Löschen von Besichtigungen
Immodio löscht Besichtigungen 6 Monate nach Vermietung
Um den datenschutzrechtlichen Anforderungen der DSGVO gerecht zu werden und gleichzeitig im Falle eines Diskriminierungsvorwurfs durch einen Interessenten gemäß AGG (Allgemeines Gleichbehandlungsgesetz) die Vermietungsentscheidung darlegen zu können, archiviert Immodio Ihre Besichtigungstermine nach Abschluss der Vermietung für 6 Monate. Die Aufzeichnungen werden automatisch 6 Monate nach unterzeichnung des Mietvertrages gelöscht.
Wird eine Besichtigung durch Sie als Anwender selbst gelöscht und es haben sich bereits Mietinteressenten auf ein Zeitfenster beworben oder eine Bewerbung für die Einheit eingereicht, archiviert Immodio diese für Sie und markiert diese zum Löschen nach 6 Monaten. Solange haben Sie noch Zugriff auf alle Daten (inklusive aller Bewerbungen und Terminanfragen von Interessenten) in dieser Besichtigung.
Aufzeichnungen über den Bewerber (Kontaktdaten, Mieterselbstauskunft, Bewerbungsunterlagen), welcher die Wohnung angemietet hat (Mieter) werden in den /die entsprechenden Beteiligten übernommen.
Löschen von Besichtigungen durch den Anwender
Sie können Besichtigungen auch manuell löschen – zum Beispiel, wenn eine Besichtigung falsch angelegt wurde oder die Einheit nicht mehr vermietet wird.
Fall 1: Keine Terminanfragen oder Bewerbungen in Besichtigung vorhanden
Wenn es noch keine Anfragen zu der Besichtigung gibt (keine Daten zu Interessenten oder Bewerbern hinterlegt), wird die Besichtigung nach Klick auf „Besichtigung löschen“ sofort gelöscht.
Fall 2: Terminanfragen oder Bewerbungen in Besichtigung vorhanden
Beim Klick auf „Besichtigung löschen“ wird die Besichtigung zunächst zum Löschen markiert. Nach 6 Monaten erfolgt die automatische, vollständige Löschung der Besichtigung und aller darin enthaltenen (Beweber-) Daten – so erfüllt Immodio die DSGVO-Vorgaben und ermöglicht zugleich, im Falle von Diskriminierungsvorwürfen nach AGG (Allgemeines Gleichbehandlungsgesetz) ihre Entscheidungen darlegen zu können.
Wird eine Besichtigung zum Löschen markiert werden noch offene Terminanfragen oder Bewerbungen abgelehnt und die Interessenten automatisch darüber informiert.
AGG im Rahmen der Vermietung
Anwendung findet das AGG sobald der Vermieter die Vermietung der Wohnung öffentlich ausschreibt (z.B. über ein Vermietungsportal oder in einer Zeitung)
Das AGG verbietet unter anderem Benachteiligungen aufgrund der ethnischen Herkunft, des Geschlechts, der Religion oder Weltanschauung, einer Behinderung, des Alters oder der sexuellen Identität (§ 1 AGG). Im Falle eines Vorwurfs der Diskriminierung hat der Vermieter die Möglichkeit, darzulegen, dass sachliche Gründe und keine diskriminierenden Kriterien für die Entscheidung ausschlaggebend waren. Um dies glaubwürdig und nachvollziehbar zu dokumentieren, ist es notwendig, Informationen zum Ablauf und zur Kommunikation während der Besichtigung nachvollziehbar aufzubewahren.
Ausnahmen für die Beachtung des AGG
Wenn ein besonderes Nähe- oder Vertrauensverhältnis der Parteien oder ihrer Angehörigen begründet wird: Der Vermieter oder seine Angehörigen nutzen Wohnraum auf demselben Grundstück auf dem sich die Mietsache befindet (§ 19 AGG Abs. 4)
Bei der Vermietung von Wohnraum ist eine unterschiedliche Behandlung im Hinblick auf die Schaffung und Erhaltung sozial stabiler Bewohnerstrukturen und ausgewogener Siedlungsstrukturen sowie ausgeglichener wirtschaftlicher, sozialer und kultureller Verhältnisse zulässig (§ 19 AGG Abs. 3)
DSGVO im Rahmen Vermietung
Die Speicherung personenbezogener Daten ist nur unter den Voraussetzungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) zulässig. Die maßgebliche Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – das berechtigte Interesse des Vermieters an der Erhebung der Daten im Rahmen einer Vermietungsentscheidung.
Grundsätzlich dürfen personenbezogene Daten von Mietinteressenten nur so lange gespeichert werden, wie es für den ursprünglichen Zweck – also die Prüfung eines Mietvertragsabschlusses – erforderlich ist. Ist dieser Zweck entfallen oder erreicht (z. B. weil ein anderer Interessent den Zuschlag erhalten hat), müssen die Daten gelöscht werden (Art. 17 Abs. 1 lit. a DSGVO)
Die Verpflichtung zur Löschung der Daten von nicht berücksichtigten Mietinteressenten besteht nur, sofern keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht.
Eine solche Pflicht zur Aufbewahrung kann sich aus dem AGG ergeben. Um Vermieter in die Lage zu versetzen, einen Diskriminierungsvorwurf nach § 21 AGG widerlegen zu können, dürfen entsprechende Daten für einen begrenzten Zeitraum aufbewahrt werden.
Die Bundesdatenschutzkomission hält eine Aufbewahrung von 6 Monaten für zulässig, soweit keine weitere Geltendmachung von Ansprüchen infrage kommt.
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