Übergabeprotokoll aus Mietverhältnis erstellen

Mietverhältnis Dokumente

• Über den Menüpunkt „Mietverhältnisse“ wählen Sie das gewünschte Mietverhältnis aus, für welches Sie eine Übergabe dokumentieren möchten.

• Klicken Sie anschließend innerhalb des Mietverhältnisses auf den Reiter „Dokumente“. Im Ordner „Übergabeprotokolle“ klicken Sie auf den Button „Übergabeprotokoll erstellen“.

Anlass

• Wählen Sie den passenden Anlass für die Protokoll-Erstellung aus.

• Das Protokoll wird automatisch auf Ihren jeweiligen Anlass angepasst.

Teilnehmer

• Fügen Sie hier alle Personen hinzu, die bei der Übergabe anwesend sind.

• Klicken Sie dazu auf „+ weiteren Teilnehmer hinzufügen“ und erfassen Sie den Namen und die Funktion des jeweiligen Teilnehmers.

• In diesem Schritt können Sie auch mögliche Zeugen hinzufügen.

• Nachdem Sie alle Teilnehmer erfasst haben, klicken Sie auf „Weiter“.

Ausstattung vom Vormieter

• Dokumentieren Sie hier alle Gegenstände und Ausstattungen, die der Nachmieter vom Vormieter übernimmt und in der Einheit verbleiben. Dazu zählen auch bauliche Veränderungen wie Tapeten, mietereigene Bodenbeläge oder An- bzw. Umbauten.

• Dadurch wird eindeutig klargestellt, dass sie nicht Bestandteil der Mietsache sind und somit keine Instandhaltungs- oder Instandsetzungspflicht von Seiten des Vermieters besteht.

Mängel

Im Reiter „Mängel“ sehen Sie alle bestehenden Mängel der Einheit. Standardmäßig sind alle Mängel mit einem Haken vorausgewählt und erscheinen dadurch im Übergabeprotokoll.

• Abwählen: Entfernen Sie den Haken neben dem jeweiligen Mangel, wenn dieser nicht im Protokoll aufgeführt werden soll.

• Bearbeiten: Über das Stift-Symbol können Sie bestehende Mängel anpassen oder aktualisieren.

• Neu hinzufügen: Mit „+ Mangel anlegen“ erfassen Sie neue Mängel. Diese werden automatisch der Einheit zugeordnet und im Protokoll angezeigt.

Möblierung

Im Reiter „Möblierung“ sehen Sie die in der Einheit hinterlegte Möblierung. Alle Einrichtungsgegenstände sind standardmäßig mit einem Haken vorausgewählt und werden dadurch im Übergabeprotokoll angezeigt.

• Abwählen: Entfernen Sie den Haken, wenn ein Gegenstand nicht im Protokoll erscheinen soll.

• Bearbeiten: Über das Stift-Symbol können Sie vorhandene Einträge anpassen oder ergänzen.

• Neu anlegen: Mit „+ Gegenstand anlegen“ fügen Sie weitere Möbelstücke hinzu. Diese werden automatisch der Einheit zugeordnet und künftig im Protokoll angezeigt.

Zählerstände erfassen

Hier erfassen Sie alle für die Wohnungsübergabe relevanten Zählerstände (z. B. Wasser, Wärme, Strom). Für jeden vorhandenen Zähler wird im Übergabeprotokoll automatisch der neueste Zählerstand übernommen.

• Zählerstand erfassen: Klicken Sie auf „Zählerstand erfassen“, um einen neuen Zählerstand hinzuzufügen.

• Zähler anlegen: Über „Zähler anlegen“ können Sie weitere Zähler erfassen (z. B. neuen Strom- oder Wasserzähler).

• Bearbeiten: Mit dem Stift-Symbol lassen sich bestehende Zählerdaten anpassen.

• Löschen: Über das Papierkorb-Symbol entfernen Sie nicht mehr benötigte Zähler.

Schlüssel

Unter Schlüssel werden alle in der Einheit hinterlegten Schlüssel (von der letzten Übergabe) automatisch übernommen.

• Schlüssel anlegen: Erfassen Sie neue Schlüssel unter „+ Schlüssel anlegen“

• Bearbeiten: Über das Stift-Symbol lassen sich bestehende Schlüssel und deren Anzahl bearbeiten.

• Löschen: Mit dem Papierkorb-Symbol entfernen Sie nicht mehr benötigte Schlüssel.

Sonstige Vereinbarungen

• Tragen Sie hier weitere Informationen zur Übergabe ein, z. B. individuelle Absprachen, besondere Hinweise, Fristen zur Mängelbeseitigung oder andere relevante Vereinbarungen zwischen Ihnen als Vermieter und Ihrem Mieter.

• Diese Angaben werden im Übergabeprotokoll dokumentiert und dienen als verbindliche Ergänzung zur Übergabe.

Entwurf und Unterschrift

• Sie sehen nun den Entwurf des Übergabeprotokolls und können die Angaben gemeinsam mit allen Teilnehmern prüfen.

• Mit einem Klick auf „Weiter“ starten Sie den Unterschriftsvorgang.

• Klicken Sie auf den Namen des Teilnehmers und geben Sie Ihr mobiles Gerät zur digitalen Signatur weiter. Der Teilnehmer kann entweder unterschreiben oder die Unterschrift verweigern.

Klick auf „Unterschreiben“

• Ist der Teilnehmer mit dem Inhalt des Übergabeprotokolls einverstanden, bestätigt er die Kenntnisnahme der Datenschutzerklärung und unterschreibt im vorgesehenen Unterschriftenfeld.

• Mit einem Klick auf den Button „Unterschreiben“ wird die Signatur übernommen.

Klick auf „Ohne Unterschrift“

• Verweigert ein Teilnehmer die Unterschrift oder ist nicht persönlich anwesend, kann der Button „Ohne Unterschrift“ gewählt werden.

• In diesem Fall muss ein Grund für die fehlende oder verweigerte Unterschrift angegeben werden, der im Protokoll dokumentiert wird.

• Optional kann der Grund in einem Freitextfeld näher erläutert werden.

• Mit einem Klick auf „Bestätigen“ wird der Vorgang abgeschlossen und der Teilnehmer ohne Unterschrift im Protokoll vermerkt.

• Nach der Unterschrift (oder der Verweigerung der Unterschrift) aller Beteiligten wird das fertige Protokoll automatisch erstellt und kann unter dem Menüpunkt „Übergabeprotokolle“ oder im jeweiligen Mietverhältnis eingesehen und bei Bedarf auch heruntergeladen werden.