gehört ebenfalls **nicht** zu den Betriebskosten. Der Bundesgerichtshof hat ausdrücklich entschieden, dass wiederkehrende Prüfungen der Funktionsfähigkeit und Betriebssicherheit einer technischen Anlage Betriebskosten sein können. Im entschiedenen Fall war eine in einem vierjährigen Turnus durchgeführte Überprüfung einer Elektroanlage umlagefähig. Entscheidend war, dass die Prüfung nicht der Beseitigung eines bereits bestehenden Mangels diente. ### Was kann hier gebucht werden? Diese allgemeine Kategorie kommt insbesondere für Wartungs- und Prüfkosten in Betracht, die **nicht** einer bereits in Immodio bestehenden Kategorie zugeordnet werden können. #### Regelmäßige Prüfung der Elektroanlage Hier könnten unter Umständen bspw. gebucht werden: * wiederkehrende Sicherheitsprüfung der gemeinschaftlichen Elektroanlage, * Prüfung von Hauptverteilungen und gemeinschaftlichen Unterverteilungen, * Prüfung ortsfester elektrischer Anlagen in Gemeinschaftsbereichen, * Messungen und Funktionskontrollen, * Erstellung des Prüfprotokolls, * notwendige Anfahrts- und Arbeitskosten der Prüfung. Die regelmäßig wiederkehrende Prüfung der Betriebssicherheit einer Elektroanlage hat der Bundesgerichtshof ausdrücklich als grundsätzlich umlagefähige sonstige Betriebskosten anerkannt. Auch ein mehrjähriger Prüfturnus kann genügen. #### Wartung von Brandschutz- und Sicherheitseinrichtungen Je nach Ausstattung des Gebäudes und mietvertraglicher Vereinbarung könnten unter Umständen beispielsweise in Betracht kommen: * Wartung und Prüfung von Feuerlöschern, * Wartung von Rauch- und Wärmeabzugsanlagen, * Prüfung von Brandschutzklappen, * Wartung von Sprinkler- oder Löschanlagen, * Prüfung von Feststellanlagen an Brandschutztüren, * Wartung von Fluchtweg- und Notbeleuchtungen, * Prüfung anderer gemeinschaftlicher Brand- und Sicherheitseinrichtungen. Buchen Sie nur die regelmäßig anfallende Prüfung, Reinigung, Einstellung und Funktionskontrolle. Kauf, erstmalige Installation, Reparatur, Austausch und Erneuerung sind grundsätzlich **nicht** als Betriebskosten anzusetzen. Besteht bereits eine eigene Kategorie, wie bspw. **"Wartung von Rauchwarnmeldern, Rauchmelder - keine Reparatur oder Kauf (umgelegt auf Mieter)"**, ist diese vorrangig zu verwenden. #### Blitzschutzanlagen In Betracht kommen könnten unter Umständen: * wiederkehrende Prüfung der äußeren Blitzschutzanlage, * Funktionsprüfung des inneren Blitz- und Überspannungsschutzes, * Sicht- und Messprüfungen, * Dokumentation der Prüfergebnisse. Nicht umlagefähig sind die erstmalige Errichtung der Anlage, die Erneuerung von Ableitungen, der Austausch beschädigter Komponenten und die Beseitigung festgestellter Mängel. #### Automatische Türen, Tore und Zufahrtsanlagen Abhängig vom Mietvertrag könnten unter Umständen beispielsweise gebucht werden: * regelmäßige Funktions- und Sicherheitsprüfung automatischer Türen, * Wartung gemeinschaftlicher Garagen- oder Hoftore, * Prüfung von Schrankenanlagen, * Reinigung, Schmierung und Einstellung beweglicher Teile, * Kontrolle von Lichtschranken und Sicherheitseinrichtungen. **Reparaturen** an Motor, Steuerung, Torblatt, Schienen oder anderen defekten Bauteilen gehören **nicht** in diese Kategorie. #### Lüftungs- und Abluftanlagen In Betracht kommen könnten unter Umständen: * regelmäßige Reinigung und Funktionsprüfung einer gemeinschaftlichen Lüftungsanlage, * Kontrolle und Einstellung der Anlage, * Reinigung von zugänglichen betrieblichen Bestandteilen, * turnusmäßige Prüfung von Ventilatoren und Steuerungen, * Dokumentation der Wartung. Gehört die Anlage zur zentralen Heizungs- oder Warmwasserversorgung, sind ihre Kosten gegebenenfalls den **"Heiz- oder Warmwasserkosten"** zuzuordnen. Reparaturen, der Austausch von Motoren und Ventilatoren sowie die Erneuerung von Leitungen oder Steuerungen sind nicht über diese allgemeine Wartungskategorie umzulegen. #### Sonstige technische Anlagen Je nach Gebäude, Vertragsgestaltung und vorhandenen Spezialkategorien könnten unter Umständen auch wiederkehrende Wartungs- und Prüfkosten folgender Einrichtungen in Betracht kommen: * gemeinschaftliche Hebe- oder Pumpenanlagen, * Rückstausicherungen, * Druckerhöhungsanlagen, * Fassadenbefahranlagen, * gemeinschaftliche Notstrom- oder Sicherheitsstromanlagen, * technische Zugangssysteme, * sonstige regelmäßig zu prüfende gemeinschaftliche Einrichtungen. {% hint style="info" %} Bei Wasser-, Entwässerungs-, Heizungs-, Warmwasser- oder Aufzugsanlagen sind allerdings zunächst die ausdrücklich dafür vorgesehenen Betriebskostenarten in Immodio zu verwenden. {% endhint %} ### Spezielle Kategorien haben Vorrang Verwenden Sie diese allgemeine Kategorie nicht, wenn Immodio bereits eine passendere Kostenart anbietet, beispielsweise für: * "Heizung und Warmwasser (umgelegt auf Mieter)", * Wartung Aufzug / Fahrstuhl (umgelegt auf Mieter) * Wartung von Rauchwarnmeldern, Rauchmelder - keine Reparatur oder Kauf (umgelegt auf Mieter), * Kosten für Dachrinnenreinigung, * Hauswart, Hausmeister, Winterdienst, Schneeräumen (umgelegt auf Mieter), ### Nennung der Betriebskosten im Mietvertrag Bei Kosten, die bereits ausdrücklich unter § 2 Nr. 1 bis 16 BetrKV fallen, genügt im Wohnraummietvertrag grundsätzlich eine wirksame Vereinbarung über die Umlage der Betriebskosten nach der Betriebskostenverordnung. Anders ist es bei besonderen Wartungs- und Prüfkosten, die nur unter **„sonstige Betriebskosten“ nach § 2 Nr. 17 BetrKV** fallen. Diese müssen im Mietvertrag **konkret benannt sein**. Ein pauschaler Hinweis auf „sonstige Betriebskosten“, „allgemeine Wartungskosten“ oder „Wartung des Vermietungsobjekts“ genügt in der Regel nicht. #### Neu entstehende Wartungskosten Wird während eines laufenden Mietverhältnisses eine neue technische Einrichtung eingebaut, können deren spätere Wartungskosten nicht allein deshalb auf den Mieter umgelegt werden, weil sie künftig regelmäßig entstehen. Es muss geprüft werden, ob: * die Kosten ihrer Art nach überhaupt Betriebskosten sind, * sie von einer bereits vereinbarten Betriebskostenart erfasst werden, * eine wirksame Regelung über künftig neu entstehende Betriebskosten besteht, * und gegebenenfalls eine vorherige Erklärung gegenüber dem Mieter erforderlich ist. ### Was bedeutet „laufend“? Eine Wartung muss **nicht jedes Jahr** stattfinden. Es genügt, dass sie planmäßig und in nachvollziehbaren Zeitabständen wiederkehrt. Der Bundesgerichtshof hat einen Turnus von vier Jahren bei der Prüfung einer Elektroanlage als ausreichend angesehen. Dokumentieren Sie daher: * den vorgesehenen Wartungsrhythmus, * die bisherigen Wartungstermine, * die Grundlage der Prüfung, * das betroffene Gebäude beziehungsweise die Anlage. ### Wartung, Inspektion und Reparatur unterscheiden **Umlagefähige Wartungsbestandteile könnten unter Umständen sein** * Prüfung der Funktionsfähigkeit, * Prüfung der Betriebssicherheit, * Sichtkontrollen, * Messungen, * Reinigung, * Schmierung, * Einstellung und Justierung, * Dokumentation der Prüfung, * unmittelbar erforderliche Arbeits- und Anfahrtskosten. **Nicht umlagefähige Reparaturbestandteile sind insbesondere** * Fehlersuche aufgrund einer konkreten Störung, * Beseitigung eines Defekts, * Austausch beschädigter oder verschlissener Bauteile, * Wiederherstellung einer ausgefallenen Funktion, * Behebung alters- oder witterungsbedingter Schäden, * Ersatz einer technisch verbrauchten Anlage. Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten dienen der Beseitigung von Mängeln, die durch Abnutzung, Alterung oder Witterung entstanden sind. Sie sind nach § 1 Abs. 2 BetrKV ausdrücklich keine Betriebskosten. #### Turnusmäßiger Austausch kleiner Teile Bei vorgeschriebenen regelmäßigen Austauscharbeiten kann die Abgrenzung schwieriger sein. Der Bundesgerichtshof hat offengelassen, ob der nach einer technischen Norm turnusmäßig vorgeschriebene Austausch kleiner elektronischer Bestandteile einer bereits bestehenden Anlage ausnahmsweise als laufender Wartungsaufwand behandelt werden kann. Solche Materialkosten sollten daher nicht automatisch umgelegt werden. Prüfen Sie insbesondere: * ob der Austausch unabhängig von einem Defekt turnusmäßig vorgeschrieben ist, * ob es sich tatsächlich nur um ein geringwertiges Verbrauchs- oder Wartungsteil handelt, * ob die Kosten mietvertraglich erfasst sind, * ob die Rechnung Wartung und Ersatzteile getrennt ausweist. Bei größeren Bauteilen oder einem Austausch aufgrund von Verschleiß ist regelmäßig von nicht umlagefähiger Instandsetzung auszugehen. ### Allgemeine Notdienstpauschalen Eine allgemeine Rufbereitschaft für Meldungen über Wasserrohrbrüche, Stromausfälle, Heizungsausfälle oder andere Gebäudestörungen ist **keine** umlagefähige Wartung. Der Bundesgerichtshof ordnet die Entgegennahme solcher Störungsmeldungen und die Organisation anschließender Reparaturen den Verwaltungskosten zu. Davon zu unterscheiden sind gesetzlich oder technisch notwendige Notrufleistungen einer bestimmten Anlage, beispielsweise die Aufzugsnotrufbereitschaft. Diese ist in der speziellen Kategorie der jeweiligen Anlage zu erfassen. ### Zuordnung Wählen Sie bei der Zuordnung **„Objekt“** aus und anschließend das Gebäude, dessen technische Anlage gewartet oder geprüft wurde. Die Kosten werden dem Objekt zugeordnet und im Rahmen der Betriebskostenabrechnung auf die zugehörigen Mietverhältnisse verteilt. ### Besonderheiten bei Gewerbemietverhältnissen Bei Gewerberäumen können die Parteien eine weitergehende Kostenübernahme vereinbaren als bei Wohnraum. Die Vereinbarung muss jedoch bestimmt oder zumindest bestimmbar sein. Auch im Gewerbemietrecht sind sehr weit gefasste Formularklauseln problematisch. Der Bundesgerichtshof hat eine Klausel beanstandet, mit der einem Gewerbemieter ohne angemessene Begrenzung die Wartung und Instandhaltung sämtlicher technischer Einrichtungen und Gemeinschaftsanlagen auferlegt wurde. Eine solche Regelung kann den Mieter mit nicht kalkulierbaren Erhaltungskosten belasten. Bei Gewerberäumen ist deshalb ebenfalls zu prüfen: * welche Anlagen konkret erfasst sind, * ob nur Wartung oder auch Instandsetzung übertragen wurde, * ob Gemeinschaftsanlagen betroffen sind, * ob eine betragsmäßige Begrenzung erforderlich ist, * ob es sich um eine Individualvereinbarung oder eine Formularklausel handelt. ### Eigenleistungen des Vermieters Führt der Vermieter eine umlagefähige Wartungs- oder Prüfleistung selbst aus, darf grundsätzlich der Betrag angesetzt werden, den ein geeigneter Dritter für eine gleichwertige Leistung verlangen würde. Eine nur fiktive Umsatzsteuer darf **nicht** berechnet werden. Dokumentiert werden sollten: * Datum und Dauer der Leistung, * konkret geprüfte oder gewartete Anlage, * Umfang der Arbeiten, * Qualifikation beziehungsweise fachliche Eignung, * verwendeter Vergleichspreis, * Herkunft des Vergleichspreises, * gegebenenfalls Materialkosten. {% hint style="warning" %} Gesetzlich vorgeschriebene Prüfungen, die einer zugelassenen oder besonders qualifizierten Fachstelle vorbehalten sind, können idR. **nicht** durch eine Eigenleistung ersetzt werden. {% endhint %} ### Wirtschaftlichkeit und Unterlagen Über Betriebskostenvorauszahlungen muss jährlich abgerechnet werden. Der Vermieter muss dabei das Wirtschaftlichkeitsgebot beachten und dem Mieter auf Verlangen Einsicht in die zugrunde liegenden Belege ermöglichen. Bewahren Sie insbesondere auf: * Wartungs- oder Prüfvertrag, * genaue Leistungsbeschreibung, * Rechnung und Zahlungsnachweis, * Wartungs- und Prüfprotokoll, * Bezeichnung der betroffenen Anlage, * Nachweis des Wartungsrhythmus, * Aufteilung von Wartung und Reparatur, * Aufteilung bei mehreren Gebäuden, * Mietvertrag mit der vereinbarten Kostenart.