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# Einladung in das Mieterportal

## Einladung in das Mieterportal

<figure><img src="https://3986577705-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FDGfFw4On4r2uLklBZ5ju%2Fuploads%2FpCdEy1EygyAtqt1mjDmp%2F45087.png?alt=media&#x26;token=c169962d-877f-4f7d-b67c-95834c16a22d" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

* Sie können einen Mieter jederzeit in das Mieterportal einladen, sobald er als Beteiligter in Immodio angelegt wurde. Dies ist auch möglich, wenn noch kein Mietverhältnis besteht.
* Sobald später ein Mietverhältnis für diesen Beteiligten angelegt wird, wird dieses automatisch in das Mieterportal übertragen.

{% hint style="info" %}
Bei mehreren Mietern in einem Mietverhältnis reicht es grundsätzlich aus, wenn nur einer der Mieter einen Zugang zum Mieterportal hat. Dokumente wie der Mietvertrag können zentral über einen gemeinsamen Zugang von allen Mietern unterschrieben werden. Wichtig ist jedoch, dass sichergestellt wird, dass alle Informationen, die über das Mieterportal bereitgestellt werden, auch alle Mieter des Mietverhältnisses erreichen.
{% endhint %}

{% hint style="success" %}
Hat Ihr Mieter bereits einen bestehenden Immodio-Account, kann er sich über den Einladungslink einfach mit seinem bestehenden Immodio-Account anmelden. Das neue Mietverhältnis wird anschließend automatisch in den bestehenden Account übertragen.
{% endhint %}

### Einladung über Beteiligte

<figure><img src="https://3986577705-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FDGfFw4On4r2uLklBZ5ju%2Fuploads%2FeZeCsngEw8NrSSlbWVAK%2Fimage.png?alt=media&#x26;token=3310cc3d-b1be-46f1-b7e2-d2b405c89238" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Um einen Mieter in das Mieterportal einzuladen, öffnen Sie zunächst den Menüpunkt **„Beteiligte“** und suchen Sie den entsprechenden Mieter. Dort sehen Sie, ob der Mieter bereits einen Zugang zum Mieterportal hat. Wenn noch kein Zugang besteht, können Sie den Mieter wie folgt einladen:

{% stepper %}
{% step %}

#### Einladungslink generieren

<figure><img src="https://3986577705-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FDGfFw4On4r2uLklBZ5ju%2Fuploads%2F42TEwL47i6QmdN3HCEUG%2F63539.png?alt=media&#x26;token=9f97c14c-8da0-4400-b5f1-61e00b59d5cf" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Klicken Sie beim jeweiligen Mieter auf **„Aktionen“** und anschließend auf **„Mieter in das Mieterportal einladen“**.
{% endstep %}

{% step %}

#### Einladungslink teilen

<figure><img src="https://3986577705-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FDGfFw4On4r2uLklBZ5ju%2Fuploads%2FpCdEy1EygyAtqt1mjDmp%2F45087.png?alt=media&#x26;token=c169962d-877f-4f7d-b67c-95834c16a22d" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Sie erhalten einen individuellen Einladungslink, den Sie an Ihren Mieter weiterleiten können. Klicken Sie auf das Kopiersymbol rechts neben dem Link, um den Link zu kopieren und anschließend an Ihren Mieter weiterzuleiten.

* Über den Link kann sich der Mieter im Mieterportal registrieren und erhält Zugriff auf alle Informationen und Dokumente der für ihn angelegten Mietverhältnisse.
* Zur Verifizierung muss der Mieter bei der Registrierung seinen **Nachnamen** als Passwort angeben, bei Unternehmen den **Firmennamen**. Dabei ist auf die korrekte Groß- und Kleinschreibung sowie auf Leerzeichen zu achten. Wichtig ist, dass der Name genau so geschrieben wird, wie Sie als Vermieter diesen unter "Beteiligte" angelegt haben.
* Der Link ist 7 Tage gültig. Wenn die Einladung bis dahin nicht wahrgenommen wurde, muss ein neuer Link generiert werden.

{% hint style="danger" %}
Teilen Sie diesen individuellen Einladungslink nur mit dem jeweiligen Mieter, da über diesen Link sensible Daten übertragen werden.
{% endhint %}
{% endstep %}

{% step %}

#### Registrierung durch Mieter

Nun kann sich Ihr Mieter innerhalb von 7 Tagen im Mieterportal mit seiner E-Mail-Adresse und einem Passwort registrieren. An diese E-Mail-Adresse erhält er künftig Benachrichtigungen aus dem Mieterportal.

{% hint style="warning" %}
Der Mieter muss seine E-Mail-Adresse auf dem "Dashboard" im Mieterportal verifizieren, um von Immodio via E-Mail benachrichtigt werden zu können.
{% endhint %}
{% endstep %}
{% endstepper %}

### Einladung bei Erstellung eines Mietverhältnisses

<figure><img src="https://3986577705-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FDGfFw4On4r2uLklBZ5ju%2Fuploads%2F6OERDAYxwgaqGqXbgyJs%2F91944.png?alt=media&#x26;token=a00ae006-b064-4f91-8391-62f80b2053e6" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Haben Sie ein neues Mietverhältnis ohne Nutzung des Immodio Besichtigungsmanagements erstellt, können Sie den Mieter direkt über die Success Page einladen. Klicken Sie dazu auf den Button **„Mieter einladen“**, um den Mieter in das Mieterportal einzuladen.

### Ansicht des Mieters bei Einladung in das Mieterportal

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{% step %}

#### Einladungslink öffnen

Nachdem Sie Ihrem Mieter den Einladungslink für das Immodio Mieterportal zugesendet haben, kann der Mieter die Einladung über diesen Link öffnen. Zur Verifizierung muss er anschließend seinen Nachnamen eingeben und bestätigen.

{% hint style="info" %}
Der Nachname muss exakt so eingegeben werden, wie er beim Vermieter unter **Beteiligte** hinterlegt ist. Bitte achten Sie dabei auf die korrekte Groß- und Kleinschreibung, Bindestriche, Leerzeichen sowie Sonderzeichen.

Bei Unternehmen muss zusätzlich auch die Rechtsform, sofern sie unter **Beteiligte** eingetragen ist, vollständig und in derselben Schreibweise angegeben werden (z. B. GmbH, UG oder e.K.)
{% endhint %}

<figure><img src="https://3986577705-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FDGfFw4On4r2uLklBZ5ju%2Fuploads%2FSZM6tdzfDvBmQcq9ITSb%2Fimage.png?alt=media&#x26;token=78126886-9f34-4940-bbe5-a815e023bf50" alt=""><figcaption></figcaption></figure>
{% endstep %}

{% step %}

#### Registrierung & Login

Nachdem sich der Mieter mit seinem Nachnamen erfolgreich verifiziert hat, wird er im nächsten Schritt aufgefordert, sich mit seiner E-Mail-Adresse und einem Passwort im Immodio Mieterportal zu registrieren.

{% hint style="info" %}
Wenn der Mieter in der Vergangenheit bereits von einem anderen Vermieter in das Immodio Mieterportal eingeladen wurde und dadurch schon über einen bestehenden Zugang verfügt, ist keine erneute Registrierung erforderlich. In diesem Fall kann sich der Mieter einfach mit seinen bereits bekannten Zugangsdaten einloggen und die Einladung annehmen.
{% endhint %}

<figure><img src="https://3986577705-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FDGfFw4On4r2uLklBZ5ju%2Fuploads%2FAjBbNCHBkFjUQs37SuqR%2Fimage.png?alt=media&#x26;token=00d1db4b-0bb7-47f6-8203-d6a1c6004f81" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Im Rahmen der Registrierung muss der Mieter außerdem bestätigen, dass er die **Datenschutzbelehrung des Vermieters** gelesen hat und dieser zustimmt.

Die Datenschutzbelehrung ist unter folgendem Link einsehbar:\
<https://immodio.app/datenschutzbelehrung>

{% hint style="warning" %}
Sollten Sie als Vermieter eine eigene Datenschutzerklärung verwenden oder bestimmte datenschutzrechtliche Aspekte zusätzlich in einer gesonderten Vereinbarung mit dem Mieter regeln wollen, wenden Sie sich bitte direkt an den Mieter und stellen Sie ihm die entsprechenden Informationen oder Unterlagen separat zur Verfügung.
{% endhint %}
{% endstep %}

{% step %}

#### Synchronisation der Daten

Nun werden die relevanten Daten für den Mieter im Mieterportal synchronisiert und bereitgestellt. Dazu zählen insbesondere die dem Mieter zugeordneten Mietverhältnisse sowie gegebenenfalls bereits vorhandene Betriebskostenabrechnungen.

Sobald die Synchronisierung abgeschlossen ist (idR. wenige Sekunden), kann der Mieter diese Informationen in seinem persönlichen Zugang zum immodio Mieterportal einsehen. So stehen ihm die für ihn freigegebenen Unterlagen und Daten zentral und digital zur Verfügung.

<figure><img src="https://3986577705-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FDGfFw4On4r2uLklBZ5ju%2Fuploads%2FDQMD4VeifLdDLDKy591y%2Fimage.png?alt=media&#x26;token=6d4b99f6-cefa-4429-85ec-932d91ef8593" alt=""><figcaption></figcaption></figure>
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