Mangel mit Aufgaben verknüpfen (To-dos)
In Immodio können Sie Mängel direkt mit daraus resultierenden Aufgaben verknüpfen. So behalten Sie nicht nur den Mangel selbst im Blick, sondern auch alle daraus entstehenden Arbeitsschritte.
Ein To-Do ist dabei eine Aufgabe, die im Zusammenhang mit einem bestimmten Mangel steht. Das kann z. B. die Beauftragung eines Handwerkers, die Rückfrage bei einem Dienstleister oder die Terminabstimmung mit dem Mieter sein.
Beispiel: In einer Ihrer Einheiten ist ein Wasserschaden im Badezimmer aufgetreten. Aus diesem Mangel entstehen die Aufgaben, die Versicherung zu informieren, ein oder mehrere Angebote von Handwerkern einholen sowie die anschließende Sanierung abstimmen und mit Fotos zu dokumentieren.
Voraussetzung
Damit Sie Aufgaben mit einem Mangel verknüpfen können, muss der Mangel bereits in Immodio angelegt sein.
Eine neue Aufgabe kann anschließend direkt im Mangel erstellt und automatisch mit diesem Mangel verknüpft werden. Alternativ können Sie eine bereits vorhandene Aufgabe auswählen und nachträglich mit dem Mangel verbinden. Im Folgenden finden Sie eine Schritt für Schritt Anleitung:
1. Neue Aufgabe für einem Mangel erstellen
Tab „To Dos“ öffnen
In der Detailansicht des Mangels finden Sie den Tab „To Dos“.
Dort werden alle Aufgaben angezeigt, die bereits mit diesem Mangel verknüpft sind. Sind noch keine Aufgaben mit dem Mangel verknüpft, erscheint ein Hinweis:
Bisher sind keine Aufgaben als To Do verknüpft.
Von hier aus können Sie entweder eine neue Aufgabe erstellen oder eine bereits vorhandene Aufgabe mit dem Mangel verknüpfen.
Neue Aufgabe aus einem Mangel erstellen
Um aus einem Mangel heraus eine neue Aufgabe zu erstellen, klicken Sie im Tab „To Dos“ auf das Plus-Symbol.
Es öffnet sich ein Eingabefeld, in welchem Sie den Titel der neuen Aufgabe festlegen können. Geben Sie eine kurze und eindeutige Aufgabenbezeichnung ein, zum Beispiel:
Klicken Sie anschließend auf „Hinzufügen“.
Die Aufgabe wird erstellt und direkt mit dem Mangel verknüpft. Sie erscheint nun im Tab „To Dos“ des Mangels als Aufgabe.
Schließen Sie die Bearbeitung des Mangels anschließend mit Klick auf „Speichern“ ab.
2. Bereits bestehende Aufgabe mit einem Mangel verknüpfen
Tab „To Dos“ öffnen
In der Detailansicht des Mangels finden Sie den Tab „To Dos“.
Dort werden alle Aufgaben angezeigt, die bereits mit diesem Mangel verknüpft sind. Sind noch keine Aufgaben mit dem Mangel verknüpft, erscheint ein Hinweis:
Bisher sind keine Aufgaben als To Do verknüpft.
Von hier aus können Sie entweder eine neue Aufgabe erstellen oder eine bereits vorhandene Aufgabe mit dem Mangel verknüpfen.
Bestehende Aufgabe mit einem Mangel verknüpfen
Um einen Mangel mit einer bereits bestehenden Aufgabe zu verknüpfen, klicken Sie im Tab „To Dos“ auf das Link-Symbol.
Es öffnet sich eine durchsuchbare Liste, aller in Immodio hinterlegten Aufgaben.
Wählen Sie die passende Aufgabe aus der Liste aus, um sie mit dem Mangel zu verknüpfen. Die ausgewählte Aufgabe wird anschließend im Tab „To Dos“ angezeigt und ist mit dem Mangel verknüpft.
Schließen Sie die Bearbeitung des Mangels anschließend mit Klick auf „Speichern“ ab.
Automatische Verknüpfung in der Aufgabe
Wird eine Aufgabe direkt aus einem Mangel heraus erstellt oder mit diesem verknüpft, wird diese Aufgabe automatisch mit dem zugehörige Objekt und der entsprechenden Einheit verknüpft.
Dadurch kann die Aufgabe später im Bereich „Aufgaben“ gezielt nach Objekt und Einheit gefiltert und entsprechend abgearbeitet werden.
Unterschied zwischen Mangel und Aufgabe
Ein Mangel beschreibt den festgestellten Zustand, z. B. einen Schaden, Defekt oder fehlenden Gegenstand. Diese werden idR. beim erstellen des Übergabeprotokolls dokumentiert oder Ihnen unterjährig von Ihrem mitgeteilt.
Eine Aufgabe beschreibt im Kontext eines Mangels hingegen, was zur Bearbeitung dieses Mangels getan werden muss:
Rauchwarnmelder fehlt
Dienstleister kontaktieren und neuen Rauchwarnmelder bestellen.
Fenstergriff ist defekt
Handwerker beauftragen oder Hausverwaltung informieren.
Wasserschaden im Bad
Versicherung informieren, Angeboten von Handwerkern einholen, Sanierung abstimmen und dokumentieren.
Durch die Verknüpfung bleibt nachvollziehbar, welche Aufgaben zu welchem Mangel gehören und Sie haben die Möglichkeit systematisch alle To-Dos abzuarbeiten.
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