Pauschale Betriebskosten

Auf dieser Seite erfahren Sie, was eine Betriebskostenpauschale ist, wie sie funktioniert und welche Pflichten Sie dabei als Vermieter beachten müssen.

Als Vermieter können Sie anstelle von Betriebskostenvorauszahlungen eine Betriebskostenpauschale für die kalten Betriebskosten vereinbaren (§ 556 BGB). In diesem Fall sind Sie nicht zur Erstellung einer Betriebskostenabrechnung verpflichtet. Zudem müssen Sie keine Gutschriften erstatten, falls die tatsächlichen Kosten niedriger ausfallen, tragen jedoch das Risiko, wenn die Pauschale die entstandenen Kosten nicht vollständig deckt. Ausgenommen sind Heiz- und Warmwasserkosten, die nach der Heizkostenverordnung in der Regel verbrauchsabhängig abgerechnet werden müssen.

Anpassung der Betriebskostenpauschale

Bei einer vereinbarten Betriebskostenpauschale kann der Vermieter gemäß § 560 Abs. 1 BGB gestiegene Betriebskosten durch Erklärung in Textform auf den Mieter umlegen, sofern der Mietvertrag eine entsprechende Anpassungsvereinbarung enthält.

• Die Erklärung ist nur wirksam, wenn darin der Grund für die Erhöhung nachvollziehbar erläutert wird.

• Die erhöhte Pauschale ist nach § 560 Abs. 2 BGB frühestens ab dem übernächsten Monat nach Zugang der Erklärung zu zahlen. Geht dem Mieter die Anpassungserklärung beispielsweise im April zu, muss er die erhöhte Betriebskostenpauschale frühestens ab Juni zahlen.

• Ermäßigen sich die Betriebskosten, ist die Pauschale gemäß § 560 Abs. 3 BGB entsprechend herabzusetzen.

Eine entsprechende Anpassungsvereinbarung ist im Immodio Mietvertrag selbstverständlich enthalten.

Vorteile Betriebskostenpauschale

• Keine jährliche Abrechnungspflicht: Als Vermieter müssen keine Betriebskostenabrechnung erstellen.

• Kein Erstattungsrisiko – Ihre Mieter haben keinen Anspruch auf Rückzahlung, auch wenn die tatsächlichen Kosten niedriger ausfallen.

Nachteile Betriebskostenpauschale

• Kostenrisiko bleibt beim Vermieter – falls die tatsächlichen Betriebskosten die Pauschale übersteigen, müssen Sie als Vermieter die Differenz selbst tragen.

• Heiz- und Warmwasserkosten müssen in der Regel trotzdem Verbrauchsabhängig abgerechnet werden.

Abrechnung warme Betriebskosten (Heizkosten und Warmwasser)

Eine pauschale Abrechnung der Heizkosten ist unzulässig und unwirksam, da die Vorschriften der Heizkostenverordnung (HeizKV) gemäß § 2 HeizKV vor vertraglichen Vereinbarungen Vorrang haben. Sie als Vermieter sind demnach verpflichtet, den anteiligen Verbrauch der Nutzer für Heizung und Warmwasser zu erfassen (§§ 4 und 5 HeizKV) und die Kosten entsprechend dem tatsächlichen Verbrauch zu verteilen (§§ 6 bis 9 HeizKV). Eine Warmmiete oder Heizkostenpauschale, die unabhängig vom individuellen Verbrauch erhoben wird, verstößt gegen diese Vorschriften und ist daher nicht rechtswirksam.

Ausnahmen, in denen eine Pauschale für Heiz- und Warmwasserkosten zulässig ist sind in §11 der Heizkostenverordnung genannt und sind unter anderem:

• In Gebäuden mit nicht mehr als zwei Wohnungen.

• Wenn die Kosten der Messung unverhältnismäßig hoch wären.

• Bei Gebäuden oder Nutzungseinheiten, die nur kurzfristig genutzt werden (z. B. Ferienwohnungen, Saisonunterkünfte, Gästehäuser)

• Studenten- und Seniorenheime

Weisen Sie im Falle einer Betriebskostenpauschale die Heizkosten immer separat aus, denn nach der Heizkostenverordnung (§ 6 Abs. 1 HeizkostenV) müssen Heiz- und Warmwasserkosten grundsätzlich verbrauchsabhängig abgerechnet werden. Klicken Sie dazu auf den entsprechenden Button „Heizkosten separat ausweisen“, öffnen Sie das Eingabefenster und tragen Sie die Heizkosten dort ein, um diese anschließend mit dem Mieter abrechnen zu können. Nur mit der separaten Ausweisung der Heizkosten können Sie also in diesem Fall die Betriebskosten pauschal verlangen, gleichzeitig aber die Heizkosten am Ende der Abrechnungsperiode ordnungsgemäß abrechnen.