Pauschale Betriebskosten

Auf dieser Seite erfahren Sie, was eine Betriebskostenpauschale ist, wie sie funktioniert und welche Pflichten Sie dabei als Vermieter beachten müssen.

Pauschale Betriebskosten

Als Vermieter können Sie anstelle von Betriebskostenvorauszahlungen eine Betriebskostenpauschale für die kalten Betriebskosten vereinbaren (§ 556 BGB). In diesem Fall sind Sie nicht zur Erstellung einer Betriebskostenabrechnung verpflichtet. Zudem müssen Sie keine Gutschriften erstatten, falls die tatsächlichen Kosten niedriger ausfallen, tragen jedoch das Risiko, wenn die Pauschale die entstandenen Kosten nicht vollständig deckt. Ausgenommen sind Heiz- und Warmwasserkosten, die nach der Heizkostenverordnung in der Regel verbrauchsabhängig abgerechnet werden müssen.

Anpassung der Betriebskostenpauschale

Bei einer vereinbarten Betriebskostenpauschale kann der Vermieter gemäß § 560 Abs. 1 BGB gestiegene Betriebskosten durch Erklärung in Textform auf den Mieter umlegen, sofern der Mietvertrag eine entsprechende Anpassungsvereinbarung enthält.

• Die Erklärung ist nur wirksam, wenn darin der Grund für die Erhöhung nachvollziehbar erläutert wird.

• Die erhöhte Pauschale ist nach § 560 Abs. 2 BGB frühestens ab dem übernächsten Monat nach Zugang der Erklärung zu zahlen. Geht dem Mieter die Anpassungserklärung beispielsweise im April zu, muss er die erhöhte Betriebskostenpauschale frühestens ab Juni zahlen.

• Ermäßigen sich die Betriebskosten, ist die Pauschale gemäß § 560 Abs. 3 BGB entsprechend herabzusetzen.

• Eine entsprechende Vorlage für die Anpassung der Betriebskostenpauschale finden Sie in Immodio unter Vorlagen.

Eine entsprechende Anpassungsvereinbarung ist im Immodio Mietvertrag selbstverständlich enthalten.

Vorteile Betriebskostenpauschale

• Keine jährliche Abrechnungspflicht: Als Vermieter müssen Sie keine Betriebskostenabrechnung erstellen.

• Kein Erstattungsrisiko – Ihre Mieter haben keinen Anspruch auf Rückzahlung, auch wenn die tatsächlichen Kosten niedriger ausfallen.

Nachteile Betriebskostenpauschale

• Kostenrisiko bleibt beim Vermieter – falls die tatsächlichen Betriebskosten die Pauschale übersteigen, müssen Sie als Vermieter die Differenz selbst tragen.

• Heiz- und Warmwasserkosten müssen in der Regel trotzdem verbrauchsabhängig abgerechnet werden. Immodio unterstützt Sie jedoch dabei, indem Sie Ihre Heizkostenabrechnung vollständig digital durchführen können.

Abrechnung warme Betriebskosten (Heizkosten und Warmwasser)

Eine pauschale Abrechnung der Heizkosten ist unzulässig und unwirksam, da die Vorschriften der Heizkostenverordnung (HeizKV) gemäß § 2 HeizKV vor vertraglichen Vereinbarungen Vorrang haben. Sie als Vermieter sind demnach verpflichtet, den anteiligen Verbrauch der Nutzer für Heizung und Warmwasser zu erfassen (§§ 4 und 5 HeizKV) und die Kosten entsprechend des tatsächlichen Verbrauchs zu verteilen (§§ 6 bis 9 HeizKV). Eine Warmmiete oder Heizkostenpauschale, die unabhängig vom individuellen Verbrauch erhoben wird, verstößt gegen diese Vorschriften und ist daher nicht rechtswirksam.

Ausnahmen, in denen eine Pauschale für Heiz- und Warmwasserkosten zulässig ist, sind in §11 der Heizkostenverordnung genannt und sind unter anderem:

• In Gebäuden mit nicht mehr als zwei Wohnungen.

• Wenn die Kosten der Messung unverhältnismäßig hoch wären.

• Bei Gebäuden oder Nutzungseinheiten, die nur kurzfristig genutzt werden (z. B. Ferienwohnungen, Saisonunterkünfte, Gästehäuser).

• Studenten- und Seniorenheime.

Weisen Sie im Falle einer Betriebskostenpauschale die Heizkosten immer separat aus, denn nach der Heizkostenverordnung (§ 6 Abs. 1 HeizkostenV) müssen Heiz- und Warmwasserkosten grundsätzlich verbrauchsabhängig abgerechnet werden.

Klicken Sie dazu auf den entsprechenden Button „Heizkosten separat ausweisen“, öffnen Sie das Eingabefenster und tragen Sie die Heizkosten dort ein, um diese anschließend mit dem Mieter abrechnen zu können. Nur mit der separaten Ausweisung der Heizkosten können Sie also in diesem Fall die Betriebskosten pauschal verlangen, gleichzeitig aber die Heizkosten am Ende der Abrechnungsperiode ordnungsgemäß abrechnen.

Fair-Use-Regelung bei einer Betriebskostenpauschale

Eine Betriebskostenpauschale bedeutet grundsätzlich: Der Mieter zahlt einen festen monatlichen Betrag, mit dem die vereinbarten Betriebskosten abgegolten sind. Eine spätere Abrechnung findet nicht statt. Nachzahlungen oder Rückerstattungen sind bei einer echten Pauschale daher grundsätzlich ausgeschlossen.

Eine „Fair Use Policy“, nach der der Vermieter bei höherem Verbrauch einfach zusätzliche Kosten nachfordern darf, ist daher problematisch und wäre rechtlich angreifbar. Der Vermieter trägt bei einer Pauschale grundsätzlich das Risiko, dass die tatsächlichen Kosten höher ausfallen als die vereinbarte Pauschale.

• Eine Ausnahme könnten unter Umständen die gesetzlichen Schadensersatzansprüche darstellen. Bei extremem, missbräuchlichem oder vorsätzlich verschwenderischem Verbrauch kann der Mieter unter Umständen wegen Pflichtverletzung nach §§ 241 Abs. 2, 280 BGB schadensersatzpflichtig sein (LG Oldenburg ZMR 2002, 200). Die Annahme einer Pflichtverletzung ist jedoch auf extreme Fälle zu beschränken und betrifft daher nur Ausnahmefälle; normale Mehrverbräuche reichen in der Regel nicht aus.

Wenn Sie eine entsprechende Vereinbarung treffen möchten, können Sie eine selbst formulierte Passage im Mietvertragsassistenten im Schritt Zusatzvereinbarungen unter Individuelle Vereinbarungen einfügen. Immodio empfiehlt Ihnen in diesem Fall eine individuelle Rechtsberatung durch einen Fachanwalt wahrzunehmen.